Cómo organizar una reunión de personal sin improvisar
Una reunión de personal combina registro, comida, presentaciones y coordinación técnica, así que conviene trabajar por fases. Empieza cerrando la fecha, la reserva y las inscripciones; después confirma participantes y preferencias dietéticas. En los días previos, reúne el programa, revisa las presentaciones y comunica los datos definitivos al catering. El montaje y las pruebas técnicas deben quedar terminados antes de recibir al primer asistente.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Confirmar la reserva
- 5
Reunir el programa y las presentaciones
2 personas
- 6
Designar a un secretario
- 7
Crear la lista final de participantes
- 8
Comunicar las preferencias dietéticas al catering
- 9
Comprobar técnicamente las presentaciones
- 10
Comprobar la lista de la compra
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Guardar los productos refrigerados
2 personas
- 13
Comprobar el espacio
2 personas
- 14
Montar mesas y sillas
4 personas
- 15
Montar mesas de reunión
3 personas
- 16
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 17
Conectar el portátil y las presentaciones
- 18
Probar el micrófono y los altavoces
- 19
Colocar las acreditaciones
- 20
Montar el punto de café
2 personas
- 21
Enfriar las bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Preparar el buffet de cena
3 personas
- 24
Montar la mesa de registro
Evento
- 25
Recepción de participantes
2 personas
- 26
Servir café y té
2 personas
- 27
Guiar la reunión
2 personas
- 28
Redactar el acta
- 29
Rellenar las bebidas
- 30
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 31
Reiniciar la sala de reuniones
3 personas
- 32
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 33
Reponer el buffet de cena
2 personas
- 34
Servir la cena
3 personas
- 35
Reponer café y té
- 36
Rellenar las bebidas
- 37
Servir aperitivos
2 personas
- 38
Recoger la basura durante el evento
Seguimiento
- 39
Recoger vajilla y vasos
3 personas
- 40
Guardar los restos refrigerados
2 personas
- 41
Apagar el equipo
- 42
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 43
Lavar la vajilla
3 personas
- 44
Limpiar el espacio
3 personas
- 45
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 46
Devolver los materiales
2 personas
- 47
Enviar el acta y los puntos de acción
- 48
Devolver los materiales prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de reunióncant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Cubiertos de cenacant. 60
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Cable HDMIcant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Decoración
- Sets de mantelescant. 8
- Portanombrescant. 55
- Credencialescant. 60
- Pizarras de hojascant. 2
- Rotuladorescant. 12
- Bloc de notascant. 55
- Bolígrafoscant. 60
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
- Cubo de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 5 días antes y prepara una lista final de participantes. Así podrás entregar las acreditaciones correctas y comunicar al catering el número real de comensales y las preferencias dietéticas.
- Reúne el programa y todas las presentaciones 48 horas antes. Prueba cada archivo en el portátil que se usará y comprueba también el proyector, el cable HDMI, el micrófono inalámbrico y los altavoces.
- Reserva entre 60 y 90 minutos para montar la sala: coloca las mesas de reunión y las sillas, prepara la mesa de registro y deja listas las acreditaciones antes de la llegada del grupo.
- Monta el punto de café y enfría las bebidas como mínimo 30 minutos antes de la recepción. Deja a mano tazas, vasos, cucharillas, jarras térmicas y utensilios de servicio para evitar interrupciones durante las sesiones.
- Haz una prueba completa de sonido e imagen antes de abrir el registro y lleva regletas, cables alargadores y un cable HDMI de repuesto. Estos elementos suelen faltar cuando el equipo se monta en una sala distinta de la prevista.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una reunión de personal?
- Ciérralas entre 5 y 7 días antes. Ese margen permite elaborar la lista final, recoger preferencias dietéticas y comunicar al catering el número definitivo de personas.
- ¿Con cuánta antelación se deben probar las presentaciones?
- Haz una primera comprobación 48 horas antes y una segunda prueba el mismo día, al menos 60 minutos antes de la recepción. Abre todos los archivos desde el portátil que se utilizará durante la reunión.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar la sala?
- Calcula entre 60 y 90 minutos para colocar mesas, sillas, registro, acreditaciones, proyector, pantalla y sonido. Añade otros 15 minutos si la sala necesita una reorganización completa.
- ¿Cuándo se prepara el catering de una reunión de personal?
- Confirma cantidades y dietas entre 3 y 5 días antes, cuando la lista de participantes esté casi cerrada. Los productos refrigerados deben guardarse al llegar y el buffet debe montarse antes de que empiece la recepción.
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