Organiser un Café des aidants, étape par étape
Un Café des aidants repose sur un accueil simple, un programme clair et un espace confortable pour échanger. Commencez par réserver la salle et confirmer le contenu de la rencontre, puis ouvrez les inscriptions afin de connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. La veille, vérifiez le matériel, préparez les badges et partagez l’itinéraire. Le jour J, installez l’accueil, le buffet et les places assises avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
- 2
Traiter les inscriptions
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Confirmer le programme
- 5
Réserver la salle
- 6
Commander le catering
- 7
Faire les courses
2 personnes
- 8
Vérifier le matériel
2 personnes
- 9
Partager l’itinéraire et le parking
- 10
Imprimer la liste de présence
- 11
Préparer les badges nominatifs
- 12
Refroidir les boissons
2 personnes
- 13
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 14
Installer les tables
3 personnes
- 15
Installer les chaises
3 personnes
- 16
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 17
Installer la table du buffet
2 personnes
- 18
Suspendre la décoration
2 personnes
- 19
Tester la technique
2 personnes
- 20
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
- 21
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 22
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 23
Distribuer les badges nominatifs
- 24
Servir le café et le thé
2 personnes
- 25
Présenter le programme
- 26
Animer les tables de discussion
4 personnes
- 27
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 29
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 30
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
- 31
Faire ses adieux
2 personnes
Suivi
- 32
Rassembler les déchets
2 personnes
- 33
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 34
Faire la vaisselle
2 personnes
- 35
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 36
Éteindre l’équipement
- 37
Retourner les matériels
2 personnes
- 38
Vérifier les objets trouvés
- 39
Stocker les restes en toute sécurité
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verres à théqté 60
- Verres à eauqté 60
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Louchesqté 6
- Pinces de serviceqté 6
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Écran de présentation
- Ordinateur portable
Décoration
- Nappesqté 8
- Porte-nomsqté 60
- Badges nominatifsqté 60
- Compositions floralesqté 4
- Guirlandesqté 6
- Cartes de menuqté 8
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 2
- Porte-sacs-poubelleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la rencontre. Vous aurez le temps de traiter les demandes, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le catering.
- Prévoyez l’arrivée de l’équipe au moins 90 minutes avant le début. L’installation des tables, des chaises, de l’accueil et du buffet prend souvent plus de temps que prévu.
- Testez les enceintes, le microphone, l’écran et l’ordinateur 45 minutes avant l’accueil. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises : une prise inaccessible peut retarder toute la présentation.
- Préparez les badges et la liste de présence avant l’ouverture des portes, classés par ordre alphabétique. Gardez quelques porte-noms vierges pour les inscriptions de dernière minute.
- Refroidissez les boissons la veille et préparez le café et le thé juste avant l’arrivée du public. Placez les tasses, verres, assiettes, couverts et carafes sur le buffet afin d’éviter les files d’attente à l’accueil.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un Café des aidants ?
- Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la rencontre, avec le programme, l’adresse, les informations de parking et une date limite d’inscription fixée 5 à 7 jours avant.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez ce temps pour installer les tables et les chaises, préparer l’accueil et le buffet, puis tester la technique.
- Que faut-il demander lors de l’inscription ?
- Demandez le nom, les coordonnées, les besoins alimentaires et, si nécessaire, les besoins particuliers d’accès ou d’installation. Faites un point définitif sur ces informations 3 à 5 jours avant l’événement.
- Quand tester le matériel de présentation ?
- Testez l’écran, l’ordinateur, les enceintes et le microphone au moins 45 minutes avant le début. Faites un essai avec le programme réellement utilisé, plutôt qu’un simple contrôle de branchement.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !