Organiser une journée de méditation, étape par étape

Une journée de méditation se prépare d’abord autour du rythme de la séance, puis de l’accueil et des repas. Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions, confirmez les accompagnateurs et envoyez un programme suffisamment précis pour que chacun sache à quoi s’attendre. Les dernières heures servent surtout à rendre la salle calme, accessible et confortable. Prévoyez aussi une personne pour suivre les inscriptions, les besoins alimentaires et les détails pratiques pendant que vous animez.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Consigner le programme de méditation
2 personnes
3
Confirmer les accompagnateurs
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Vérifier les réservations
9
Établir la liste de courses
2 personnes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Étiqueter séparément les repas spéciaux
12
Imprimer le programme
13
Ouvrir le lieu
2 personnes
14
Aérer les espaces
2 personnes
15
Aménager la salle de méditation
3 personnes
16
Installer les chaises et les coussins
3 personnes
17
Installer la table d’accueil
2 personnes
18
Préparer le thé et le café
2 personnes
19
Préparer le repas
3 personnes
20
Tester une musique d'ambiance douce

Événement

21
Accueillir les participants
3 personnes
22
Présenter le programme
23
Animer la méditation d’ouverture
24
Animer un exercice de respiration
25
Organiser la pause thé
2 personnes
26
Encadrer la marche silencieuse
2 personnes
27
Animer une séance de pleine conscience
28
Servir le dîner
4 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
31
Animer la visualisation guidée
32
Animer le moment de réflexion
2 personnes
33
Annoncer le silence du soir
34
Animer la méditation de clôture
35
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

36
Rassembler les coussins et les couvertures
3 personnes
37
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Nettoyer les espaces
3 personnes
41
Éteindre l’équipement
42
Rassembler les objets trouvés
43
Retourner les matériels
2 personnes
44
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 45
Tables pliantesqté 8
Table d’accueil
Porte-chaussuresqté 2
Bancs de vestiaireqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 45
Verres à théqté 45
Verres à eauqté 45
Assiettes de dînerqté 45
Bol à soupeqté 45
Couvertsqté 45
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Enceinte Bluetooth
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Bouilloireqté 3
Thermosqté 5

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Louchesqté 6
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 3

Décoration

Coussins de méditationqté 40
Tapis de méditationqté 40
Couverturesqté 40
Coussinets pour les yeuxqté 40
Couverturesqté 6
Panneau de paperboard
Feuilles de paperboard
Marqueursqté 12

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le programme complet, avec les horaires de méditation, de respiration et de pause thé. Envoyez-le avec l’invitation afin que les participants sachent notamment quand arrive le repas.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la journée et mettez à jour la liste des participants une dernière fois. Notez séparément les besoins alimentaires : les repas spéciaux doivent être étiquetés avant leur mise en place.
Prévoyez au moins 30 minutes avant l’arrivée du groupe pour ouvrir le lieu, aérer les espaces et installer les chaises, coussins, tapis et couvertures. Cette marge évite de préparer la salle pendant l’accueil.
Installez la table d’accueil près de l’entrée, avec le programme imprimé et un espace pour les chaussures. Vérifiez aussi les carafes d’eau, les verres et le matériel audio avant que la première méditation commence.
Préparez le thé et le café avant l’ouverture de la pause, puis gardez l’eau chaude dans un thermos. Testez la musique douce, le microphone et les rallonges pendant l’installation, pas au moment de guider la méditation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de méditation ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines à l’avance pour réserver le lieu, confirmer les accompagnateurs et ouvrir les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour les besoins alimentaires, les courses et la vérification des réservations.
Quand envoyer les invitations pour une journée de méditation ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec le programme, les horaires et la date limite d’inscription. Demandez les informations alimentaires au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant.
Combien de temps prévoir pour installer la salle de méditation ?: Comptez au moins 30 minutes pour une salle simple et jusqu’à 60 minutes si vous installez plusieurs rangées de coussins, une table d’accueil et du matériel audio. Faites le test du microphone et de l’enceinte pendant cette période.
Que préparer pour la pause thé d’une journée de méditation ?: Préparez le thé et le café avant le début de la journée et prévoyez une carafe d’eau par groupe d’environ 10 personnes. Sortez les tasses, verres et plateaux 10 à 15 minutes avant la pause pour éviter une file d’attente.

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