Eine Masterclass Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Masterclass entscheidet nicht nur der Inhalt über den Ablauf, sondern auch die Vorbereitung im Raum. Lege zuerst Lernziele und Programm fest, reserviere danach den passenden Raum und verschicke die Einladungen. Vor dem Termin müssen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Unterlagen und Technik geprüft sein. Am Veranstaltungstag braucht es einen klaren Empfang, vorbereitete Arbeitsplätze und eine funktionierende Präsentation – inklusive Offline-Kopie.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Lernziele festlegen
2 Personen
- 2
Location und Raumaufteilung reservieren
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Teilnehmerliste prüfen
- 7
Lehrmaterial fertigstellen
2 Personen
- 8
Arbeitsblätter ausdrucken
2 Personen
- 9
Namensschilder vorbereiten
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Technik testen
2 Personen
- 12
Präsentation offline speichern
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Location öffnen
2 Personen
- 15
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 16
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 17
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 18
Arbeitsmaterial pro Tisch auslegen
3 Personen
- 19
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Event
- 20
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 21
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 22
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 23
Masterclass betreuen
2 Personen
- 24
Fragen und Aufgaben begleiten
3 Personen
- 25
Getränke nachfüllen
- 26
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 27
Arbeitsblätter verteilen
2 Personen
- 28
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 29
Abendessen vorbereiten
3 Personen
- 30
Abendessen servieren
3 Personen
- 31
Getränke und Geschirr nachfüllen
2 Personen
- 32
Abschließende Fragerunde moderieren
2 Personen
- 33
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 34
Präsentationsgeräte ausschalten
2 Personen
- 35
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 36
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 37
Müll sammeln und sortieren
2 Personen
- 38
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 39
Saal und Küche reinigen
3 Personen
- 40
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 41
Nicht verwendetes Material aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 55
- Registrierungstisch
- Rednertisch
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Kabelloses Mikrofon
- Präsentationsklicker
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 55
- TrinkgläserAnz. 55
- TellerAnz. 55
- BestecksetsAnz. 55
- ServierschalenAnz. 8
- ServierschalenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- ServierbesteckAnz. 8
- WasserkannenAnz. 6
Catering
- KaffeefilterAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 55
- ServiettenAnz. 150
- Kaffee- und Teebuffet-SchilderAnz. 6
- Einkäufe
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- TischläuferAnz. 8
- StiftehalterAnz. 8
- Willkommensschild
- TischnummernAnz. 8
Papierwaren
- ArbeitsblätterAnz. 60
- ProgrammeAnz. 60
- EvaluierungsformulareAnz. 60
- Flipchart-BlöckeAnz. 4
- HaftnotizenAnz. 12
- StifteAnz. 70
- MarkerAnz. 24
- WhiteboardmarkerAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- MüllbeutelhalterAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- MülleimerAnz. 2
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Tipps
- Plane Programm und Lernziele zuerst und teile die verfügbare Zeit in Begrüßung, Input, Übungen, Fragen und Pausen auf. So weißt du, wie viele Arbeitsblätter und Sitzplätze tatsächlich benötigt werden.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Prüfe die Teilnehmerliste spätestens 2 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche gemeinsam mit den Kontaktdaten.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Präsentationsklicker mindestens 1 Tag vorher. Speichere die Präsentation zusätzlich offline, damit der Ablauf nicht von einer Internetverbindung abhängt.
- Richte den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn ein: Tische und Stühle, Registrierungstisch, Präsentationsbereich und Arbeitsmaterial pro Tisch. Lege Namensschilder alphabetisch oder nach Anmeldeliste bereit.
- Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee, Tee, Wasser, Tassen, Gläser und Servietten vor dem Empfang bereit. Plane beim Nachfüllen eine zuständige Person ein, damit die Betreuung während der Übungen nicht aussetzt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Masterclass organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Lernzielen, Programm und Raum. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Anmeldemöglichkeit verschickt sein.
- Wann sollte man die Technik für eine Masterclass testen?
- Teste die komplette Technik mindestens 1 Tag vorher und wiederhole eine kurze Kontrolle 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch Ersatzkabel, Stromversorgung und die Offline-Version der Präsentation.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Masterclass?
- Plane für einen Raum mit vorbereiteten Möbeln mindestens 60 Minuten ein. Wenn Tische, Stühle und Technik erst gestellt werden müssen, sind 90 bis 120 Minuten realistischer.
- Wann müssen Arbeitsblätter und Namensschilder fertig sein?
- Drucke die Arbeitsblätter und bereite die Namensschilder spätestens am Vortag vor. Am Veranstaltungstag sollten sie mindestens 30 Minuten vor dem Einlass an den vorgesehenen Plätzen liegen.
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