Ordensregen organisieren: der Ablauf von der Einladung bis zum Empfang
Bei einem Ordensregen entscheidet nicht nur die Dekoration über einen gelungenen Ablauf. Gäste müssen rechtzeitig zugesagt haben, Ernährungswünsche müssen beim Catering ankommen und Urkunden, Bändchen sowie Namensschilder griffbereit sein. Plane zuerst die Gästeliste und den Ablauf, bestätige danach Location und Dienstleister und arbeite am Veranstaltungstag mit festen Aufbauzeiten. So bleibt vor dem Einlass Zeit für Techniktest, Briefing und letzte Korrekturen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungsliste zusammenstellen
2 Personen
- 2
Dekorateure kontrollieren
2 Personen
- 3
Einladungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
- 8
Reservierung der Location bestätigen
- 9
Catering bestellen
2 Personen
- 10
Bänder und Urkunden überprüfen
2 Personen
- 11
Programm und Ablaufplan ausdrucken
2 Personen
- 12
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Urkunden und Bänder bereitlegen
2 Personen
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 19
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 21
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
- 22
Catering bereitstellen
3 Personen
- 23
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Event
- 24
Gäste empfangen und registrieren
4 Personen
- 25
Programm öffnen
- 26
Dekorateure ansprechen
- 27
Bändchen ausgeben
3 Personen
- 28
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 29
Empfang eröffnen
2 Personen
- 30
Snacks servieren
4 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 33
Abfall und leere Gläser sammeln
2 Personen
- 34
Abschiedsgäste begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 35
Catering abbauen
3 Personen
- 36
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 37
Raum aufräumen
5 Personen
- 38
Dekoration entfernen
3 Personen
- 39
Location reinigen
4 Personen
- 40
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 41
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 42
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- EmpfangstischeAnz. 4
- BuffetischeAnz. 6
- StühleAnz. 120
- KleiderständerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 10
Geschirr
- WeingläserAnz. 150
- WassergläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 120
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierplattenAnz. 20
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 12
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- GemeindebannerAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 6
- BallonbouquetsAnz. 8
- BändchenAnz. 35
- UrkundenAnz. 35
- NamensschilderAnz. 140
- TischnummernAnz. 12
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LED-LichterkettenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandfegerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen früh genug, damit du vor der Catering-Bestellung belastbare Zahlen hast. Erfasse Zusagen und Ernährungswünsche in einer Liste und bestätige die Anmeldungen anschließend noch einmal.
- Lege Urkunden, Bändchen und Namensschilder nicht erst während des Einlasses bereit. Sortiere sie spätestens am Vortag nach Reihenfolge oder Empfangsablauf, damit das Team nichts suchen muss.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Saal und Eingang reinigen, Tische und Stühle stellen, Dekoration anbringen und anschließend Mikrofon, Lautsprecher sowie Verlängerungskabel testen.
- Kühle die Getränke vor Beginn und stelle Wasser-, Wein- und Kaffeegläser getrennt bereit. Für das Catering brauchst du außerdem Teller, Besteck, Servierplatten und Servierzangen direkt am Buffet.
- Briefe das Empfangsteam vor dem Eintreffen der Gäste in 10 bis 15 Minuten. Kläre dabei, wer Anmeldungen prüft, Namensschilder ausgibt, Gäste weiterleitet und verspätete oder nicht eingetragene Personen anspricht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Ordensregen organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und der Bestätigung der Location. So bleiben meist noch 2 bis 3 Wochen für fehlende Zusagen und Änderungen beim Catering.
- Wann muss das Catering für einen Ordensregen bestellt werden?
- Bestelle das Catering, sobald die Anmeldefrist abgelaufen ist, idealerweise 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Berücksichtige dabei die bestätigte Gästezahl und alle erfassten Ernährungswünsche.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Ordensregen?
- Plane für Reinigung, Bestuhlung, Registrierungstisch, Dekoration und Buffet mindestens 3 Stunden ein. Der Techniktest und das Briefing des Empfangsteams sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Was muss beim Empfang eines Ordensregens bereitliegen?
- Am Registrierungstisch gehören Anmeldeliste, Namensschilder und Schreibmaterial griffbereit hin; Urkunden und Bändchen sollten nach Programmreihenfolge sortiert sein. Richte den Tisch mindestens 45 Minuten vor dem Einlass ein und teste das Mikrofon vorher.
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