Organiser une journée portes ouvertes à l’aéroport

Une journée portes ouvertes à l’aéroport se prépare d’abord comme un dispositif de sécurité et de circulation, puis comme un programme de visites et de démonstrations. Commencez par fixer la date, obtenir les autorisations et confirmer les vols avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de visiteurs détermine les itinéraires, le stationnement, les groupes guidés, les bénévoles et le catering. Gardez une marge pour la météo, les contrôles d’accès et les changements de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les démonstrations de vol
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
2 personnes
4
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
5
Repérer les sorties de secours
2 personnes
6
Mettre en place les itinéraires du public
3 personnes
7
Définir l’organisation du stationnement
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Envoyer les invitations presse
2 personnes
11
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Préparer les panneaux de stationnement
2 personnes
15
Imprimer les plans
2 personnes
16
Créer les badges nominatifs
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Répartir les visites guidées
2 personnes
19
Commander le catering
2 personnes
20
Réserver le matériel
2 personnes
21
Créer la signalisation
3 personnes
22
Rassembler les présentations
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Faire les courses
3 personnes
25
Stocker les boissons au frais
2 personnes
26
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
27
Contrôler le site
3 personnes
28
Donner le briefing de sécurité
4 personnes
29
Aménager le parking
5 personnes
30
Monter les tentes de réception
6 personnes
31
Installer les tables et les chaises
5 personnes
32
Installer des barrières de foule
5 personnes
33
Installer la signalisation
4 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
35
Aménager les stands d'information
6 personnes
36
Balisage de l’exposition
4 personnes
37
Raccorder le matériel audio
3 personnes
38
Brancher l’éclairage
3 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
5 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer le matériel de visite guidée
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

44
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Assurer la circulation du parking
5 personnes
48
Accompagner les visites guidées
4 personnes
49
Annoncer le programme de vol
2 personnes
50
Surveiller les zones du public
6 personnes
51
Tenir les stands d'information
8 personnes
52
Servir le café et le thé
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
57
Allumer l’éclairage
2 personnes
58
Encadrer le programme du soir
3 personnes
59
Informer les derniers visiteurs
3 personnes
60
Évacuer le public en toute sécurité
5 personnes

Suivi

61
Clôturer le catering
3 personnes
62
Rassembler le matériel
5 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
64
Démonter les tentes de réception
6 personnes
65
Retirer la signalétique
4 personnes
66
Retirer les barrières de foule
5 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
3 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
3 personnes
72
Stocker la restauration restante
2 personnes
73
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
74
Répondre aux questions des visiteurs
75
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 120
Tables de bièreqté 10
Poteaux de balisageqté 30
Barrières à cordeqté 12
Tabourets de barqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobileqté 2
Microphones sans filqté 4
Écrans de présentationqté 3
Ordinateurs portablesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Glacièresqté 8
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Laminatrice

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LED de chantierqté 6
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Affiches d'aéroportqté 20
Panneaux d’informationqté 18
Pupitres de programmeqté 8
Nappesqté 18
Porte-badgesqté 100
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 24
Thermosqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 40
Bacs alimentairesqté 20
Pinces de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 14
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Poteaux de désinfectionqté 8

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 25
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 10
Trousses de premiers secoursqté 3
Protection auditiveqté 100
Lampes de poche avec cône de signalisationqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Confirmez les démonstrations de vol et prévoyez une solution de remplacement si la météo empêche leur déroulement.
Traitez les autorisations et le plan de sécurité en premier. Repérez toutes les sorties de secours, séparez les zones accessibles au public et transmettez les consignes aux bénévoles avant le jour J.
Dimensionnez les visites guidées à partir des inscriptions. Répartissez les visiteurs en groupes avec un horaire précis, puis affectez un bénévole à l’accueil, au stationnement et à chaque itinéraire.
Ne laissez pas la signalisation au dernier moment : imprimez les plans, préparez les panneaux de stationnement et installez les itinéraires avant l’ouverture des portes. Testez aussi la sonorisation, les microphones et les écrans avec une prise électrique réellement disponible.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et commandez le catering selon le nombre confirmé. Stockez les boissons au frais la veille, tout en gardant de l’eau accessible pendant toute la durée de l’événement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes à l’aéroport ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les démonstrations de vol, le plan de sécurité et les fournisseurs doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par point d’accueil ou zone sensible, puis 1 accompagnateur par groupe de visite. Ajoutez 2 à 3 personnes de réserve pour les pauses, les retards et les changements d’itinéraire.
Quand fermer les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant l’événement afin de finaliser les groupes guidés, les badges, le catering et les besoins alimentaires. Conservez une liste d’attente si la capacité maximale est atteinte.
Que faire si la météo empêche les démonstrations de vol ?: Vérifiez les prévisions à 72 heures, puis de nouveau le matin même. Préparez un programme intérieur avec présentations, visites adaptées et informations sur l’aéroport, et annoncez toute modification dès qu’elle est confirmée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.