Zo organiseer je een lustrumviering zonder last-minute stress

Begin een lustrumviering met de datum, locatie en het programma; pas daarna kun je gericht uitnodigen en inkopen. Werk vervolgens in deze volgorde: gastenlijst, aanmeldingen en dieetwensen, catering en techniek. Plan een aparte afrondingsronde voor naamkaartjes, programmfolders, versiering en de entree. Op de dag zelf draait het vooral om logistiek: materialen naar de locatie brengen, tafels en stoelen opstellen, dranken koelen en de microfoon en speakers testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en tijdschema vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Herinnering aan gasten sturen
8
Catering bestellen
2 personen
9
Reservering locatie bevestigen
10
Muziek en apparatuur testen
2 personen
11
Naamkaartjes maken
2 personen
12
Programmafolders printen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
4 personen
16
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
17
Materialen naar locatie brengen
3 personen
18
Locatie controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
21
Entreebalie inrichten
2 personen
22
Naamkaartjes klaarleggen
23
Programmafolders neerleggen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Fotowand opbouwen
2 personen
26
Licht en muziek aansluiten
2 personen
27
Geluidsniveau testen
2 personen
28
Buffet opbouwen
4 personen
29
Drankentafels inrichten
2 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Catering controleren
2 personen
32
Medewerkers instrueren
2 personen

Event

33
Gasten ontvangen
3 personen
34
Aanwezigheid registreren
2 personen
35
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
36
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
37
Koffie en thee schenken
2 personen
38
Opening aankondigen
39
Historische presentatie begeleiden
2 personen
40
Foto’s en video’s tonen
2 personen
41
Hapjes uitserveren
4 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Buffet openen
2 personen
44
Buffet aanvullen
3 personen
45
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
46
Borden en bestek aanvullen
2 personen
47
Lustrumtoast schenken
3 personen
48
Cadeau en jubileumacte presenteren
2 personen
49
Muziekprogramma starten
2 personen
50
Fotowand begeleiden
51
Koffie en thee bijvullen
2 personen
52
Laatste ronde aankondigen
53
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

54
Restanten veilig verpakken
3 personen
55
Afval verzamelen
3 personen
56
Servies voorspoelen
3 personen
57
Meubilair terugplaatsen
4 personen
58
Versiering verwijderen
3 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen
62
Materialen terugbrengen
3 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Leveranciersrestanten afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelrokkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 75
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Buffetschalenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Vlaggenlijnaantal 6
Fotowanddoek
Fotowandstandaard
Tafeldecoratiesaantal 8
Kaarsenhoudersaantal 12
Ledkaarsenaantal 24
Naamkaartjesaantal 75
Programmafoldersaantal 75
Tafelnummerkaartenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vuilniszakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Zet het programma met begin- en eindtijd minimaal 6 weken vooraf vast. Reserveer naast de zaal ook ruimte voor de entreebalie, garderobe, catering en een vrij podium.
Stuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en vraag om aanmelding en dieetwensen. Stuur 7 dagen voor de viering een herinnering; dan kun je aantallen voor catering en naamkaartjes nog bijwerken.
Leg techniek niet pas tijdens de opbouw klaar. Test microfoon, microfoonstandaard en Bluetoothspeakers vooraf en neem verlengsnoeren mee; controleer ook waar stroompunten liggen.
Maak voor de opbouw een indeling met tafels, stoelen, buffettafels en statafels. Richt de entreebalie eerst in met naamkaartjes en programmfolders, zodat binnenkomende gasten direct geholpen kunnen worden.
Houd dieetmaaltijden apart verpakt en wijs één persoon aan die ze uitdeelt. Koel dranken tijdig met koelboxen en ijs en controleer vóór ontvangst van de gasten of buffet, koffie en water klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een lustrumviering?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de viering en bevestig de catering na de sluiting van de aanmeldingen.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een lustrumviering?: Stuur ze 4 weken vooraf, met een duidelijke uiterste aanmelddatum. Stuur 7 dagen voor het evenement een herinnering aan wie nog niet heeft gereageerd.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een lustrumviering?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor het brengen van materialen, het opstellen van tafels en stoelen, de entree en de versiering. Plan daarna nog 30 minuten voor een technische test en een laatste controle.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een lustrumviering?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het totaal uiterlijk 2 weken vooraf door aan de cateraar. Controleer de aantallen en apart verpakte dieetmaaltijden nog één keer 3 tot 5 dagen voor de viering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.