Organiser une fête pour un cinquième anniversaire

Pour une fête de cinquième anniversaire, commencez par fixer le nombre d’invités et le lieu avant de choisir le programme. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires, le traiteur, le gâteau et la musique dans cet ordre. La dernière semaine sert surtout à confirmer les quantités et les livraisons. Le jour J, gardez au moins deux heures pour installer les tables, le buffet, la décoration et tester le son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Établir le programme et le planning
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Commander le catering et le gâteau
8
Définir la musique et la playlist
9
Confirmer les intervenants et les jubilaires
10
Clôturer les inscriptions et les besoins alimentaires
11
Communiquer le nombre définitif d'invités
12
Confirmer les livraisons et les réservations
13
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Vérifier le gâteau et les snacks non périssables
18
Vérifier le lieu et les points d'alimentation électrique
2 personnes
19
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
20
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Installer le buffet et le bar
3 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Brancher l'éclairage et la musique
2 personnes
25
Tester le système de sonorisation
2 personnes
26
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
27
Déposer les badges nominatifs et le programme
2 personnes

Événement

28
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
29
Accueillir les invités
3 personnes
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Animer le mot de bienvenue
32
Servir les amuse-bouches
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Annoncer les éléments du programme
35
Prendre la parole devant les jubilaires
2 personnes
36
Ouvrir et réapprovisionner le buffet
4 personnes
37
Servir les repas diététiques
2 personnes
38
Couper et servir le gâteau
3 personnes
39
Gérer la musique et l'éclairage
40
Annoncer le dernier tour
41
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

42
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
43
Collecter et trier les déchets
3 personnes
44
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
46
Retirer la décoration
2 personnes
47
Nettoyer le lieu
4 personnes
48
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
49
Rapporter le matériel
2 personnes
50
Restituer le matériel emprunté
51
Gérer la caution et la remise du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 6
Jupes de tableqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 70
Sets de couverts pour le dînerqté 75
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Lecteur audio
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 5

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Kit d’arche de ballons
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 70
Numéros de tableqté 8
Mur photo
Accessoires photo réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu avant d’envoyer les invitations : vérifiez la capacité, les prises électriques et l’espace nécessaire pour le buffet, les tables hautes et les chaises.
Fixez une date de clôture des inscriptions au moins 7 jours avant la fête. Vous aurez ainsi le temps de transmettre le nombre définitif d’invités au traiteur et de confirmer les besoins alimentaires.
Commandez le gâteau et le catering dès que la liste des invités est suffisamment stable. Contrôlez le gâteau et les snacks non périssables la veille, plutôt que de découvrir un oubli le jour même.
Réservez un créneau d’installation d’au moins 2 heures. Commencez par les tables et les chaises, puis installez le buffet et le bar, la décoration, l’éclairage et enfin la musique.
Imprimez le déroulé et la liste de contacts avant le jour J. Testez les microphones sans fil, le lecteur audio, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités pour éviter de régler le son pendant les discours.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de cinquième anniversaire ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la fête, avec une date limite de réponse claire. Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement afin de confirmer le traiteur, le gâteau et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour une installation complète. Comptez ce temps pour disposer les tables et les chaises, monter le buffet, suspendre les décorations et tester l’éclairage et la sonorisation.
Quand confirmer le nombre définitif d’invités au traiteur ?: Transmettez le nombre définitif 7 jours avant la fête, ou selon le délai demandé par le traiteur. Faites cette confirmation après la clôture des inscriptions et le recueil des besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’une fête de cinquième anniversaire ?: Vérifiez le gâteau, les snacks non périssables, les boissons à refroidir, les livraisons et les réservations. Préparez aussi les badges nominatifs et les documents imprimés pour ne pas les chercher le jour J.

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