Zo organiseer je een masterclass zonder verrassingen
Een goede masterclass begint niet bij de beamer, maar bij het programma en de leerdoelen. Leg eerst vast wat deelnemers na afloop moeten kunnen en bouw daar de planning, zaalindeling en werkbladen omheen. Regel aanmeldingen, dieetwensen en lesmateriaal ruim vooraf. Op de dag zelf draait alles om een korte techniekcheck, een duidelijke registratie en materiaal dat per tafel klaarligt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Programma en leerdoelen vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en zaalindeling reserveren
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Deelnemerslijst controleren
- 7
Lesmateriaal definitief maken
2 personen
- 8
Werkbladen afdrukken
2 personen
- 9
Naamkaartjes voorbereiden
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Techniek testen
2 personen
- 12
Presentatie offline opslaan
- 13
Dranken koelen
2 personen
- 14
Locatie openen
2 personen
- 15
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 16
Presentatieruimte inrichten
2 personen
- 17
Registratietafel klaarzetten
2 personen
- 18
Werkmateriaal per tafel leggen
3 personen
- 19
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Event
- 20
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 21
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 22
Koffie en thee serveren
2 personen
- 23
Masterclass begeleiden
2 personen
- 24
Vragen en opdrachten begeleiden
3 personen
- 25
Dranken bijvullen
- 26
Pauzesnacks serveren
2 personen
- 27
Werkbladen uitdelen
2 personen
- 28
Avondprogramma begeleiden
2 personen
- 29
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
- 30
Avondmaaltijd serveren
3 personen
- 31
Dranken en servies bijvullen
2 personen
- 32
Afsluitende vragenronde begeleiden
2 personen
- 33
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 34
Presentatieapparatuur uitschakelen
2 personen
- 35
Materialen verzamelen
3 personen
- 36
Servies afwassen
3 personen
- 37
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
- 38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 39
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
- 40
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 41
Ongebruikte materialen opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Registratietafel
- Spreektafel
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draadloze microfoon
- Presentatieklikker
Servies
- Koffiekopjesaantal 55
- Drinkglazenaantal 55
- Bordenaantal 55
- Besteksetsaantal 55
- Serveerkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Serveerbestekaantal 8
- Waterkannenaantal 6
Catering
- Koffiefiltersaantal 100
- Koffielepelsaantal 55
- Servettenaantal 150
- Koffie- en theebuffetbordjesaantal 6
- Boodschappen
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 60
- Tafellopersaantal 8
- Pennenbakjesaantal 8
- Welkomstbord
- Tafelnummersaantal 8
Papierwaren
- Werkbladenaantal 60
- Programma'saantal 60
- Evaluatieformulierenaantal 60
- Flip-overblokkenaantal 4
- Plaknotitiesaantal 12
- Pennenaantal 70
- Markeerstiftenaantal 24
- Whiteboardstiftenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afvalzakhoudersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
- Vuilnisemmersaantal 2
Verlichting
- Tafellampenaantal 4
Tips
- Werk het programma uiterlijk twee weken vooraf definitief uit. Plan naast uitleg ook tijd voor vragen en opdrachten; zonder die blokken loopt een masterclass snel uit.
- Stuur uitnodigingen minstens drie weken voor de bijeenkomst en sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor naamkaartjes, werkbladen en dieetwensen.
- Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel en microfoon op de locatie. Sla de presentatie ook offline op en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; een internetverbinding alleen is geen back-up.
- Richt de zaal in voordat deelnemers binnenkomen. Zet de registratietafel bij de ingang, leg werkmateriaal per tafel klaar en houd de presentatieruimte vrij van losse kabels.
- Begin koffie en thee ongeveer 15 minuten voor de start klaar te zetten. Koel dranken vooraf en controleer tijdens de pauzes de thermoskannen, waterkannen en glazen, zodat je de masterclass niet hoeft te onderbreken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een masterclass organiseren?
- Begin bij voorkeur vier tot zes weken vooraf met leerdoelen, programma en locatie. Verstuur de uitnodigingen ongeveer drie weken voor de datum en maak lesmateriaal, deelnemerslijst en dieetwensen uiterlijk vijf dagen vooraf definitief.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een masterclass klaar te zetten?
- Reserveer op de dag zelf minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie, de zaalindeling, registratie, catering en techniek. Plan daarnaast 15 minuten voor een volledige test van presentatie, geluid en aansluitingen.
- Hoeveel deelnemers passen aan één tafel tijdens een masterclass?
- Houd meestal vier tot zes deelnemers per tafel aan, zodat iedereen werkbladen kan gebruiken en opdrachten kan uitvoeren. Bij veel schrijf- of oefenwerk is vier per tafel praktischer dan zes.
- Wanneer moet je dieetwensen voor een masterclass verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw zodra de inschrijving sluit. Geef de definitieve aantallen minstens drie dagen voor de masterclass door bij het regelen van koffie, thee en eten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!