Literarischen Abend organisieren: der praktische Ablauf
Ein literarischer Abend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst Ort und Vortragende festlegen, dann Programm, Einladungen und Technik darauf abstimmen. Plane nicht nur die Lesung, sondern auch Anmeldung, Ernährungswünsche, Büchertisch und den Wechsel zwischen den Programmpunkten. Viele Pannen entstehen, weil Mikrofone, Wasser oder Namensschilder erst kurz vor Beginn geprüft werden. Mit diesem Plan arbeitest du die Vorbereitung in der richtigen Reihenfolge ab und öffnest den Saal vorbereitet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Autoren und Vortragende festlegen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladungen erstellen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Autoreninformationen sammeln
- 9
Büchertisch vorbereiten
- 10
Technik testen
2 Personen
- 11
Catering bestellen
- 12
Endgültige Gästeliste erstellen
- 13
Programm drucken
- 14
Namensschilder erstellen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Standortschlüssel abholen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 19
Saal öffnen
2 Personen
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Sprecherbereich einrichten
2 Personen
- 23
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 24
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 25
Büchertisch einrichten
2 Personen
- 26
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 27
Registrierungstisch aufbauen
Event
- 28
Autoren empfangen
2 Personen
- 29
Gäste registrieren
2 Personen
- 30
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
- 31
Programm ankündigen
- 32
Erste Vorträge begleiten
2 Personen
- 33
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Büchertisch auffüllen
- 36
Zweite Vorträge begleiten
2 Personen
- 37
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 38
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 39
Abendbuffet auffüllen
2 Personen
- 40
Open Stage begleiten
2 Personen
- 41
Fragerunde moderieren
- 42
Autoren bedanken
- 43
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 44
Reste sicher verstauen
2 Personen
- 45
Geschirr sammeln
3 Personen
- 46
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 47
Dekoration entfernen
2 Personen
- 48
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 49
Abfall sammeln
2 Personen
- 50
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 51
Saal reinigen
3 Personen
- 52
Geräte aufladen
- 53
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 54
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- BarhockerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- EsstischgabelnAnz. 60
- Dinner-TellerAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofonständer
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- Präsentationsklicker
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BuchständerAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 3
- KreidestifteAnz. 6
- VasenAnz. 8
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Sonstiges
- NamensschilderAnz. 70
- BadgehalterAnz. 60
- ProgrammflyerAnz. 70
- StifteAnz. 20
- NotizblöckeAnz. 20
- Gästebuch
- Kassenschachtel
- Kartenterminal
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen
- Kehrblech und Handfeger
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Autoren, Vortragende und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Nenne in der Einladung Beginn, voraussichtliches Ende, Anmeldetermin und ob Bücher vor Ort erhältlich sind.
- Plane für jeden Vortragenden einen eigenen kurzen Technikcheck ein. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Präsentationsklicker spätestens am Veranstaltungstag und halte Verlängerungskabel bereit.
- Erfasse bei der Anmeldung neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche. Erstelle aus den Rückmeldungen spätestens 3 Tage vorher die endgültige Gästeliste und bestelle das Catering danach.
- Richte den Büchertisch vor dem Saalöffnen ein und beschrifte Programm sowie Namensschilder vorher. So musst du während des Einlasses nicht zwischen Empfang, Verkauf und Technik wechseln.
- Kühle Getränke frühzeitig und stelle Wasser für die Vortragenden an den Rednertisch. Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vor Beginn, damit Tische, Stühle, Beleuchtung und Lautsprecher noch korrigiert werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen literarischen Abend organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und der Auswahl der Vortragenden. Das Programm und die Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie lange vor Beginn sollte die Technik getestet werden?
- Plane den vollständigen Techniktest mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Prüfe jedes Mikrofon, die Lautsprecher, das Mischpult sowie Laptop und Präsentationsklicker mit den tatsächlichen Vortragenden.
- Wann sollte man die endgültige Gästeliste erstellen?
- Schließe die Gästeliste spätestens 3 Tage vor dem Abend ab. Dann kannst du Catering, Sitzordnung, Namensschilder, Programmhefte und die Menge an Getränken verlässlich vorbereiten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen literarischen Abend?
- Rechne für den Aufbau von Tischen, Stühlen, Sprecherbereich, Beleuchtung, Büchertisch und Getränken mit mindestens 90 Minuten. Öffne den Saal danach noch 60 Minuten vor Beginn für Einlass und letzte Kontrollen.
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