Zo organiseer je een mantelzorgcafé zonder last-minute stress

Een mantelzorgcafé vraagt om een rustige ontvangst, een toegankelijk programma en catering die aansluit op de aanmeldingen. Begin met de ruimte, datum en het programma; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week controleer je materialen, techniek, route-informatie en de aanwezigheidslijst. Op de dag zelf werk je van opbouw naar ontvangst: eerst tafels, stoelen, koffie en thee, daarna de aanmeldtafel en het buffet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma bevestigen
5
Ruimte reserveren
6
Catering bestellen
7
Boodschappen doen
2 personen
8
Materialen controleren
2 personen
9
Route en parkeren delen
10
Aanwezigheidslijst afdrukken
11
Naambadges voorbereiden
12
Dranken koelen
2 personen
13
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
14
Tafels opstellen
3 personen
15
Stoelen plaatsen
3 personen
16
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
17
Buffettafel inrichten
2 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Techniek testen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

21
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
22
Bezoekers welkom heten
2 personen
23
Naambadges uitdelen
24
Koffie en thee serveren
2 personen
25
Programma toelichten
26
Gesprekstafels begeleiden
4 personen
27
Hapjes serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Buffet aanvullen
2 personen
30
Servies afruimen
2 personen
31
Afscheid nemen
2 personen

Nazorg

32
Afval verzamelen
2 personen
33
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
34
Servies afwassen
2 personen
35
Ruimte schoonmaken
3 personen
36
Apparatuur uitschakelen
37
Materialen retourneren
2 personen
38
Gevonden voorwerpen controleren
39
Restanten veilig opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatiescherm
Laptop

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 60
Naambadgesaantal 60
Bloemstukkenaantal 4
Slingersaantal 6
Menukaartenaantal 8

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Vuilniszakhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte zodra datum en programma vaststaan. Controleer meteen of er genoeg tafels, stoelen, kapstokken en afvalbakken zijn voor het verwachte aantal bezoekers.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het café af, zodat je catering en dieetwensen op tijd kunt doorgeven. Houd een aanwezigheidslijst achter de hand en bereid naambadges voor.
Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor de ontvangst. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar voordat bezoekers binnenkomen; dranken koelen en buffetgerei klaarzetten kost vaak meer tijd dan verwacht.
Test microfoon, draagbare speakers, laptop en presentatiescherm vóór de eerste bezoeker arriveert. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, maar houd looproutes vrij om struikelgevaar te voorkomen.
Maak de route- en parkeerinformatie onderdeel van de uitnodiging en leg bij de ontvangsttafel een tweede exemplaar klaar. Wijs één persoon aan voor aanmelden en naambadges, zodat de organisator het programma kan toelichten en bezoekers welkom kan heten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een mantelzorgcafé?: Begin ongeveer 6 weken van tevoren met de ruimte, datum en het programma. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het café af voor de catering.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een mantelzorgcafé?: Reken op minimaal 90 minuten opbouwtijd. Tafels, stoelen, ontvangsttafel, buffet, koffie en thee staan dan klaar voordat de eerste bezoekers arriveren; plan extra tijd als techniek of versiering wordt gebruikt.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een mantelzorgcafé?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de antwoorden uiterlijk 5 dagen voor het café. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen daarna door aan de catering.
Wat moet je klaarleggen voor de ontvangst van een mantelzorgcafé?: Zet de aanwezigheidslijst, naambadges, naamkaarthouders en route-informatie minstens 30 minuten voor aanvang op de ontvangsttafel. Wijs één medewerker aan die de aanmeldtafel bemant en bezoekers welkom heet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.