So organisierst du ein Literaturfestival
Ein Literaturfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablauf: Erst werden Programm, Autoren und Räume verbindlich geklärt, danach beginnt die Teilnehmer- und Öffentlichkeitsarbeit. Plane früh genug für Genehmigungen, Versicherung und technische Anforderungen, denn Nachmeldungen kurz vor dem Termin kosten Zeit. Besonders bei mehreren Lesungen brauchst du klare Wege, beschriftete Räume und eine verantwortliche Person für den Wechsel zwischen den Programmpunkten. Die Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Einlass.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm endgültig festlegen
2 Personen
- 2
Autoren und Sprecher bestätigen
2 Personen
- 3
Location und Räume reservieren
- 4
Genehmigungen prüfen
- 5
Versicherung prüfen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Festival online veröffentlichen
2 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Pressemitteilung versenden
2 Personen
- 10
Poster verteilen
3 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Autoreninformationen sammeln
2 Personen
- 14
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
- 15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 16
Programmhefte drucken
2 Personen
- 17
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Büchertisch zusammenstellen
2 Personen
- 19
Autorenbücher bereitlegen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 23
Cateringportionen beschriften
2 Personen
- 24
Technik testen
2 Personen
- 25
Schlüssel und Zugang organisieren
Event
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Räume kontrollieren
2 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Bühne und Sprecherbereich einrichten
3 Personen
- 30
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 31
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 32
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Büchertisch einrichten
2 Personen
- 35
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 37
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 38
Programmhefte auslegen
- 39
Autoren empfangen
2 Personen
- 40
Redner kurz einweisen
2 Personen
- 41
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 42
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 43
Besucher begrüßen
3 Personen
- 44
Eröffnungsrede halten
- 45
Programmpunkte betreuen
3 Personen
- 46
Redner ankündigen
- 47
Mikrofone verwalten
- 48
Büchertisch betreuen
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 50
Snacks servieren
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Toiletten kontrollieren
- 54
Pausen für Freiwillige organisieren
- 55
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 56
Schlusswort halten
- 57
Besucher verabschieden
3 Personen
- 58
Gästebücher unterschreiben lassen
- 59
Büchertisch abrechnen
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Geräte ausschalten
2 Personen
- 61
Catering aufräumen
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 64
Dekoration entfernen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Räume reinigen
4 Personen
- 67
Toiletten reinigen
2 Personen
- 68
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 69
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 70
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 72
Ungenutztes Druckmaterial archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 8
- TischdeckenAnz. 12
- BücherregaleAnz. 3
- Umkleideraum-GarderobeAnz. 2
- PultAnz. 2
- BühnenelementeAnz. 6
- HockerAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 100
- ServierplattenAnz. 100
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierbretterAnz. 10
- SchälchenAnz. 20
- KaraffenAnz. 12
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-Box
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LichtständerAnz. 4
Dekoration
- FestivalflaggenAnz. 20
- BuchposterAnz. 15
- TischdekorationAnz. 12
- NamensschilderAnz. 30
- GästebücherAnz. 2
- Fotowand-Stoff
Catering
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 8
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- ServierplattenAnz. 12
- GetränkespenderAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KühlelementeAnz. 20
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- KüchenzangenAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 12
Reinigung
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandfegerAnz. 3
Registrierung
- Registrierungstisch
- Kasse
- Kartenterminal
- BadgehalterAnz. 120
- StifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 4
- ProgrammhefteAnz. 130
- WegweiserAnz. 12
- ArmbänderAnz. 130
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege das endgültige Programm fest, bevor du Einladungen und Pressemitteilung verschickst. Für jede Lesung sollten Autor, Sprecher, Raum, Beginn und Dauer feststehen; Änderungen in der letzten Woche führen sonst schnell zu falschen Programmheften.
- Bestätige Autoren und Sprecher schriftlich und sammle ihre Informationen spätestens zwei Wochen vor dem Festival. Namen, Buchtitel und kurze Biografien müssen einheitlich vorliegen, bevor Namensschilder und Programmhefte gedruckt werden.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Räume, Kapazitäten und der Ablauf geklärt sind. Prüfe die Anmeldungen täglich und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit Cateringportionen korrekt beschriftet werden können.
- Teste die gesamte Technik nicht nur einzeln, sondern mit Laptop, Mischpult, Lautsprechern und Funkmikrofonen mindestens 2 Stunden vor dem ersten Programmpunkt. HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Powerbanks gehören dabei an einen festen Ausgabeort.
- Plane den Besucherstrom vom Eingang bis zum Büchertisch. Routenschilder, Garderobe, Namensschilder und ein gut sichtbarer Empfang sollten vor dem Einlass bereitstehen; Schlüssel und Zugang klärst du spätestens am Vortag.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Literaturfestival organisieren?
- Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher, sobald mehrere Autoren, Räume oder Programmpunkte beteiligt sind. Genehmigungen, Versicherung und Raumreservierungen solltest du direkt am Anfang prüfen, weil Rückfragen mehrere Wochen dauern können.
- Wann sollte man Autoren für ein Literaturfestival anfragen?
- Frage Autoren und Sprecher idealerweise 3 bis 4 Monate vor dem Termin an. Eine verbindliche Bestätigung sollte spätestens 8 Wochen vorher vorliegen, damit das Programm veröffentlicht und beworben werden kann.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Literaturfestival?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane für längere Veranstaltungen entsprechend nach. Wasser sollte während des gesamten Festivals zugänglich sein; Getränke kühlst du am besten am Vortag.
- Wann muss die Technik für ein Literaturfestival getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei auch Mikrofonständer, DI-Box, HDMI-Verbindung und Stromversorgung, nicht nur Lautsprecher und Mikrofone.
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