Organiser une Journée du cancer du poumon, étape par étape

Une Journée du cancer du poumon demande une organisation précise, car le programme réunit des intervenants, des participants et des besoins d’accessibilité variés. Commencez par confirmer le lieu et les horaires, puis verrouillez les interventions avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite l’accueil, les badges, les indications d’accès, la restauration et le matériel audiovisuel. Le jour même, gardez du temps pour tester les micros, le vidéoprojecteur et l’aménagement de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer définitivement le lieu
2
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
3
Contacter des intervenants et des personnes ressources
2 personnes
4
Confirmer les présentations et les interventions
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recueillir les besoins d’accessibilité
11
Confirmer les inscriptions
2 personnes
12
Imprimer la liste des participants
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Envoyer les indications d'accès
15
Partager les informations de stationnement
16
Passer la réservation catering
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Récupérer les produits frais
2 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes
23
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
26
Monter les stands d'information
3 personnes
27
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
28
Brancher la technique
2 personnes
29
Tester les présentations
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Refroidir les boissons
2 personnes
32
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Préparer les badges nominatifs

Événement

35
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
37
Présenter le programme
38
Assurer l’ouverture
2 personnes
39
Animer les conférences
2 personnes
40
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
41
Tenir les stands d'information
5 personnes
42
Servir les en-cas de pause
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
45
Gérer l’espace de prière ou de silence
46
Annoncer le programme du soir
47
Animer le moment de commémoration
2 personnes
48
Installer le buffet du dîner
4 personnes
49
Servir le buffet du dîner
4 personnes
50
Servir les repas diététiques
2 personnes
51
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
52
Animer la conférence du soir
2 personnes
53
Remercier et faire les remerciements
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes
55
Rassembler les objets trouvés

Suivi

56
Éteindre la technique
2 personnes
57
Emballer les supports d’information
3 personnes
58
Remettre le mobilier en place
4 personnes
59
Nettoyer la cuisine
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
62
Nettoyer la salle
3 personnes
63
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
64
Rapporter le matériel
3 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Distribuer les restes
2 personnes
67
Envoyer un message de remerciement
68
Archiver les photos en toute sécurité
69
Traiter les demandes d’information
2 personnes
70
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables hautesqté 6
Nappesqté 14
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 110
Assiettes à gâteauqté 110
Bol à soupeqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vin et à sodaqté 120
Couvertsqté 110
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 14

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Serre-câblesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux d’informationqté 6
Porte-nomsqté 100
Drapeaux et bannièresqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirmez le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les confirmations des intervenants et corriger les horaires.
Ouvrez les inscriptions dès que les présentations sont suffisamment fixées. Demandez dans le même formulaire les besoins alimentaires et d’accessibilité, puis envoyez une confirmation avant la date de l’événement.
Préparez l’accueil la veille ou au moins 2 heures avant le début. Imprimez la liste des participants, triez les badges par ordre alphabétique et placez une table de réception près de l’entrée.
Testez le son et l’image avant l’arrivée du public. Vérifiez chaque microphone, le vidéoprojecteur, l’ordinateur, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises, puis fixez les câbles au sol.
Passez la commande de restauration plusieurs jours à l’avance et récupérez les produits frais le jour même. Installez séparément les tasses, verres, couverts, assiettes et machines à café pour éviter un bouchon à l’accueil.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une Journée du cancer du poumon ?: Ouvrez-les dès que le lieu, les horaires et la majorité des interventions sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps de traiter les réponses et les demandes d’accessibilité.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour installer les tables, les chaises, l’accueil et le matériel technique. Ajoutez 30 minutes pour tester les micros, le son et la projection.
Quand demander les besoins alimentaires et d’accessibilité ?: Posez ces questions dans le formulaire d’inscription, puis fixez une date limite environ 7 jours avant l’événement. Transmettez ensuite les informations utiles au traiteur et à l’équipe présente sur place.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée des participants ?: Vérifiez les issues de secours, la disposition de la salle, la liste des inscrits, les badges et les indications d’accès. Faites aussi un test complet de la présentation avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur et les microphones au moins 60 minutes avant le début.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.