Einen Lichterlauf gut organisieren

Ein Lichterlauf beginnt nicht mit Laternen, sondern mit einer sicheren Route und einem klaren Ziel. Lege zuerst Strecke, Startort und Endlocation fest und kläre die Genehmigung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Helferplanung und die Prüfung von Engpässen auf der Strecke. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem getestete Beleuchtung, gut sichtbare Wegweiser und einen warmen, übersichtlichen Empfang am Ende.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Endpunkt festlegen
2 Personen
2
Genehmigung für die Route einholen
3
Startort reservieren
4
Endlocation reservieren
5
Route vorab erkunden
2 Personen
6
Verkehrsengpässe überprüfen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige einteilen
2 Personen
11
Wettervorhersage prüfen
12
Teilnehmerinformationen versenden
13
Lichtmaterialien kontrollieren
2 Personen
14
Batterien testen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Snacks und Becher bereitstellen
2 Personen
17
Routenpläne drucken
18
Teilnehmerlisten ausdrucken
19
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
20
Startbereich absperren
3 Personen
21
Infotisch aufbauen
2 Personen
22
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
23
Leuchtende Dekoration aufhängen
3 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
25
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
26
Snacks auslegen
2 Personen
27
Wegweiser aufstellen
3 Personen
28
Ruhepunkte beleuchten
3 Personen
29
Sicherheitsmaterial bereitstellen
2 Personen
30
Beleuchtung entlang der Route prüfen
3 Personen
31
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

32
Teilnehmende empfangen
4 Personen
33
Anmeldungen abhaken
2 Personen
34
Lichter verteilen
3 Personen
35
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
36
Gruppenwanderung betreuen
6 Personen
37
Vorauseilenden Begleiter einsetzen
38
Nachhut begleiten
2 Personen
39
Ruhebereich betreuen
2 Personen
40
Getränke servieren
3 Personen
41
Snacks servieren
3 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Lichter ersetzen
2 Personen
44
Ankunft am Zielpunkt begleiten
4 Personen
45
Abschlussmoment begleiten
2 Personen
46
Verlorene Sachen einsammeln

Nachbereitung

47
Wegweiser entfernen
3 Personen
48
Lichter und Dekoration abbauen
3 Personen
49
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
50
Abfall sammeln
3 Personen
51
Geschirr abwaschen
2 Personen
52
Location reinigen
3 Personen
53
Materialien zurückbringen
3 Personen
54
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
55
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 30
PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 2
TischdeckenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 10
LED-LaternenAnz. 40
LED-TeelichterAnz. 120
TaschenlampenAnz. 8
StirnlampenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 80

Dekoration

LeuchtarmbänderAnz. 100
Leuchtende HalskettenAnz. 80
PapierlaternenAnz. 30
WegweiserAnz. 25
Reflektierende BänderAnz. 10
BallonsAnz. 50

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
Megafon
FunkgeräteAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ThermoskannenAnz. 6
KaraffeAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ServierschalenAnz. 10
ThermohandschuheAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 6
SpülbürstenAnz. 3
BesenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Erkunde die Route mindestens einmal bei Dunkelheit und prüfe enge Stellen, schlecht beleuchtete Abschnitte und mögliche Kreuzungen. Plane zusätzlich Zeit für Absperrungen und gut sichtbare Wegweiser ein.
Kläre die Genehmigung und reserviere Start- und Endort mehrere Wochen vor dem Lauf. Erst wenn Strecke und Veranstaltungsorte bestätigt sind, solltest du die Teilnehmerzahl verbindlich planen.
Teste LED-Lichter, Laternen, Stirnlampen und Taschenlampen spätestens 3 bis 5 Tage vorher mit neuen oder geladenen Batterien. Lege Ersatzbatterien am Infotisch und bei den Helfern bereit.
Teile pro 10 bis 15 Teilnehmende mindestens eine ansprechbare Helferin oder einen Helfer ein. Eine Person sollte Start und Registrierung betreuen, während andere die Strecke und den Zielbereich im Blick behalten.
Bereite den Zielbereich mindestens 60 Minuten vor dem Start vor: Stelle Becher und Snacks bereit, fülle Thermoskannen und prüfe Wasserkocher, Verlängerungskabel sowie die Stromversorgung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Lichterlauf anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Genehmigung der Route. Für öffentliche Wege, Verkehrsengpässe oder notwendige Absperrungen kann die Bearbeitung länger dauern.
Wie viele Helfer braucht man für einen Lichterlauf?: Plane mindestens eine betreuende Person pro 10 bis 15 Teilnehmende ein. Bei Kreuzungen oder unübersichtlichen Abschnitten kommt jeweils eine zusätzliche Streckenposition hinzu.
Wie viele Batterien braucht man für einen Lichterlauf?: Halte für jedes batteriebetriebene Licht mindestens einen vollständigen Ersatzsatz bereit. Teste alle Leuchten 3 bis 5 Tage vor dem Termin und bewahre Ersatzbatterien trocken am Infotisch auf.
Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?: Schicke die wichtigsten Informationen spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Lichterlauf. Nenne Startzeit, Treffpunkt, Streckenlänge, Kleidung, Beleuchtung, Wetterhinweise und eine Kontaktperson.

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