Zo organiseer je een lustrumfeest zonder last-minute stress

Begin een lustrumfeest niet met versiering, maar met de gastenlijst, locatie en gewenste datum. Daarna leg je het programma vast: ontvangst, eventuele toespraken van jubilarissen, eten, taart en afsluiting. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal gasten op tijd door aan de catering. Plan op de dag zelf ruimte voor opbouw, een geluidstest en het koelen van dranken; juist die laatste controles worden bij een feest met toespraken en muziek vaak te laat gedaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Genodigdenlijst opstellen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Programma en tijdschema maken
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering en taart bestellen
8
Muziek en afspeellijst vastleggen
9
Sprekers en jubilarissen bevestigen
10
Aanmeldingen en dieetwensen afsluiten
11
Definitief aantal gasten doorgeven
12
Leveringen en reserveringen bevestigen
13
Draaiboek en contactlijst printen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Taart en houdbare snacks controleren
18
Locatie en stroompunten controleren
2 personen
19
Materialen naar locatie brengen
3 personen
20
Locatie openen en controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Buffet- en baropstelling maken
3 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Licht en muziek aansluiten
2 personen
25
Geluidsinstallatie testen
2 personen
26
Buffet en hapjes klaarzetten
4 personen
27
Naamkaartjes en programma neerleggen
2 personen

Event

28
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
29
Gasten verwelkomen
3 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Welkomstwoord begeleiden
32
Hapjes uitserveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Programmaonderdelen aankondigen
35
Jubilarissen toespreken
2 personen
36
Buffet openen en aanvullen
4 personen
37
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
38
Taart aansnijden en serveren
3 personen
39
Muziek en verlichting bedienen
40
Laatste ronde aankondigen
41
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Restanten veilig verpakken
3 personen
43
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
44
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Versiering verwijderen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
49
Materialen terugbrengen
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
51
Borg en locatieoverdracht afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 6
Tafelrokkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Dinerbesteksetsaantal 75
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 5

Verlichting

Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboogset
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummersaantal 8
Fotowand
Herbruikbare fotopropsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Zet uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf de gastenlijst, locatie en het programma naast elkaar. Zo weet je hoeveel tafels, stoelen, buffettafels en naamkaartjes nodig zijn voordat je bestelt of huurt.
Sluit aanmeldingen en dieetwensen ongeveer 10 dagen voor het lustrumfeest af. Geef daarna één definitief gastenaantal door aan de catering en controleer of taart, snacks en aangepaste maaltijden overeenkomen met dat aantal.
Plan toespraken en jubilarissen in het tijdschema met een begin- en eindtijd. Reserveer per spreker bijvoorbeeld 5 tot 10 minuten en test de draadloze microfoons en actieve speakers vóór de eerste gasten binnenkomen.
Koel dranken niet pas tijdens de ontvangst. Zet water, frisdrank en wijn enkele uren vooraf koud en gebruik koelboxen of voldoende koelkastruimte; controleer ook of koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op aparte stroompunten kunnen werken.
Maak een kort draaiboek met telefoonnummers, levertijden en de volgorde van opbouw. Trek op de dag zelf minimaal 2 uur uit voor tafels en stoelen, buffet en bar, versiering, lichtslingers en de controle van verlenghaspels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lustrumfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en datum. Verstuur de uitnodigingen zodra het programma en de locatie vaststaan, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Wanneer moet je het definitieve aantal gasten doorgeven?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest af en geef het definitieve aantal daarna direct door. Controleer op dat moment ook de dieetwensen, taart en eventuele speciale maaltijden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een lustrumfeest?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet- en baropstelling, versiering en verlichting. Voeg 30 minuten toe voor het aansluiten en testen van muziek en microfoons, zeker wanneer er toespraken zijn.
Wanneer regel je muziek en sprekers voor een lustrumfeest?: Bevestig sprekers en jubilarissen uiterlijk 3 weken vooraf en leg dan ook hun spreektijd vast. Zet de afspeellijst en apparatuur minimaal 1 week vooraf klaar en test de geluidsinstallatie opnieuw op de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.