Zo organiseer je een masterszwemwedstrijd

Begin met het zwembad, de wedstrijddatum en het reglement; die bepalen hoeveel deelnemers en onderdelen je aankunt. Open daarna de inschrijving en leg een sluitingsdatum vast, zodat je tijd houdt voor series, baanindeling en deelnemersbadges. Reserveer timingapparatuur, bevestig officials en deel vrijwilligers in voordat de definitieve startlijsten worden gemaakt. In de laatste week test je de timingsoftware, controleer je al het wedstrijdmateriaal en verstuur je praktische informatie over parkeren, tijden en dieetwensen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zwembad reserveren
2
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Timingapparatuur reserveren
6
Medaillebestelling plaatsen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Officials bevestigen
11
Programma en series maken
2 personen
12
Baanindeling maken
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
14
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
15
Parkeerinformatie voorbereiden
16
Medische contactgegevens printen
17
Wedstrijdformulieren printen
2 personen
18
Startlijsten printen
2 personen
19
Deelnemersbadges maken
2 personen
20
Medaillelabels voorbereiden
2 personen
21
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
22
Timingsoftware testen
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Catering voorbereiden
3 personen
26
Materiaal per post inpakken
3 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Zwembad en kleedkamers controleren
2 personen
29
Ontvangstbalie opbouwen
3 personen
30
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
31
bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Officialsruimte inrichten
2 personen
33
Lijsten bij de banen leggen
2 personen
34
Stopwatches synchroniseren
2 personen
35
Baanlijnen en vlaggen controleren
3 personen
36
EHBO-materiaal klaarleggen
37
Officials instrueren
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Startpakketten uitdelen
3 personen
41
Inzwemmen begeleiden
3 personen
42
Openingsmededeling doen
43
Series afroepen
2 personen
44
Wedstrijdstarts begeleiden
3 personen
45
Tijden registreren
8 personen
46
Uitslagen controleren
2 personen
47
Uitslagen publiceren
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
51
Kleedkamers controleren
2 personen
52
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
53
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
54
Medaillewinnaars afroepen
2 personen
55
Medailles uitreiken
3 personen
56
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
57
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

58
Catering opruimen
3 personen
59
Ontvangstbalie afbreken
3 personen
60
Wedstrijdmateriaal inpakken
3 personen
61
Baanmateriaal terugplaatsen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
64
Zwembadruimte schoonmaken
3 personen
65
Locatie opleveren
2 personen
66
Uitslagen definitief versturen
67
Timingapparatuur retourneren
2 personen
68
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Klaptafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Stopwatchesaantal 12
Startfluitjesaantal 4
Baanbordjesaantal 10
Rugslagvlaggenaantal 2
Meetlintenaantal 2
Zwemplankjesaantal 10
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 50
Potlodenaantal 20
Gumaantal 10
Rekenmachinesaantal 4
Tijdwaarnemingsformulierenaantal 250
Startlijstenaantal 150
Uitslagenformulierenaantal 100
Deelnemersbadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Medaillelintenaantal 100
Medaillesaantal 100
Startnummersaantal 150
Schrijfmappenaantal 12
Waterdichte opbergbakkenaantal 8
Markeerstiftenaantal 20
Rolmaataantal 2
Lamineerhoezenaantal 50
Laminator
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Reservebrillenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Megafoon
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiefiltersaantal 150
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Start- en finishbord
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Nummertafelsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Emmersaantal 4
Reinigingssprayaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdreglement vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Noteer onder meer de onderdelen, inschrijfvoorwaarden, sluitingsdatum en manier waarop je series samenstelt.
Plan de inschrijving zo dat je na de sluitingsdatum nog tijd hebt voor controle. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens eerst; maak daarna pas het programma en de baanindeling.
Bevestig officials, vrijwilligers en timingapparatuur uiterlijk enkele weken vooraf. Zonder bezetting voor tijdwaarneming, start en uitslagen loopt een wedstrijd al bij de eerste serie vertraging op.
Maak aparte informatie voor deelnemers en voor de wedstrijddagorganisatie. Verstuur starttijden, parkeerinformatie en benodigdheden zodra de series definitief zijn en print medische contactgegevens, startlijsten en wedstrijdformulieren vooraf.
Controleer materiaal en techniek niet pas op de wedstrijddag. Test laptop, printer, timingsoftware, verlengsnoeren en batterijen in de laatste week en leg voor de catering vast hoeveel deelnemers en begeleiders je verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een masterszwemwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het zwembad, reglement en de uitnodigingen. Houd na het sluiten van de inschrijving nog minstens 7 dagen over voor series, baanindeling, badges en deelnemersinformatie.
Wanneer maak je de series en baanindeling?: Maak de definitieve series en baanindeling pas nadat de inschrijving is gesloten en de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Plan dit bij voorkeur 5 tot 7 dagen vóór de wedstrijd, zodat je de startlijsten nog kunt printen en versturen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een masterszwemwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal banen en onderdelen, maar plan minimaal één coördinator, meerdere tijdwaarnemers en aparte hulp voor inschrijving, materiaal en uitslagen. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig iedereen nogmaals in de laatste week.
Wanneer bestel je medailles voor een zwemwedstrijd?: Bestel medailles en medaillelabels zodra de onderdelen en verwachte deelnemersaantallen bekend zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Controleer vóór de wedstrijddag of de labels per onderdeel en categorie klaarliggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.