Ein Lichtkunstfestival Schritt für Schritt organisieren
Ein Lichtkunstfestival steht und fällt nicht nur mit den Kunstwerken, sondern mit Strom, Wegen und einem belastbaren Ablauf. Beginne mehrere Monate vorher mit dem Gelände, den Genehmigungen und den Künstlern. Danach folgen Strom- und Sicherheitsplan, technische Reservierungen, Helfer und Besucherinformation. Plane den Aufbau so, dass Projektionen, LED-Spots und Kabel vor Einbruch der Dunkelheit getestet werden können. Die vollständige Aufgaben- und Materialliste hilft dir dabei, keinen kritischen Schritt bis zum Veranstaltungstag aufzuschieben.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Genehmigungen beantragen
- 3
Künstler bestätigen
- 4
Stromplan erstellen
2 Personen
- 5
Geländeplan zeichnen
2 Personen
- 6
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Website aktualisieren
- 9
Anmeldungen öffnen
- 10
Catering reservieren
- 11
Technisches Material reservieren
- 12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 13
Nachbarn informieren
- 14
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 15
Programm veröffentlichen
- 16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 17
Ernährungswünsche erfassen
- 18
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 19
Kunstwerke und Technik befestigen
2 Personen
- 20
Wegweiser entwerfen
- 21
Armbänder und Karten bestellen
- 22
Wettervorhersage prüfen
- 23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 24
Dekoration einkaufen
2 Personen
- 25
Drucksachen abholen
- 26
Technik testen
3 Personen
- 27
Einkaufen gehen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 29
Materialien sortieren
3 Personen
Event
- 30
Location öffnen
2 Personen
- 31
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
- 32
Gelände absperren
4 Personen
- 33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 34
Infotheke aufbauen
2 Personen
- 35
Cateringtheke aufbauen
3 Personen
- 36
Lichtanlagen aufbauen
5 Personen
- 37
Projektoren und Bildschirme aufstellen
3 Personen
- 38
Kabel sicher verlegen
3 Personen
- 39
Stromanschlüsse testen
2 Personen
- 40
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 41
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 42
Programm und Lagepläne bereitlegen
2 Personen
- 43
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 44
Snacks auslegen
3 Personen
- 45
Freiwillige einweisen
3 Personen
- 46
Technische Endkontrolle durchführen
3 Personen
- 47
Infostand besetzen
2 Personen
- 48
Besucher empfangen
3 Personen
- 49
Pläne verteilen
2 Personen
- 50
Künstler begleiten
2 Personen
- 51
Lichtanlagen überwachen
3 Personen
- 52
Catering-Stand besetzen
3 Personen
- 53
Snacks servieren
3 Personen
- 54
Getränke servieren
2 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Mülleimer leeren
2 Personen
- 57
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 58
Lichtshow starten
2 Personen
- 59
Fotopunkt betreuen
- 60
Beleuchtung anpassen
2 Personen
- 61
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Lichtanlagen ausschalten
3 Personen
- 63
Catering abschließen
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Gelände aufräumen
5 Personen
- 66
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 67
Lichtinstallationen abbauen
5 Personen
- 68
Kabel und Technik einpacken
3 Personen
- 69
Abfall getrennt entsorgen
3 Personen
- 70
Location reinigen
4 Personen
- 71
Materialien zählen
2 Personen
- 72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 73
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 74
Dekoration entfernen
3 Personen
- 75
Armbänder und Schilder entfernen
2 Personen
- 76
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 77
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 78
Fotoausrüstung zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 8
- PartyzelteAnz. 4
- BiertischeAnz. 6
- HockerAnz. 16
- BarhockerAnz. 8
- Infostand
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- ProjektorenAnz. 4
- ProjektionsleinwändeAnz. 4
- MedienplayerAnz. 4
- LaptopsAnz. 3
- SteckdosenleistenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 18
- KabelkanäleAnz. 20
- KabelbinderAnz. 100
- AkkuladegeräteAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 6
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 16
- LED-LichtschläucheAnz. 10
- BaustrahlerAnz. 6
- LaternenAnz. 12
- LichtfilterAnz. 20
- Ersatz-LED-LampenAnz. 20
Dekoration
- Schwarze TücherAnz. 12
- Transparente FolieAnz. 10
- RettungsdeckenAnz. 12
- Buntes FolienpapierAnz. 20
- WimpelkettenAnz. 12
- KunststoffklemmenAnz. 100
- KabelbinderAnz. 100
- Wegweiser-SchilderAnz. 18
- Programmatische PosterAnz. 20
- Fotowand
- WegweiserAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- KühlelementeAnz. 24
- LebensmittelbehälterAnz. 20
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
- ServierschürzenAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 4
- Kehrblech und HandfegerAnz. 4
- WischmoppAnz. 4
- EimerAnz. 4
- AbfallcontainerAnz. 8
- HandfegerAnz. 4
Sicherheit
- AbsperrgitterAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 6
- Rutschfeste MattenAnz. 12
- FeuerlöscherAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 8
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Gelände, Künstler und technisches Material möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Für Projektoren, Leinwände und Medienplayer brauchst du außerdem einen festen Testtermin, nicht nur eine Lieferzusage.
- Zeichne den Geländeplan mit Kunstwerken, Stromwegen, Einlass, Infostand und Fluchtwegen. Lege Kabel nie lose über Laufwege: Verlängerungskabel und Steckdosenleisten müssen mit Kabelkanälen oder Kabelbindern gesichert werden.
- Erstelle den Stromplan vor der Bestellung der Beleuchtung. Prüfe pro Bereich, wie viele Projektoren, LED-Spots und Baustrahler gleichzeitig laufen, und halte Ersatz-LED-Lampen sowie Powerbanks für Ausfälle bereit.
- Schließe Sicherheits- und Barrierefreiheitsprüfung mindestens 14 Tage vorher ab. Informiere Nachbarn rechtzeitig und kontrolliere am Veranstaltungstag vor der Öffnung, ob Wege, Beschilderung und befestigte Kunstwerke sicher sind.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Zugangsinfos und Ernährungsabfragen feststehen. Teile Freiwillige spätestens 3 bis 5 Tage vorher in Schichten ein und gib ihnen Funkgeräte, Lageplan und eine erreichbare Ansprechperson.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher muss man ein Lichtkunstfestival planen?
- Rechne mit mindestens 3 bis 6 Monaten Vorlauf. Gelände, Genehmigungen und Künstler sollten 8 bis 12 Wochen vor dem Termin feststehen; Technik, Catering und Helfer folgen danach.
- Wie plant man den Strom für ein Lichtkunstfestival?
- Erstelle den Stromplan, sobald die Technik ausgewählt ist, idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Liste je Bereich die Geräte und ihre Leistung auf, trenne die Leitungen sinnvoll und teste die komplette Installation spätestens am Nachmittag des Veranstaltungstags.
- Wann sollte man Genehmigungen für ein Lichtkunstfestival beantragen?
- Beantrage sie mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival, bei einem größeren oder öffentlichen Gelände früher. Sicherheitsplan, Geländeplan und Angaben zu Strom, Besucherwegen und Aufbau werden häufig dafür benötigt.
- Wie viele Helfer braucht ein Lichtkunstfestival?
- Plane pro gleichzeitig betreutem Bereich mindestens eine verantwortliche Person und zusätzlich eine Person für Einlass oder Information. Für Schichten von jeweils 3 bis 4 Stunden brauchst du genug Helfer, damit niemand den gesamten Abend ohne Pause im Einsatz bleibt.
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