Organiser une compétition de natation Masters, étape par étape

Une compétition de natation Masters se prépare d’abord autour de la piscine, du règlement et du système de chronométrage. Ensuite, les inscriptions permettent de construire les séries, de répartir les bénévoles et de prévoir l’accueil, les repas et les médailles. Les retards viennent souvent des confirmations d’officiels, des besoins alimentaires et des tests du logiciel de timing. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’impression des listes de départ et à la mise en place le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la piscine
2
Définir le règlement du concours
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Réserver le matériel de chronométrage
6
Passer la commande des médailles
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Confirmer les officiels
11
Créer le programme et les séries
2 personnes
12
Établir le plan de la piste
2 personnes
13
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
14
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
15
Préparer les informations de stationnement
16
Imprimer les coordonnées médicales
17
Imprimer les formulaires de match
2 personnes
18
Imprimer les listes de départ
2 personnes
19
Créer les badges des participants
2 personnes
20
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
21
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
22
Tester le logiciel de timing
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer le service traiteur
3 personnes
26
Emballer le matériel par courrier
3 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier la piscine et les vestiaires
2 personnes
29
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
30
Monter le buffet traiteur
3 personnes
31
Installer la signalisation
2 personnes
32
Aménager la salle des officiels
2 personnes
33
Placer les listes près des couloirs
2 personnes
34
Synchroniser les chronomètres
2 personnes
35
Vérifier les lignes et les drapeaux du terrain
3 personnes
36
Préparer le matériel de premiers secours
37
Instruire les officiels
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes
39
Accueillir les participants
4 personnes
40
Distribuer les kits de départ
3 personnes
41
Encadrer l’échauffement à la piscine
3 personnes
42
Faire l’annonce d’ouverture
43
Annoncer les séries
2 personnes
44
Encadrer les départs de course
3 personnes
45
Enregistrement des horaires
8 personnes
46
Vérifier les résultats
2 personnes
47
Publier les résultats
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
51
Vérifier les vestiaires
2 personnes
52
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
53
Préparer la remise des prix
3 personnes
54
Annoncer les médaillés
2 personnes
55
Remettre les médailles
3 personnes
56
Rassembler les objets perdus
2 personnes
57
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Démonter le comptoir d'accueil
3 personnes
60
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
61
Remettre en place le matériel de piste
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
64
Nettoyer l'espace piscine
3 personnes
65
Remettre le lieu en état
2 personnes
66
Envoyer les résultats définitifs
67
Retourner le matériel de chronométrage
2 personnes
68
Ranger le matériel restant
2 personnes
69
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Tables pliantesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Chronomètresqté 12
Sifflets de départqté 4
Panneaux de pisteqté 10
Drapeaux de dos crawléqté 2
Mètres rubansqté 2
Planches de natationqté 10
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 50
Crayonsqté 20
Gommeqté 10
Calculatricesqté 4
Formulaires de chronométrageqté 250
Listes de départqté 150
Feuilles de résultatsqté 100
Badges des participantsqté 150
Porte-badgesqté 150
Rubans de médailleqté 100
Médaillesqté 100
Numéros de départqté 150
Chemises à pinceqté 12
Bacs de rangement étanchesqté 8
Marqueursqté 20
Mètre rubanqté 2
Pochettes à plastifierqté 50
Plastifieuse
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Lunettes de rechangeqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tabletteqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Mégaphone
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Filtres à caféqté 150
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Panneau départ et arrivée
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 10
Tables numérotéesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Seauxqté 4
Spray nettoyantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez la piscine avant d’ouvrir les inscriptions : vous aurez besoin de connaître les horaires d’accès, le nombre de couloirs disponibles et le temps prévu pour l’échauffement.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant la compétition. Gardez ensuite quelques jours pour traiter les demandes, vérifier les catégories et créer les séries.
Testez le logiciel de chronométrage et tout le matériel au moins 48 heures avant l’ouverture des portes. Vérifiez aussi l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges, les multiprises et les piles de secours.
Confirmez les officiels et les bénévoles une semaine avant l’événement, avec un rôle et une heure d’arrivée précis pour chacun. Prévoyez une personne dédiée aux listes de départ, aux résultats et aux badges.
Commandez les médailles avant de connaître le dernier inscrit, puis préparez les étiquettes dès que les séries sont validées. Refroidissez les boissons et finalisez le traiteur la veille pour ne pas gérer ces tâches pendant les courses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de natation Masters ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la piscine, publier le règlement, ouvrir les inscriptions, confirmer les officiels et commander les médailles.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une compétition de natation Masters ?: Fermez-les 10 à 14 jours avant la date de la compétition. Il vous restera ainsi plusieurs jours pour traiter les inscriptions, construire les séries et envoyer les informations aux participants.
Quand tester le chronométrage avant une compétition de natation ?: Faites un premier test au moins 48 heures avant l’événement, puis une vérification sur place avant l’arrivée des nageurs. Testez le logiciel, les chronomètres, les formulaires et les solutions de secours.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une compétition Masters ?: Répartissez les bénévoles au minimum sur quatre fonctions : accueil, secrétariat et résultats, aide au bassin, et restauration. Ajoutez une personne de réserve pour chaque demi-journée afin de couvrir les absences et les pauses.

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