Organiser une Journée des aidants, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de lancer les invitations. Pour une Journée des aidants, l’accessibilité, le transport et les besoins alimentaires doivent être recueillis dès l’inscription, pas quelques jours avant. Prévoyez ensuite les intervenants, les activités, l’accueil et la répartition des bénévoles. Les derniers préparatifs concernent le matériel, les badges, le déroulé imprimé, les boissons et la mise en place de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier l’accessibilité du lieu
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Recenser les besoins en transport
2 personnes
9
Partager les informations de stationnement
10
Finaliser le programme
2 personnes
11
Confirmer les intervenants
2 personnes
12
Sélectionner le programme musical
2 personnes
13
Préparer les activités
3 personnes
14
Créer des badges nominatifs
2 personnes
15
Mettre à jour la liste de présence
16
Commander le catering
2 personnes
17
Vérifier les équipements
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Partager les numéros de téléphone
20
Imprimer le déroulé
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Préparer la vaisselle
2 personnes
25
Installer la table d’accueil
2 personnes
26
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
27
Ouvrir la salle
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer le buffet
3 personnes
31
Mettre en place le point café
2 personnes
32
Brancher la technique
2 personnes
33
Tester le microphone
2 personnes
34
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Aménager l’espace de pause
2 personnes
37
Vérifier les toilettes

Événement

38
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
39
Accueillir les invités
3 personnes
40
Prendre les vestes
2 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Faire le discours d’ouverture
43
Accompagner le témoignage
2 personnes
44
Animer les tables de discussion
6 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Tenir la zone de repos
2 personnes
48
Accompagner l'activité
4 personnes
49
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
51
Dégager les tables
4 personnes
52
Fournir la musique
2 personnes
53
Servir le dessert
3 personnes
54
Prononcer le discours de remerciement
55
Raccompagner les invités
3 personnes
56
Rendre les vestes
2 personnes
57
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Démonter le buffet
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Éteindre la technique
2 personnes
64
Nettoyer la salle
4 personnes
65
Rassembler les objets trouvés
66
Fermer le lieu
2 personnes
67
Rapporter le matériel
3 personnes
68
Vider les glacières
2 personnes
69
Distribuer les restes
2 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Remercier les participants
2 personnes
73
Sauvegarder les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 4
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 70
Porte-manteauxqté 3
Chaises de reposqté 6
Nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 80
Sets de couverts pour le dînerqté 80
Louchesqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Petits bolsqté 12
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Enceinte Bluetooth
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Décoration

Ballonsqté 80
Guirlandesqté 8
Décorations de tableqté 10
Petits vasesqté 10
Fleursqté 10
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Catering

Saladiers de serviceqté 12
Assiettes de buffetqté 8
Distributeurs de boissonsqté 3
Carafes d'eauqté 8
Numéros de tableqté 8
Cartes des allergènesqté 20
Cartes de menuqté 70
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Gants de nettoyageqté 6
Épongesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Brosses à vaisselleqté 4

Activités

Cartes de discussionqté 12
Blocs-notesqté 70
Stylosqté 80
Crayons de couleurqté 4
Coloriagesqté 70
Cartes de jeuqté 6
Puzzlesqté 4
Jeux de tableqté 6

Pratique

Formulaires d’inscriptionqté 80
Déroulésqté 12
Badges nominatifsqté 80
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Ruban de papierqté 4
Porte-parapluies

Conseils

Bloquez la date et le programme avant l’envoi des invitations : gardez au moins 3 semaines pour recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires et les demandes de transport.
Vérifiez l’accessibilité du lieu avec des éléments concrets : accès sans marche, chaises de repos, porte-manteaux et circulation suffisante entre les tables et les chaises.
Confirmez les intervenants et le matériel au plus tard 7 jours avant la journée. Testez les microphones sans fil, l’enceinte, les rallonges et les multiprises sur place.
Mettez à jour la liste de présence jusqu’à la veille et préparez les badges nominatifs en fonction des inscriptions confirmées. Gardez quelques badges vierges pour les arrivées de dernière minute.
Organisez l’accueil au moins 60 minutes avant l’arrivée du public : installez la table d’accueil, refroidissez les boissons, préparez les en-cas et répartissez les bénévoles avec leurs numéros de téléphone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée des aidants ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les 3 premières semaines servent à fixer le lieu et le programme, puis à envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions ; gardez la dernière semaine pour confirmer les intervenants et le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une Journée des aidants ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, avec le programme, les informations de stationnement et les modalités d’inscription. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant la journée pour pouvoir commander le catering et organiser les transports.
Comment vérifier l’accessibilité du lieu pour les aidants ?: Faites une visite du lieu au moins 3 semaines avant l’événement. Vérifiez l’accès, les sanitaires, les places assises, les chaises de repos, la circulation et la possibilité d’indiquer clairement le stationnement.
Que faut-il préparer la veille d’une Journée des aidants ?: La veille, imprimez le déroulé, finalisez la liste de présence, préparez les badges, refroidissez les boissons et vérifiez la vaisselle, les équipements et les rallonges. Réservez au moins 60 minutes le matin pour installer la table d’accueil et la salle.

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