Organiser une célébration de lustrum sans rien laisser au hasard

Une célébration de lustrum réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et le lieu, puis le programme, les invitations et la logistique. Prévoyez suffisamment de temps pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de confirmer le traiteur. La veille, concentrez-vous sur les boissons, les badges, les programmes et le matériel. Le jour même, l’accueil, la scène et le buffet doivent être prêts avant l’arrivée des premiers invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Fixer le programme et l'horaire
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer un rappel aux invités
8
Commander le catering
2 personnes
9
Confirmer la réservation du lieu
10
Tester la musique et le matériel
2 personnes
11
Créer des badges nominatifs
2 personnes
12
Imprimer les programmes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les en-cas
4 personnes
16
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
17
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
18
Vérifier le lieu
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
21
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
23
Déposer les brochures du programme
24
Suspendre la décoration
3 personnes
25
Monter le mur photo
2 personnes
26
Brancher l'éclairage et la musique
2 personnes
27
Tester le niveau sonore
2 personnes
28
Monter le buffet
4 personnes
29
Installer les tables des boissons
2 personnes
30
Mettre en place le point café
2 personnes
31
Vérifier le catering
2 personnes
32
Instruire les employés
2 personnes

Événement

33
Accueillir les invités
3 personnes
34
Enregistrer la présence
2 personnes
35
Distribuer les badges
2 personnes
36
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Annoncer l'ouverture
39
Animer la présentation historique
2 personnes
40
Montrer les photos et les vidéos
2 personnes
41
Servir les amuse-bouches
4 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Ouvrir le buffet
2 personnes
44
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
45
Servir les repas diététiques
2 personnes
46
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
47
Servir le toast du lustrum
3 personnes
48
Présenter le cadeau et le geste anniversaire
2 personnes
49
Lancer le programme musical
2 personnes
50
Accompagner le mur photo
51
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
52
Annoncer le dernier tour
53
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

54
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
55
Rassembler les déchets
3 personnes
56
Rincer la vaisselle
3 personnes
57
Remettre le mobilier en place
4 personnes
58
Retirer la décoration
3 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Rassembler les objets trouvés
62
Rapporter le matériel
3 personnes
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Gérer les restes des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Jupes de tableqté 8
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 75
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de buffetqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Arche de ballons
Guirlande de fanionsqté 6
Bannière pour photowall
Support de fond photo
Décorations de tableqté 8
Bougeoirsqté 12
Bougies LEDqté 24
Badges nominatifsqté 75
Brochures du programmeqté 75
Cartes de numéros de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Porte-sacs-poubelleqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de rédiger les invitations. Envoyez-les dès que le programme est assez stable pour laisser au moins 3 semaines aux invités pour répondre.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la célébration. Vous aurez ainsi le temps de transmettre le nombre final de repas au traiteur et de séparer les repas adaptés aux régimes alimentaires.
Gardez une marge pour l’accueil : préparez les badges nominatifs et les programmes au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Une table d’entrée dégagée évite les files dès les premières minutes.
Testez la musique, les haut-parleurs et le microphone avant l’installation finale. Prévoyez les rallonges nécessaires et faites un essai complet au moins 60 minutes avant le début du programme.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les encas avant l’arrivée des invités. Vérifiez aussi que les tables, les chaises, le buffet et l’espace de scène sont installés au moins 30 minutes avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration de lustrum ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant la célébration afin de confirmer les repas et l’organisation de l’accueil.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une célébration de lustrum ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration, les badges et le matériel. Gardez encore 30 à 60 minutes pour les vérifications finales et le test du son.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez le nombre final de repas environ 10 jours avant la célébration, après la clôture des inscriptions. Signalez à ce moment les besoins alimentaires et emballez séparément les repas concernés.
Quand préparer les badges nominatifs et les programmes ?: Préparez-les la veille si la liste des participants est définitive. Gardez toutefois une réserve vierge et prévoyez 30 minutes le jour même pour corriger une inscription ou ajouter un invité.

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