Zo organiseer je een luchthaven open dag

Begin met het programma en de veiligheidskaders, niet met de aankleding. Leg eerst de datum, vliegdemonstraties, vergunningen, nooduitgangen en publieksroutes vast. Daarna kun je uitnodigingen, aanmeldingen, parkeerindeling, rondleidingen en vrijwilligers logisch plannen. Op de dag zelf draait alles om duidelijke informatie, bereikbare coördinatie en een route waarop bezoekers niet in operationele gebieden terechtkomen. Controleer het weer en de techniek pas op het laatst nogmaals, zodat wijzigingen iedereen op tijd bereiken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Vliegdemonstraties bevestigen
2 personen
3
Vergunningen controleren
2 personen
4
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
5
Nooduitgangen vastleggen
2 personen
6
Publieksroutes uitzetten
3 personen
7
Parkeerindeling bepalen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldformulier openen
10
Persuitnodigingen versturen
2 personen
11
Leveranciers bevestigen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Parkeerborden voorbereiden
2 personen
15
Plattegronden afdrukken
2 personen
16
Naambadges maken
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Rondleidingen indelen
2 personen
19
Catering bestellen
2 personen
20
Materiaal reserveren
2 personen
21
Bewegwijzering maken
3 personen
22
Presentaties verzamelen
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
26
Materialen naar locatie brengen
4 personen
27
Terrein controleren
3 personen
28
Veiligheidsbriefing geven
4 personen
29
Parkeerterrein inrichten
5 personen
30
Partytenten opbouwen
6 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
32
Publiekshekken plaatsen
5 personen
33
Bewegwijzering plaatsen
4 personen
34
Registratiebalie inrichten
3 personen
35
Infostands inrichten
6 personen
36
Expositie afzetten
4 personen
37
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
38
Verlichting aansluiten
3 personen
39
Cateringbuffet klaarzetten
5 personen
40
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
41
Rondleidingsmaterialen klaarleggen
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

44
Registratiebalie bemannen
3 personen
45
Bezoekers verwelkomen
4 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Parkeerbegeleiding verzorgen
5 personen
48
Rondleidingen begeleiden
4 personen
49
Vliegprogramma aankondigen
2 personen
50
Publiekszones bewaken
6 personen
51
Infostands bemannen
8 personen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Hapjes serveren
4 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
57
Verlichting inschakelen
2 personen
58
Avondprogramma begeleiden
3 personen
59
Laatste bezoekers informeren
3 personen
60
Publiek veilig uitgeleiden
5 personen

Nazorg

61
Catering afsluiten
3 personen
62
Materialen verzamelen
5 personen
63
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
64
Partytenten afbouwen
6 personen
65
Bewegwijzering verwijderen
4 personen
66
Publiekshekken verwijderen
5 personen
67
Afval verzamelen
4 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Servies en apparatuur reinigen
3 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
3 personen
72
Overgebleven catering opslaan
2 personen
73
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
74
Bezoekersvragen beantwoorden
75
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 120
Biertafelsaantal 10
Afzetpalenaantal 30
Touwafzettingaantal 12
Barkrukkenaantal 12

Apparatuur

Mobiele geluidssetaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Presentatieschermenaantal 3
Laptopsaantal 4
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Lamineerapparaat

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Led-bouwlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Luchthavenpostersaantal 20
Infobordenaantal 18
Programmastandaardsaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Badgehoudersaantal 100
Naambadgesaantal 100
Pennenaantal 40

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 24
Thermoskannenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Koelelementenaantal 40
Voedselbakkenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 14
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Desinfectiepalenaantal 8

Veiligheid

Veiligheidshesjesaantal 25
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintaantal 10
EHBO-koffersaantal 3
Gehoorbeschermingaantal 100
Zaklampen met signaalkegelaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig vliegdemonstraties en controleer vergunningen ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Neem in het veiligheidsplan ook nooduitgangen, afzetpalen, touwafzetting en een duidelijke publieksroute op.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan. Gebruik de aanmeldingen om rondleidingen, dieetwensen, naambadges en de benodigde parkeerborden en plattegronden voor te bereiden.
Maak één plattegrond voor bezoekers en één werkversie voor vrijwilligers. Markeer parkeerplaatsen, publieksgebieden, nooduitgangen, rondleidingsroutes en posten; druk de publieksversie af en gebruik programmastandaards en infoborden op locatie.
Plan vrijwilligers per tijdsblok en geef coördinatoren portofoons. Reserveer daarnaast mobiele geluidsset, draadloze microfoons, presentatieschermen, laptops, verlengkabels en stekkerdozen voordat leveranciers op de laatste dag moeten leveren.
Regel catering op basis van het aantal aanmeldingen en houd rekening met pieken rond de demonstraties en rondleidingen. Sla dranken gekoeld op in koelboxen, zet koffiezetapparaten en waterkokers op aparte stroomgroepen en controleer de weersverwachting voordat je partytenten, verlichting en buitenopstelling definitief maakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een luchthaven open dag organiseren?: Leg datum, programma, vliegdemonstraties, vergunningen en veiligheidsplan bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Open het aanmeldformulier zodra die basis staat en controleer leveranciers, vrijwilligers en techniek opnieuw in de laatste 2 weken.
Hoe maak je een veilige publieksroute op een luchthaven open dag?: Werk de route uit vóór je parkeerindeling en bewegwijzering bestelt. Neem minimaal nooduitgangen, afgezette operationele zones, rondleidingspunten, informatieposten en een alternatief bij slecht weer op de plattegrond op.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een luchthaven open dag?: Tel per gelijktijdige publieksfunctie minimaal één verantwoordelijke: ontvangst, parkeren, rondleidingen, demonstraties, catering en informatie. Plan daarnaast een coördinator met portofoon en reserveer minstens 10 procent extra mensen voor pauzes en uitval.
Wanneer controleer je het weer voor een luchthaven open dag?: Doe een eerste controle ongeveer 7 dagen vooraf voor tenten, buitenroutes en demonstraties. Maak een definitieve controle 24 uur vooraf en spreek vast wie bezoekers, vrijwilligers en leveranciers informeert als het programma wijzigt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.