Tag der offenen Tür am Flughafen planen: die richtige Reihenfolge
Ein Tag der offenen Tür am Flughafen braucht mehr als ein gutes Programm. Bevor Einladungen verschickt werden, müssen Flugvorführungen, Genehmigungen, Sicherheitsplan und Besucherwege feststehen. Danach folgen Anmeldung, Parken, Führungen, Helfereinteilung, Catering und Technik. Dieses Vorgehen hilft dir, Engpässe bei Zufahrten, Funkgeräten, Sitzplätzen und der Versorgung der Gäste rechtzeitig zu erkennen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Flugvorführungen bestätigen
2 Personen
- 3
Genehmigungen prüfen
2 Personen
- 4
Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
- 5
Notausgänge festlegen
2 Personen
- 6
Publikumsrouten abstecken
3 Personen
- 7
Parkeinteilung festlegen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldeformular öffnen
- 10
Presseeinladungen versenden
2 Personen
- 11
Lieferanten bestätigen
2 Personen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Parkschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Lagepläne ausdrucken
2 Personen
- 16
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 17
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 18
Führungen einteilen
2 Personen
- 19
Catering bestellen
2 Personen
- 20
Material reservieren
2 Personen
- 21
Beschilderung erstellen
3 Personen
- 22
Präsentationen sammeln
2 Personen
- 23
Wettervorhersage prüfen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
- 26
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 27
Gelände kontrollieren
3 Personen
- 28
Sicherheitsbriefing geben
4 Personen
- 29
Parkplatz einrichten
5 Personen
- 30
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 32
Publikumsabsperrungen aufstellen
5 Personen
- 33
Beschilderung anbringen
4 Personen
- 34
Registrierungstheke einrichten
3 Personen
- 35
Infostände einrichten
6 Personen
- 36
Ausstellung absperren
4 Personen
- 37
Tontechnik anschließen
3 Personen
- 38
Beleuchtung anschließen
3 Personen
- 39
Cateringbuffet aufbauen
5 Personen
- 40
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 41
Materialien für die Führung bereitlegen
2 Personen
- 42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Event
- 44
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 45
Besucher begrüßen
4 Personen
- 46
Programm verteilen
2 Personen
- 47
Parkeinweisung organisieren
5 Personen
- 48
Führungen begleiten
4 Personen
- 49
Flugprogramm ankündigen
2 Personen
- 50
Publikumsbereiche bewachen
6 Personen
- 51
Infostände besetzen
8 Personen
- 52
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 53
Snacks servieren
4 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 57
Beleuchtung einschalten
2 Personen
- 58
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 59
Letzte Besucher informieren
3 Personen
- 60
Publikum sicher hinausgeleiten
5 Personen
Nachbereitung
- 61
Catering abschließen
3 Personen
- 62
Materialien zusammenstellen
5 Personen
- 63
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
- 64
Partyzelte abbauen
6 Personen
- 65
Beschilderung entfernen
4 Personen
- 66
Publikumsabsperrungen entfernen
5 Personen
- 67
Abfall sammeln
4 Personen
- 68
Location reinigen
4 Personen
- 69
Geschirr und Geräte reinigen
3 Personen
- 70
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 71
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 73
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 74
Besucherfragen beantworten
- 75
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 18
- KlappstühleAnz. 120
- BiertischeAnz. 10
- AbsperrpfostenAnz. 30
- SeilabsperrungAnz. 12
- BarhockerAnz. 12
Ausstattung
- Mobiles SoundsystemAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- PräsentationsbildschirmeAnz. 3
- LaptopsAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 12
- PowerbanksAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KühlboxenAnz. 8
- KaffeemaschinenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- Laminiergerät
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 8
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- FlughafenplakateAnz. 20
- InfotafelnAnz. 18
- ProgrammständerAnz. 8
- TischdeckenAnz. 18
- BadgehalterAnz. 100
- NamensschilderAnz. 100
- StifteAnz. 40
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 300
- KaffeetassenAnz. 120
- TellerAnz. 180
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 20
- ServierschalenAnz. 24
- ThermoskannenAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- KühlelementeAnz. 40
- LebensmittelboxenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 14
- AbfallgreiferAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 6
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- PapierhandtuchspenderAnz. 6
- DesinfektionsständerAnz. 8
Sicherheit
- SicherheitswestenAnz. 25
- VerkehrskegelAnz. 40
- AbsperrbandAnz. 10
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
- GehörschutzAnz. 100
- Taschenlampen mit SignalkegelAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Datum und Programm und bestätige Flugvorführungen frühzeitig. Plane anschließend mindestens einen vollständigen Ablauf für Aufbau, Einlass, Führungen und Abreise, damit sich Vorführungen und Besucherströme nicht überschneiden.
- Kläre Genehmigungen, Notausgänge und Publikumsrouten, bevor du Beschilderung oder Lagepläne druckst. Markiere Parkflächen, Absperrungen und gesperrte Bereiche auf einem gemeinsamen Plan und gib ihn allen Einsatzverantwortlichen.
- Öffne das Anmeldeformular früh genug, um Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und den Parkplatzbedarf zu erfassen. Bestelle Catering nicht nur nach der erwarteten Gesamtzahl, sondern berücksichtige getrennte Ausgaben für Gäste, Helfer und Vortragende.
- Teile Freiwillige festen Aufgaben und Zeitfenstern zu: Empfang, Führungen, Parkeinweisung, Technik und Notfallkommunikation. Plane pro Bereich eine Vertretung ein, damit eine Pause nicht sofort zu einem Ausfall führt.
- Prüfe Wettervorhersage und Technik spätestens am Vortag. Teste Soundsystem, Funkmikrofone, Präsentationsbildschirme, Laptops und Verlängerungskabel vor dem Einlass; lagere Getränke gekühlt und lege Lagepläne, Namensschilder sowie Funkgeräte an einem zentralen Ausgabepunkt bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür am Flughafen planen?
- Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Flugvorführungen und Genehmigungen. Die genaue Frist hängt vom Flughafen und den zuständigen Behörden ab; Sicherheits- und Zufahrtsfragen solltest du nicht bis zur letzten Woche aufschieben.
- Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür am Flughafen?
- Plane pro Führungsgruppe mindestens zwei Verantwortliche ein und besetze Empfang, Parkeinweisung, Technik und Sicherheitskommunikation zusätzlich. Bei mehreren Besucherwegen sollte jeder Bereich eine Vertretung haben, damit Pausen und Ausfälle abgedeckt sind.
- Wann sollte man die Besucheranmeldung öffnen?
- Öffne die Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 7 bis 10 Tage, um Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche, Parkbedarf und Namensschilder für den Veranstaltungstag zu verarbeiten.
- Was muss man am Tag vor dem Flughafenfest prüfen?
- Kontrolliere am Vortag die Wettervorhersage, Absperrungen, Notausgänge, Parkschilder und alle Besucherpläne. Teste außerdem Soundsystem, Funkmikrofone und Präsentationsbildschirme und stelle gekühlte Getränke sowie die Ausrüstung für den Einlass bereit.
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