Organiser un festival d’art lumineux, étape par étape

Un festival d’art lumineux se prépare d’abord sur papier, avant d’installer le moindre projecteur. Commence par réserver le lieu et obtenir les autorisations, puis verrouille les artistes, les plans du site, de sécurité et d’électricité. Les inscriptions, le catering et les bénévoles viennent ensuite, avec une attention particulière à l’accessibilité et aux besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à confirmer la météo, les livraisons, les imprimés et le montage technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Demander les autorisations
3
Confirmer les artistes
4
Établir le plan électrique
2 personnes
5
Dessiner le plan du site
2 personnes
6
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Mettre à jour le site web
9
Ouvrir les inscriptions
10
Réserver le catering
11
Réserver le matériel technique
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Informer les voisins
14
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
15
Publier le programme
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Installer les œuvres d'art et la technique
2 personnes
20
Concevoir les panneaux d’orientation
21
Commander les bracelets et les plans
22
Vérifier les prévisions météo
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Acheter la décoration
2 personnes
25
Récupérer les imprimés
26
Tester la technique
3 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Trier les matériaux
3 personnes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Réception des livraisons
3 personnes
32
Balisage du site
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Monter le stand d'information
2 personnes
35
Installer le comptoir de catering
3 personnes
36
Installer les éclairages
5 personnes
37
Installer les projecteurs et les écrans
3 personnes
38
Sécuriser les câbles
3 personnes
39
Tester les raccordements électriques
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
42
Préparer le programme et les plans
2 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
45
Briefer les bénévoles
3 personnes
46
Effectuer le contrôle technique final
3 personnes
47
Tenir le stand d’information
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Distribuer les plans
2 personnes
50
Accompagner les artistes
2 personnes
51
Surveiller les installations d’éclairage
3 personnes
52
Tenir le comptoir de catering
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Servir les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
2 personnes
58
Lancer le show lumière
2 personnes
59
Encadrer le photobooth
60
Ajuster l’éclairage
2 personnes
61
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

62
Éteindre les installations d'éclairage
3 personnes
63
Clôturer le catering
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger le site
5 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les installations d’éclairage
5 personnes
68
Emballer les câbles et le matériel technique
3 personnes
69
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Compter le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Stocker la restauration restante
2 personnes
74
Retirer la décoration
3 personnes
75
Évacuer les bracelets et les panneaux
2 personnes
76
Rassembler les objets perdus
2 personnes
77
Remettre le lieu en état
2 personnes
78
Rapporter le matériel photo

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 6
Tabouretsqté 16
Tabourets de barqté 8
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Lecteurs multimédiasqté 4
Ordinateurs portablesqté 3
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 18
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100
Chargeurs de batterieqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 16
Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs de chantierqté 6
Lanternesqté 12
Filtres de lumièreqté 20
Lampes LED de rechangeqté 20

Décoration

Tissus noirsqté 12
Film transparentqté 10
Couvertures réfléchissantesqté 12
Papier métallisé coloréqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Pinces en plastiqueqté 100
Attaches-câblesqté 100
Panneaux d'orientationqté 18
Affiches du programmeqté 20
Mur photo
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Thermosqté 6
Glacièresqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 24
Conteneurs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Tabliers de serviceqté 8

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièreqté 4
Seauxqté 4
Conteneurs à déchetsqté 8
Balais à mainqté 4

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 6
Tapis antidérapantsqté 12
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et lance les demandes d’autorisation au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Sans ces validations, le plan électrique, la sécurité et l’accueil du public restent impossibles à finaliser.
Dessine le plan du site avant de commander ou louer le matériel technique. Place les œuvres, les projecteurs, les écrans, les câbles, les sorties et le bureau d’information en prévoyant des passages accessibles.
Traite les inscriptions 10 à 14 jours avant le festival et transmets au catering le nombre de repas ainsi que les besoins alimentaires. Les dernières réponses sont souvent celles qui manquent au moment de confirmer les quantités.
Répartis les bénévoles par créneaux et donne-leur des talkies-walkies ou un autre moyen de contact. Prévois au minimum une personne pour l’accueil, une pour l’orientation et une pour signaler rapidement un problème technique.
Fais un test complet de nuit avant l’ouverture : projecteurs LED, rallonges, multiprises, goulottes de câbles, batteries et éclairage de secours. Vérifie aussi les prévisions météo quelques jours avant et protège les installations sensibles avec des solutions adaptées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival d’art lumineux ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les artistes et préparer les plans de sécurité et d’électricité.
Quand faut-il réserver le matériel technique pour un festival lumineux ?: Réserve les projecteurs, écrans, lecteurs multimédias et câbles au moins 6 semaines avant. Les références disponibles sont souvent limitées pendant les périodes chargées.
Quand ouvrir les inscriptions du festival ?: Ouvre les inscriptions environ 4 semaines avant l’événement. Arrête les chiffres définitifs 10 à 14 jours avant afin de confirmer le catering, les bracelets et les plans imprimés.
Quand installer les œuvres et les éclairages ?: Prévois l’installation au moins un jour avant l’ouverture, puis réserve plusieurs heures le jour même pour les tests dans l’obscurité. Un contrôle de nuit révèle les zones trop sombres, les câbles mal placés et les problèmes de visibilité.

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