Zo organiseer je een lintjesregen zonder last-minute stress

Bij een lintjesregen draait de voorbereiding om drie lijnen die samen moeten komen: genodigden, ceremonie en ontvangst. Begin met de gastenlijst en werk daarna via uitnodigingen en aanmeldingen naar de locatie, catering en het draaiboek. Controleer lintjes en oorkonden niet pas op de dag zelf, maar ruim daarvoor. Op de dag zelf ligt de nadruk op een duidelijke route: openen, opbouwen, testen, ontvangen en pas daarna het programma starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Genodigdenlijst samenstellen
2 personen
2
Decorandanten controleren
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
8
Reservering locatie bevestigen
9
Catering bestellen
2 personen
10
Lintjes en oorkonden controleren
2 personen
11
Programma en draaiboek printen
2 personen
12
Naamkaartjes maken
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Oorkonden en lintjes klaarleggen
2 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Registratietafel inrichten
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Geluid en microfoon testen
2 personen
22
Catering klaarzetten
3 personen
23
Briefing ontvangstteam geven
4 personen

Event

24
Gasten ontvangen en registreren
4 personen
25
Programma openen
26
Decorandanten toespreken
27
Lintjes uitreiken
3 personen
28
Groepsfoto maken
2 personen
29
Receptie openen
2 personen
30
Hapjes serveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Afval en lege glazen verzamelen
2 personen
34
Afscheidsgasten begeleiden
2 personen

Nazorg

35
Catering afbouwen
3 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Zaal opruimen
5 personen
38
Versiering verwijderen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
4 personen
40
Materialen retourneren
2 personen
41
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
42
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Wijnglazenaantal 150
Waterglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerplateausaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Gemeentebannersaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Ballonnenboekettenaantal 8
Lintjesaantal 35
Oorkondenaantal 35
Naamkaartjesaantal 140
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Ledlichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het verzamelen en bevestigen van aanmeldingen ruim vóór je de catering definitief bestelt. Noteer dieetwensen per gast en houd een actuele lijst bij voor de ontvangsttafel.
Maak voor lintjes en oorkonden één controlelijst met namen, volgorde en aantallen. Leg alles op de dag zelf per uitreikmoment klaar, zodat je tijdens het programma niets hoeft te zoeken.
Plan minstens 90 minuten voor openen, schoonmaken, tafels en stoelen opstellen, versiering en de registratietafel. Reserveer daarna nog tijd voor een volledige test van microfoons, luidsprekers en kabels.
Zet bij de entree een registratietafel met naamkaartjes en het programma klaar. Geef het ontvangstteam vóór de eerste gast een korte briefing over registratie, vragen en de route naar de zaal.
Koel dranken pas nadat je de beschikbare koelboxen of koelkasten hebt gecontroleerd. Zet catering, servies, koffiezetapparaten en thermoskannen op een aparte plek, zodat de ontvangst niet door het buffet heen loopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lintjesregen organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de genodigdenlijst, locatie en uitnodigingen. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, dieetwensen, catering en het definitieve draaiboek.
Hoeveel tijd heb je nodig om een lintjesregen op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor schoonmaken, tafels en stoelen, registratie, decoratie en catering. Plan daarnaast 20 tot 30 minuten voor het testen van microfoons, luidsprekers en stroomaansluitingen.
Wanneer moet je de catering voor een lintjesregen bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, meestal 2 tot 3 weken voor de bijeenkomst. Geef uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf het definitieve aantal gasten en de dieetwensen door.
Hoe controleer je lintjes en oorkonden voor de ceremonie?: Controleer namen, aantallen en de volgorde uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Leg lintjes en oorkonden op de dag zelf per onderdeel klaar en wijs één persoon aan die de controle tijdens de uitreiking bewaakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.