LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Een lezing organiseren: zo pak je het aan

Begin met het programma, de spreker en het verwachte aantal bezoekers. Verstuur daarna de uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. Plan de laatste controle uiterlijk één week vooraf: bevestig de reservering, controleer de presentatie en brief de spreker. Op de dag zelf werk je van zaal en techniek naar registratie, koffiepunt en ontvangst. Zo voorkom je dat bezoekers wachten terwijl de microfoon, beamer of naamkaartjes nog geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • 1

    Uitnodigingen versturen

  • 2

    Aanmeldingen verwerken

  • 3

    Dieetwensen verzamelen

  • 4

    Herinnering versturen

  • 5

    Reservering bevestigen

  • 6

    Sprekerbriefing versturen

  • 7

    Presentatie controleren

  • 8

    Boodschappen doen

    2 personen

  • 9

    Dranken koelen

  • 10

    Naamkaartjes voorbereiden

  • 11

    Aanwezigheidslijst printen

  • 12

    Catering voorbereiden

    2 personen

  • 13

    Locatie openen

    2 personen

  • 14

    Zaal controleren

    2 personen

  • 15

    Stoelen opstellen

    3 personen

  • 16

    Tafels opstellen

    2 personen

  • 17

    Presentatietechniek aansluiten

    2 personen

  • 18

    Microfoon testen

    2 personen

  • 19

    Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • 20

    Registratiebalie inrichten

    2 personen

  • 21

    Naamkaartjes klaarleggen

  • 22

    Catering klaarzetten

    2 personen

Event

  • 23

    Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • 24

    Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • 25

    Koffie en thee serveren

    2 personen

  • 26

    Lezing begeleiden

    2 personen

  • 27

    Vragenronde begeleiden

    2 personen

  • 28

    Pauzedranken bijvullen

  • 29

    Borrelhapjes serveren

    3 personen

  • 30

    Dranken bijvullen

    2 personen

  • 31

    Netwerkborrel begeleiden

    2 personen

  • 32

    Laatste bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • 33

    Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • 34

    Servies verzamelen

    2 personen

  • 35

    Afval sorteren

    2 personen

  • 36

    Servies afwassen

    2 personen

  • 37

    Zaal schoonmaken

    3 personen

  • 38

    Meubilair terugplaatsen

    3 personen

  • 39

    Materialen inpakken

    2 personen

  • 40

    Locatie afsluiten

    2 personen

  • 41

    Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 90
  • Tafelsaantal 8
  • Spreektafel
  • Registratietafel
  • Krukkenaantal 4

Servies

  • Koffiekopjesaantal 90
  • Waterglazenaantal 90
  • Borrelbordenaantal 90
  • Vorkenaantal 90
  • Servettenaantal 200

Apparatuur

  • Laptop
  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Draadloze microfoon
  • HDMI-kabelaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 3
  • Presentatieklikker
  • Koelboxenaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Afvalbakkenaantal 4

Decoratie

  • Naamkaartjesaantal 90
  • Tafelkledenaantal 8
  • Richtingbordjesaantal 6
  • Naambord spreker

Keuken

  • Koffiekannenaantal 4
  • Theepottenaantal 2
  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveerbestekaantal 8
  • Flessenopenersaantal 2
  • Snijplankenaantal 2
  • Keukenmessenaantal 2

Schoonmaak

  • Schoonmaakemmersaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Stofzuiger
  • Schoonmaakdoekenaantal 8
  • Toiletborstelsaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Stuur de sprekerbriefing uiterlijk één week voor de lezing en vraag de presentatie minimaal 48 uur vooraf op. Controleer of de laptop, beamer, HDMI-kabel, presentatieklikker en draadloze microfoon bij elkaar passen.
  • Maak de zaalindeling op basis van het aantal aanmeldingen en zet registratie bij de ingang. Leg naamkaartjes en de geprinte aanwezigheidslijst minstens 30 minuten voor aanvang klaar.
  • Test de presentatietechniek voordat bezoekers binnenkomen: sluit de laptop aan, controleer het projectiescherm en test de microfoon vanaf de achterste rij. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar in plaats van ze pas tijdens de lezing te zoeken.
  • Koel dranken enkele uren vooraf en richt het koffiepunt in met koffiezetapparaten, waterkokers, koffiekannen en theepotten. Reken voor het eerste uur op ongeveer twee kopjes koffie of thee per bezoeker als er geen andere drankservice is.
  • Verstuur de herinnering uiterlijk 24 uur voor aanvang met begintijd, locatie en eventuele route-informatie. Houd na de registratie rekening met 10 tot 15 minuten voor binnenkomst, koffie en het vinden van een stoel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lezing organiseren?
Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf, zodat je de spreker, locatie en uitnodigingen kunt regelen. Plan de definitieve reserveringsbevestiging en catering uiterlijk 1 week voor de lezing.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een lezing?
Reserveer minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, de zaalopstelling, registratiebalie, koffiepunt en techniek. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige microfoon- en presentatietest.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een lezing?
Zet voor iedere bevestigde aanmelding één stoel klaar en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 80 aanmeldingen betekent dat 84 tot 88 stoelen, afhankelijk van de verwachte opkomst.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een lezing?
Stuur de herinnering 24 tot 48 uur voor aanvang. Vermeld naast datum en begintijd ook wanneer de deuren opengaan, zodat bezoekers niet tegelijk met de start binnenkomen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!