Zo organiseer je een literaire avond

Begin een literaire avond niet met hapjes of uitnodigingen, maar met de locatie, auteurs en het programma. Leg eerst vast hoeveel voordrachten of gesprekken je plant en hoeveel tijd elk onderdeel krijgt. Daarna volgen de uitnodigingen, aanmeldingen en praktische zaken zoals techniek, catering en de boekentafel. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw: zaal openen, stoelen en spreekplek klaarzetten, geluid testen en pas daarna gasten ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Auteurs en voordragers vastleggen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Auteursinformatie verzamelen
9
Boekentafel voorbereiden
10
Techniek testen
2 personen
11
Catering bestellen
12
Definitieve gastenlijst maken
13
Programma afdrukken
14
Naambadges maken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Locatiesleutels ophalen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Zaal openen
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen opstellen
3 personen
22
Spreekplek inrichten
2 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Verlichting instellen
2 personen
25
Boekentafel inrichten
2 personen
26
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
27
Registratietafel klaarzetten

Event

28
Auteurs ontvangen
2 personen
29
Gasten registreren
2 personen
30
Welkomstdrank serveren
2 personen
31
Programma aankondigen
32
Eerste voordrachten begeleiden
2 personen
33
Koffiepauze serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Boekentafel aanvullen
36
Tweede voordrachten begeleiden
2 personen
37
Pauzehapjes serveren
3 personen
38
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
39
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
40
Open podium begeleiden
2 personen
41
Vragenronde begeleiden
42
Auteurs bedanken
43
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Restanten veilig opbergen
2 personen
45
Servies verzamelen
3 personen
46
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
47
Decoratie verwijderen
2 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Afval verzamelen
2 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Zaal schoonmaken
3 personen
52
Apparatuur opladen
53
Materialen retourneren
2 personen
54
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Barkrukkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Dessertbordjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinervorkenaantal 60
Dinerbordenaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Presentatieklikker

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Keukenmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Boekstandaardsaantal 6
Krijtbordenaantal 3
Krijtstiftenaantal 6
Vaasjesaantal 8

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Overig

Naamkaartjesaantal 70
Badgehoudersaantal 60
Programmaflyersaantal 70
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 20
Gastenboek
Kassadoos
Betaalterminal

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Blik en veger

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg auteurs of voordragers minstens 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer meteen of er ruimte is voor een spreekplek, boekentafel en catering.
Maak het programma op tijd definitief en houd per onderdeel een duidelijk tijdsblok aan. Plan tussen twee voordrachten 5 tot 10 minuten voor wisselen, vragen of een korte pauze.
Verstuur uitnodigingen zodra programma en locatie vaststaan, bij voorkeur 4 weken vooraf. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk een week voor de avond de definitieve gastenlijst hebt.
Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, luidsprekers, laptop en presentatieklikker minstens 60 minuten voor aanvang. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf klaar; techniekproblemen ontstaan vaak door een ontbrekende aansluiting.
Open de zaal ongeveer 2 uur voor de start. Zet eerst tafels en stoelen, richt daarna de spreekplek en boekentafel in, koel dranken en bereid hapjes pas wanneer de opstelling en looproutes kloppen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een literaire avond?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de locatie en auteurs. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de avond en maak de definitieve gastenlijst 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd neem je per voordracht tijdens een literaire avond?: Reken meestal 15 tot 25 minuten per voordracht, afhankelijk van het programma. Plan daarnaast 5 tot 10 minuten voor vragen, wissels of een korte onderbreking.
Wanneer test je de techniek voor een literaire avond?: Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel en laptop minstens 60 minuten voor aanvang. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en de plek waar de spreker staat.
Hoeveel eerder moet je de zaal openen voor een literaire avond?: Open de zaal ongeveer 2 uur voor de start. Daarmee houd je tijd over voor stoelen en tafels, de spreekplek, verlichting, boekentafel, dranken en een volledige geluidstest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.