Zo organiseer je een lichtkunstfestival

Begin niet met de decoratie, maar met de route, techniek en toestemming. Reserveer eerst de locatie, controleer welke vergunningen nodig zijn en leg vast welke kunstenaars en installaties meedoen. Daarna werk je het stroomplan, de terreinindeling en het veiligheidsplan uit. Pas wanneer capaciteit, programma en publieksstroom duidelijk zijn, regel je uitnodigingen, catering, vrijwilligers en materialen zoals projectoren, kabelgoten en LED-verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen aanvragen
3
Kunstenaars bevestigen
4
Stroomplan maken
2 personen
5
Terreinindeling tekenen
2 personen
6
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Website bijwerken
9
Aanmeldingen openen
10
Catering reserveren
11
Technische materialen reserveren
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Buren informeren
14
Toegankelijkheid controleren
2 personen
15
Programma publiceren
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Kunstwerken en techniek bevestigen
2 personen
20
Routeborden ontwerpen
21
Polsbandjes en plattegronden bestellen
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Decoratie inkopen
2 personen
25
Printwerk ophalen
26
Techniek testen
3 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Materialen sorteren
3 personen

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Leveringen ontvangen
3 personen
32
Terrein afzetten
4 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Infobalie opbouwen
2 personen
35
Cateringbalie opbouwen
3 personen
36
Lichtinstallaties plaatsen
5 personen
37
Projectoren en schermen plaatsen
3 personen
38
Kabels veilig afwerken
3 personen
39
Stroomaansluitingen testen
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Routeborden plaatsen
2 personen
42
Programma en plattegronden klaarleggen
2 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Hapjes uitstallen
3 personen
45
Vrijwilligers instrueren
3 personen
46
Technische eindcontrole uitvoeren
3 personen
47
Infobalie bemannen
2 personen
48
Bezoekers ontvangen
3 personen
49
Plattegronden uitdelen
2 personen
50
Kunstenaars begeleiden
2 personen
51
Lichtinstallaties monitoren
3 personen
52
Cateringbalie bemannen
3 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken serveren
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
2 personen
58
Lichtshow starten
2 personen
59
Fotopunt begeleiden
60
Verlichting aanpassen
2 personen
61
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

62
Lichtinstallaties uitschakelen
3 personen
63
Catering afsluiten
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Terrein opruimen
5 personen
66
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
67
Lichtinstallaties afbouwen
5 personen
68
Kabels en techniek inpakken
3 personen
69
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Materialen tellen
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven catering opslaan
2 personen
74
Decoratie verwijderen
3 personen
75
Polsbandjes en borden afvoeren
2 personen
76
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
77
Locatie opleveren
2 personen
78
Fotoapparatuur terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 6
Krukkenaantal 16
Barkrukkenaantal 8
Infobalie
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Projectorenaantal 4
Projectieschermenaantal 4
Mediaspelersaantal 4
Laptopsaantal 3
Verdeelstekkersaantal 12
Verlengkabelsaantal 18
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 100
Acculadersaantal 6
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 16
LED-lichtslangenaantal 10
Bouwlampenaantal 6
Lantaarnsaantal 12
Lichtfiltersaantal 20
Reserveledlampenaantal 20

Decoratie

Zwarte doekenaantal 12
Transparante folieaantal 10
Reflecterende dekensaantal 12
Kleurrijk foliepapieraantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Kunststof klemmenaantal 100
Tie-wrapsaantal 100
Wayfindingbordenaantal 18
Programmapostersaantal 20
Fotowand
Pijlbordenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 24
Voedselcontainersaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Serveerschortenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalcontainersaantal 8
Handvegersaantal 4

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Antislipmattenaantal 12
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de terreinindeling op schaal en teken per kunstwerk de stroomaansluiting, kabelroute en kijkrichting in. Plan kabelgoten en kabelbinders meteen mee; losse verlengkabels worden bij een avondroute snel een struikelgevaar.
Bevestig kunstenaars en techniek uiterlijk enkele weken voor de opening opnieuw. Controleer per installatie projector, scherm, mediaspeler, laptop, verdeelstekker en reserveledlampen, zodat een ontbrekend onderdeel niet pas bij de opbouw opvalt.
Plan de publieksroute vóór je routeborden en plattegronden laat drukken. Tel minstens één infobalie, voldoende verlichting bij kruisingen en een duidelijke toegankelijke doorgang mee; een mooie route die vastloopt bij een smalle doorgang werkt niet.
Geef vrijwilligers niet alleen een tijdstip, maar ook een vaste post en overdracht. Deel portofoons uit aan coördinatoren en houd powerbanks en acculaders klaar, omdat een festivalroute vaak langer duurt dan één telefoontoestel meegaat.
Controleer de weersverwachting opnieuw in de laatste 48 uur en bepaal vooraf wat er gebeurt met partytenten, projectoren en papieren materialen. Informeer buren en deelnemers tijdig; dat voorkomt klachten en last-minute wijzigingen in de route.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lichtkunstfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met locatie, vergunningen en kunstenaars. Open aanmeldingen en reserveer catering, techniek en vrijwilligers uiterlijk 8 tot 12 weken voor de festivaldatum.
Welke vergunningen heb je nodig voor een lichtkunstfestival?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, openingstijden, geluid en tijdelijke bouwwerken. Neem minimaal 3 tot 6 maanden vooraf contact op met de gemeente, zodat je weet welke aanvragen, tekeningen en veiligheidsinformatie nodig zijn.
Hoe maak je een stroomplan voor een lichtkunstfestival?: Maak per kunstwerk een overzicht van vermogen, aansluitpunt en kabellengte en teken alles op de terreinplattegrond. Controleer het plan minimaal 2 weken voor de opbouw met de technische verantwoordelijke en reserveer verdeelstekkers, verlengkabels en kabelgoten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lichtkunstfestival?: Plan per publiekszone minimaal één aanspreekpunt en voeg aparte mensen toe voor opbouw, techniek, infobalie en afsluiting. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en houd op drukke momenten een kleine reserveploeg achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.