Hoe organiseer je een Longkankerdag?

Een Longkankerdag vraagt om een rustige, goed bereikbare opzet waarin informatie, gesprekken en persoonlijke ervaringen naast elkaar passen. Begin met de locatie en het programma, en leg daarna sprekers, ervaringsdeskundigen en bijdragen vast. Open vervolgens de aanmelding, zodat je dieetwensen en toegankelijkheidswensen tijdig verzamelt. In de laatste week controleer je catering, techniek, route-informatie en de ontvangst; op de dag zelf werk je van zaalcontrole naar ontvangstbalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie definitief bevestigen
2
Programma en tijden vastleggen
2 personen
3
Sprekers en ervaringsdeskundigen benaderen
2 personen
4
Presentaties en bijdragen bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Toegankelijkheidswensen verzamelen
11
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Routebeschrijving versturen
15
Parkeerinformatie delen
16
Reservering catering plaatsen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Verse producten ophalen
2 personen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Veiligheids- en vluchtroutes controleren
2 personen
23
Zaalindeling uitzetten
3 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
26
Infostands opbouwen
3 personen
27
Presentatieruimte inrichten
2 personen
28
Techniek aansluiten
2 personen
29
Presentaties testen
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Dranken koelen
2 personen
32
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
33
Hapjes klaarzetten
3 personen
34
Naamkaartjes klaarleggen

Event

35
Registratietafel bemannen
2 personen
36
Bezoekers verwelkomen
3 personen
37
Programma toelichten
38
Opening verzorgen
2 personen
39
Lezingen begeleiden
2 personen
40
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
41
Infostands bemannen
5 personen
42
Pauzehapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Koffie en thee bijvullen
2 personen
45
Gebeds- of stilteruimte beheren
46
Avondprogramma aankondigen
47
Herdenkingsmoment begeleiden
2 personen
48
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
49
Dinerbuffet serveren
4 personen
50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
51
Servies en afval verzamelen
3 personen
52
Avondlezing begeleiden
2 personen
53
Dankwoord verzorgen
54
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
55
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

56
Techniek uitschakelen
2 personen
57
Infomaterialen inpakken
3 personen
58
Meubilair terugplaatsen
4 personen
59
Keuken schoonmaken
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
62
Zaal schoonmaken
3 personen
63
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
64
Materialen terugbrengen
3 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Overgebleven eten verdelen
2 personen
67
Bedankbericht versturen
68
Foto's veilig archiveren
69
Informatieaanvragen opvolgen
2 personen
70
Facturen en bonnetjes ordenen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Kapstokkenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 110
Gebaksbordenaantal 110
Soepkommenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijn- en frisglazenaantal 120
Besteksetsaantal 110
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 14

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelbindersaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Keukenhanddoekenaantal 12

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Infostandbordenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 100
Vlaggen en bannersaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, tijden en bijdragen eerst vast. Plan presentaties en ervaringsverhalen met duidelijke begin- en eindtijden, zodat ruimte blijft voor vragen en uitloop niet meteen de catering of ontvangst in de knel brengt.
Open het aanmeldformulier zodra locatie en programma bevestigd zijn. Vraag meteen naar dieetwensen, toegankelijkheidswensen en parkeerbehoefte; verwerk wijzigingen uiterlijk enkele dagen voor de Longkankerdag in de deelnemerslijst.
Stuur routebeschrijving en parkeerinformatie samen met de aanmeldbevestiging. Vermeld ook hoe laat de ontvangstbalie opent, zodat deelnemers niet op het laatste moment hoeven te zoeken naar de ingang of zaal.
Test de techniek vóór de zaal wordt gevuld. Controleer beamer, projectiescherm, laptop, microfoons en speakers met de echte presentaties; leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelbinders veilig buiten looproutes.
Maak de ontvangst praktisch en rustig. Zet naamkaartjes en de afgedrukte deelnemerslijst klaar, plaats stoelen en tafels volgens de zaalindeling en controleer vóór opening de vluchtroutes, kapstokken en bewegingsruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een Longkankerdag?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, programma en sprekers. Open de aanmelding zodra die basis staat, zodat je minimaal 2 weken hebt om dieetwensen, toegankelijkheid en catering af te stemmen.
Wanneer moet ik sprekers en ervaringsdeskundigen benaderen?: Benader hen ongeveer 8 weken voor de Longkankerdag. Vraag uiterlijk 3 weken vooraf om hun definitieve bijdrage, presentaties en technische wensen.
Hoeveel catering moet ik bestellen voor een Longkankerdag?: Bestel op basis van het aantal bevestigde deelnemers en tel ongeveer 5 tot 10 procent extra voor late wijzigingen. Geef de cateraar dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf door en controleer verse producten op de dag zelf.
Wanneer test je de techniek voor een Longkankerdag?: Doe een volledige test minstens 1 dag vooraf als dat kan, en nogmaals bij het opbouwen op de dag zelf. Reserveer 30 tot 45 minuten voor beamer, microfoons, speakers, laptop en bekabeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.