Comment organiser une conférence, de l’inscription à l’accueil

Une conférence réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord les inscriptions et les besoins des participants, puis les intervenants, la salle et la technique. Le jour J, l’accueil doit fonctionner avant l’arrivée du premier visiteur, tandis que le café, les boissons et le service traiteur doivent être prêts sans gêner les échanges. Ce plan vous aide à répartir les préparatifs sur plusieurs échéances et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Envoyer un rappel
5
Confirmer la réservation
6
Envoyer le briefing des intervenants
7
Vérifier la présentation
8
Faire les courses
2 personnes
9
Refroidir les boissons
10
Préparer les badges nominatifs
11
Imprimer la liste de présence
12
Préparer le service traiteur
2 personnes
13
Ouvrir le lieu
2 personnes
14
Vérifier la salle
2 personnes
15
Installer les chaises
3 personnes
16
Installer les tables
2 personnes
17
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
18
Tester le microphone
2 personnes
19
Mettre en place le point café
2 personnes
20
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
22
Mettre en place le service traiteur
2 personnes

Événement

23
Accueillir les visiteurs
3 personnes
24
Enregistrer la présence
2 personnes
25
Servir le café et le thé
2 personnes
26
Animer la conférence
2 personnes
27
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons de la pause
29
Servir les amuse-bouches
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Animer le cocktail networking
2 personnes
32
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

33
Éteindre l’équipement
2 personnes
34
Rassembler la vaisselle
2 personnes
35
Trier les déchets
2 personnes
36
Faire la vaisselle
2 personnes
37
Nettoyer la salle
3 personnes
38
Remettre le mobilier en place
3 personnes
39
Emballer le matériel
2 personnes
40
Fermer le lieu
2 personnes
41
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Table d'inscription
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 90
Plateaux apéritifsqté 90
Fourchettesqté 90
Serviettesqté 200

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Poubellesqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Nappesqté 8
Panneaux d’orientationqté 6
Panneau nominatif du conférencier

Cuisine

Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Aspirateur
Chiffons de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les invitations et les inscriptions, puis demandez les besoins alimentaires. Envoyez un rappel quelques jours avant afin de disposer d’un effectif fiable pour les badges, la liste de présence et le traiteur.
Demandez aux intervenants leur présentation à l’avance et testez chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé sur place. Vérifiez aussi le vidéoprojecteur, le câble HDMI, le cliqueur et le microphone sans fil avant l’ouverture.
Préparez la salle dans le même ordre que le parcours des visiteurs : panneaux d’orientation, table d’inscription, badges nominatifs, puis chaises et tables. Gardez la liste de présence et quelques badges vierges à portée de main.
Prévoyez un vrai temps de refroidissement pour les boissons et installez les glacières avant l’arrivée du public. Le point café nécessite plusieurs éléments distincts : machines à café, bouilloires, tasses, verres, pichets, théières et serviettes.
Ouvrez le lieu assez tôt pour contrôler les branchements et la circulation. Faites un test complet du microphone et de la présentation, puis vérifiez que les rallonges, multiprises, poubelles et accessoires de service sont bien disponibles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence ?: Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la conférence lorsque les participants doivent s’inscrire. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant pour confirmer les quantités de badges, de boissons et de restauration.
Quand demander les besoins alimentaires des participants ?: Posez la question dès l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu. Faites un dernier relevé 5 à 7 jours avant l’événement afin de transmettre un nombre précis au service traiteur.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une salle de conférence ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les chaises, les tables, l’accueil, le café et le matériel de présentation. Ajoutez 30 minutes pour tester le microphone, le vidéoprojecteur et la présentation avec un intervenant.
Que vérifier juste avant l’arrivée des visiteurs ?: Contrôlez la liste de présence, les badges, les panneaux d’orientation et le comptoir d’inscription. Faites aussi un test final du microphone et de la présentation, puis vérifiez que le café, le thé, l’eau et le service traiteur sont prêts.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.