Einen Masters-Schwimmwettkampf Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Masters-Schwimmwettkampf entscheidet nicht nur der Wettkampftag über den Ablauf, sondern vor allem die Reihenfolge der Vorbereitung. Sichere zuerst das Schwimmbad und lege das Reglement fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Meldungen, Offizielle, Helfer, Serien und Bahnen. In der letzten Woche geht es um Ausdrucke, Techniktests, Teilnehmerinformationen und die Verpflegung. So fallen fehlende Startlisten oder ungeprüfte Zeitmessgeräte nicht erst am Beckenrand auf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Schwimmbad reservieren
2
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Zeitmessgeräte reservieren
6
Medaillenbestellung aufgeben
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Offizielle bestätigen
11
Programm und Serien erstellen
2 Personen
12
Bahneinteilung erstellen
2 Personen
13
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
14
Cateringmengen festlegen
2 Personen
15
Parkinformationen vorbereiten
16
Medizinische Kontaktdaten drucken
17
Wettkampfformulare drucken
2 Personen
18
Startlisten drucken
2 Personen
19
Teilnehmerausweise erstellen
2 Personen
20
Medaillenetiketten vorbereiten
2 Personen
21
Wettkampfmaterial prüfen
2 Personen
22
Timingsoftware testen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Catering vorbereiten
3 Personen
26
Material per Post verpacken
3 Personen

Event

27
Location öffnen
2 Personen
28
Schwimmbad und Umkleidekabinen überprüfen
2 Personen
29
Empfangstheke aufbauen
3 Personen
30
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
31
Beschilderung aufhängen
2 Personen
32
Offizielle Räume einrichten
2 Personen
33
Listen an den Bahnen auslegen
2 Personen
34
Stoppuhren synchronisieren
2 Personen
35
Bahnlijnen und Fahnen prüfen
3 Personen
36
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
37
Offizielle instruieren
2 Personen
38
Freiwillige einweisen
2 Personen
39
Teilnehmende empfangen
4 Personen
40
Startpakete verteilen
3 Personen
41
Einschwimmen begleiten
3 Personen
42
Eröffnungswort halten
43
Serien ansagen
2 Personen
44
Wettkampfstarts betreuen
3 Personen
45
Zeiten erfassen
8 Personen
46
Ergebnisse prüfen
2 Personen
47
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
51
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
52
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
53
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
54
Medaillengewinner ausrufen
2 Personen
55
Medaillen überreichen
3 Personen
56
Fundsachen sammeln
2 Personen
57
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

58
Catering aufräumen
3 Personen
59
Empfangstheke abbauen
3 Personen
60
Wettkampfausrüstung einpacken
3 Personen
61
Bahnmaterial zurücklegen
3 Personen
62
Abfall sammeln
3 Personen
63
Umkleiden reinigen
3 Personen
64
Poolbereich reinigen
3 Personen
65
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
66
Ergebnisse endgültig versenden
67
Zeitmessgeräte zurückgeben
2 Personen
68
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
69
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 30
KlappischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

StoppuhrenAnz. 12
StartpfeifenAnz. 4
BahnschilderAnz. 10
RückenschwimmflaggenAnz. 2
MessbänderAnz. 2
SchwimmbretterAnz. 10
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 50
BleistifteAnz. 20
KaugummiAnz. 10
TaschenrechnerAnz. 4
ZeitnahmeformulareAnz. 250
StartlistenAnz. 150
ErgebnisformulareAnz. 100
TeilnehmerausweiseAnz. 150
BadgehalterAnz. 150
MedaillenbänderAnz. 100
MedaillenAnz. 100
StartnummernAnz. 150
SchreibmappenAnz. 12
Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 8
MarkerAnz. 20
MaßbandAnz. 2
LaminierhüllenAnz. 50
Laminiergerät
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
ErsatzbrillenAnz. 6

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
Megafon
BatterienAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeefilterAnz. 150
FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

Start- und Zielflagge
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 10
NummerntafelnAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
WischsetsAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 20
EimerAnz. 4
ReinigungssprayAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere das Schwimmbad zuerst und kläre dabei Bahnen, Einlasszeit, Aufbau- und Abbauzeiten. Ohne diese Angaben lassen sich Einladungen und Zeitplan nicht zuverlässig festlegen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Reglement, Meldeschluss und benötigte Teilnehmerdaten feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular, statt sie später einzeln nachzufragen.
Erstelle Serien und Bahneinteilung erst nach Ende der Anmeldung und prüfe Namen, Strecken und Startzeiten doppelt. Drucke Startlisten, Wettkampfformulare und Teilnehmerausweise zusätzlich in einer Reserveausgabe.
Teste Timingsoftware, Laptop, Drucker und Zeitmessgeräte spätestens einige Tage vor dem Wettkampf gemeinsam. Lade Powerbanks, prüfe Batterien und lege Verlängerungskabel dort bereit, wo tatsächlich Strom gebraucht wird.
Plane Helfer und Offizielle mit klaren Einsatzzeiten ein und verschicke Teilnehmerinformationen vorab. Parkhinweise, medizinische Kontaktdaten und der Ablauf werden häufig vergessen, obwohl sie am Veranstaltungstag schnell griffbereit sein müssen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Schwimmbad für einen Masters-Wettkampf reservieren?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit der Anfrage, besonders wenn du mehrere Bahnen und feste Aufbauzeiten brauchst. Bestätige vor dem Versand der Einladungen schriftlich Beckenzeiten, Techniknutzung und Abbauzeit.
Wann sollte die Anmeldung für einen Masters-Schwimmwettkampf schließen?: Ein Meldeschluss etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Wettkampf gibt dir Zeit für Anmeldungsprüfung, Serien, Bahneinteilung und Teilnehmerausweise. Spätere Änderungen solltest du nur noch mit einer klaren Frist zulassen.
Wie viele Helfer braucht ein Masters-Schwimmwettkampf?: Plane je nach Bahnenzahl und Programm mindestens 1 verantwortliche Person pro Bereich ein: Wettkampfleitung, Zeitnahme, Start, Auswertung, Anmeldung und Verpflegung. Für Stoßzeiten ist eine Reserve von 2 bis 4 Helfern sinnvoll.
Wann sollte man die Zeitmessung testen?: Teste die Timingsoftware und alle Zeitmessgeräte spätestens 3 bis 5 Tage vorher mit dem vorgesehenen Laptop und Drucker. Führe am Wettkampftag zusätzlich einen kurzen Probelauf vor dem Einlass durch.

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