Zo organiseer je een lichtjestocht zonder gedoe

Begin niet met lampjes ophangen, maar met de route en het eindpunt. Leg daarna toestemming, start- en eindlocatie vast en verken de route bij voorkeur op hetzelfde tijdstip als de tocht. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verdeel je vrijwilligers over registratie, routebegeleiding en het eindpunt. In de laatste week controleer je verlichting, batterijen, weersverwachting en dieetwensen. Op de dag zelf draait alles om een herkenbaar startpunt, duidelijke routepijlen en warme dranken bij aankomst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en eindpunt vastleggen
2 personen
2
Toestemming voor de route regelen
3
Startlocatie reserveren
4
Eindlocatie reserveren
5
Route vooraf verkennen
2 personen
6
Verkeersknelpunten controleren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Lichtmaterialen controleren
2 personen
14
Batterijen testen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Hapjes en bekers klaarzetten
2 personen
17
Routekaarten afdrukken
18
Deelnemerslijsten afdrukken
19
Materialen naar locatie brengen
3 personen
20
Startpunt afzetten
3 personen
21
Informatietafel opstellen
2 personen
22
Registratiebalie inrichten
2 personen
23
Lichtgevende versiering ophangen
3 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
25
Warme dranken voorbereiden
2 personen
26
Hapjes uitstallen
2 personen
27
Routepijlen plaatsen
3 personen
28
Rustpunten verlichten
3 personen
29
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
30
Verlichting langs route controleren
3 personen
31
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
4 personen
33
Aanmeldingen afvinken
2 personen
34
Lichtjes uitdelen
3 personen
35
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
36
Groepstocht begeleiden
6 personen
37
Vooroplopende begeleider inzetten
38
Achterhoede begeleiden
2 personen
39
Rustpunt bemannen
2 personen
40
Dranken serveren
3 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Lichtjes vervangen
2 personen
44
Aankomst bij eindpunt begeleiden
4 personen
45
Slotmoment begeleiden
2 personen
46
Verloren spullen verzamelen

Nazorg

47
Routepijlen verwijderen
3 personen
48
Lichtjes en versiering afbouwen
3 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
50
Afval verzamelen
3 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Locatie schoonmaken
3 personen
53
Materialen terugbrengen
3 personen
54
Geleende materialen retourneren
2 personen
55
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 2
Tafelkleedjesaantal 6

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 10
LED-lantaarnsaantal 40
LED-theelichtenaantal 120
Zaklampenaantal 8
Hoofdlampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 80

Decoratie

Lichtgevende armbandenaantal 100
Lichtgevende halskettingenaantal 80
Papieren lantaarnsaantal 30
Routepijlenaantal 25
Reflecterende lintenaantal 10
Ballonnenaantal 50

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Megafoon
Portofoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Thermoskannenaantal 6
Schenkkanaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Thermische handschoenenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Bezemaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route minstens één keer vooraf en noteer donkere stukken, smalle doorgangen en verkeersknelpunten. Regel toestemming voordat je uitnodigingen verstuurt; een routewijziging op het laatste moment zorgt voor verwarring.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet daarin het verzameluur, de startlocatie, de verwachte duur, geschikte kleding en wat deelnemers zelf aan verlichting mogen meenemen.
Test alle LED-lantaarns, lichtslingers, theelichten, zaklampen en hoofdlampen uiterlijk de avond ervoor. Leg reservebatterijen per begeleider klaar in plaats van ze centraal in een doos te bewaren.
Wijs per routegedeelte minimaal één vrijwilliger aan en geef routebegeleiders portofoons of een andere vaste manier om contact te houden. Print deelnemerslijsten en routekaarten, ook als de route eenvoudig lijkt.
Zet bij het eindpunt vóór vertrek de tafels, bekers, thermoskannen en waterkokers klaar. Warme dranken koelen snel af; bereid ze daarom zo kort mogelijk voor aankomst en houd een reserveoplossing achter de hand bij koud weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lichtjestocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, toestemming en locaties. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de tocht, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lichtjestocht?: Reken op minimaal één vrijwilliger bij de registratie, één bij de voorhoede, één bij de achterhoede en één bij het eindpunt. Voeg extra begeleiders toe zodra de groep groter wordt of de route meerdere verkeersknelpunten heeft.
Wanneer moet je de batterijen voor een lichtjestocht testen?: Test alle batterijen en lichtmaterialen uiterlijk 1 dag vooraf. Neem reservebatterijen mee naar het startpunt en verdeel zaklampen of hoofdlampen over de routebegeleiders voordat de deelnemers vertrekken.
Wat stuur je deelnemers vóór een lichtjestocht?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de startlocatie, het verzameluur, de route of verwachte duur, kledingadvies en informatie over lichtmaterialen. Vermeld ook waar deelnemers zich registreren en waar de tocht eindigt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.