Een medewerkersvergadering organiseren: zo pak je het aan

Begin met het doel, de datum en de deelnemerslijst voordat je ruimte of catering vastlegt. Verstuur uitnodigingen op tijd en verzamel meteen dieetwensen, agendapunten en presentaties. Werk daarna toe naar een definitief programma, een gecontroleerde vergaderruimte en een getest technisch geheel. Plan op de dag zelf voldoende tijd voor opbouw, ontvangst en het buffet; juist daar ontstaan vaak de laatste knelpunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Reservering bevestigen
5
Agenda en presentaties verzamelen
2 personen
6
Notulist aanwijzen
7
Definitieve deelnemerslijst maken
8
Dieetwensen aan cateraar doorgeven
9
Presentaties technisch controleren
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
13
Ruimte controleren
2 personen
14
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
15
Vergadertafels opstellen
3 personen
16
Projector en scherm plaatsen
2 personen
17
Laptop en presentaties aansluiten
18
Microfoon en speakers testen
19
Naambadges klaarleggen
20
Koffiepunt inrichten
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Dinerbuffet voorbereiden
3 personen
24
Registratietafel inrichten

Event

25
Deelnemers ontvangen
2 personen
26
Koffie en thee serveren
2 personen
27
Vergadering begeleiden
2 personen
28
Notulen maken
29
Dranken bijvullen
30
Pauzehapjes serveren
2 personen
31
Vergaderruimte resetten
3 personen
32
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
33
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
34
Diner serveren
3 personen
35
Koffie en thee bijvullen
36
Dranken bijvullen
37
Borrelhapjes serveren
2 personen
38
Afval tussentijds verzamelen

Nazorg

39
Servies en glazen verzamelen
3 personen
40
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
41
Apparatuur uitschakelen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Ruimte schoonmaken
3 personen
45
Afvalcontainers legen
2 personen
46
Materialen retourneren
2 personen
47
Notulen en actiepunten versturen
48
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinerbestekaantal 60

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
HDMI-kabelaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Tafelkleedensetsaantal 8
Naambadgehoudersaantal 55
Naambadgesaantal 60
Flip-oversaantal 2
Stiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 55
Balpennenaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilsetsaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk drie weken vooraf en vraag om aanmelding, dieetwensen en agendapunten in één antwoord. Zo hoef je later geen losse lijsten samen te voegen.
Maak vijf werkdagen vooraf de definitieve deelnemerslijst en geef dieetwensen direct door aan de cateraar. Controleer daarna of het aantal stoelen, badges, servies en maaltijden daarop aansluit.
Verzamel alle presentaties uiterlijk twee werkdagen vooraf en test laptop, beamer, scherm, HDMI-kabel, microfoon en speakers samen. Neem ook stekkerdozen en verlengkabels mee; een ontbrekende aansluiting vertraagt de start snel.
Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw van vergadertafels, stoelen, registratie, koffiepunt en buffet. Zet dranken gekoeld voordat deelnemers binnenkomen en leg naambadges op alfabetische volgorde klaar.
Wijs vóór de vergadering een notulist en een technisch aanspreekpunt aan. Laat de ontvangst door iemand anders doen, zodat vragen bij de registratie niet tegelijk de start van de vergadering onderbreken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een medewerkersvergadering organiseren?: Begin ongeveer vier weken vooraf met datum, ruimte en uitnodigingen. Verstuur de uitnodiging uiterlijk drie weken vooraf en sluit de deelnemerslijst vijf werkdagen voor de vergadering.
Wanneer geef je dieetwensen door aan de cateraar?: Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer ze opnieuw zodra de deelnemerslijst definitief is. Geef de volledige lijst uiterlijk vijf werkdagen vooraf door aan de cateraar.
Hoeveel tijd heb je nodig om een medewerkersvergadering op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, koffie, buffet en techniek. Test de presentaties en geluidsapparatuur vóór de ontvangst van de deelnemers, niet tijdens de eerste agendapunten.
Wanneer moet je de techniek voor een medewerkersvergadering testen?: Test laptop, beamer, scherm, kabels, microfoon en speakers uiterlijk één werkdag vooraf met de definitieve presentaties. Doe op de dag zelf nog een korte controle zodra alles is aangesloten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.