Zo organiseer je een lezing zonder last-minute problemen

Begin met het doel en de doelgroep van de lezing, en leg daarna de spreker, datum en zaal vast. Werk vervolgens het programma uit en regel de techniek voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd aanmeldingen, dieetwensen en presentatiebestanden op één plek bij. Op de dag zelf draait alles om een korte technische test, een duidelijke ontvangst en een zaal die ruim vóór de start klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Thema en doelgroep vastleggen
2 personen
2
Spreker bevestigen
3
Programma en tijdschema maken
2 personen
4
Locatie en zaal reserveren
5
Audiovisuele apparatuur reserveren
6
Aanmeldformulier aanmaken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Aanmeldingen bevestigen
12
Sprekersinformatie toesturen
13
Presentatiebestanden verzamelen
14
Presentatiebestanden controleren
2 personen
15
Cateringhoeveelheden bepalen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Hand-outs printen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Zaal openen
2 personen
22
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
23
Stoelen opstellen
3 personen
24
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen
26
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
29
Microfoon en geluid testen
2 personen
30
Presentatie volledig testen
2 personen

Event

31
Deelnemers registreren
3 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Lezing begeleiden
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Pauzehapjes serveren
3 personen
36
Vragenronde begeleiden
2 personen
37
Informele nazit verzorgen
3 personen
38
Spreker begeleiden
39
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Servies verzamelen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
45
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
46
Afval afvoeren
2 personen
47
Apparatuur inpakken
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Achtergebleven spullen verzamelen
50
Bedankbericht aan spreker sturen
51
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikker
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkleedensetsaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Naambordjesaantal 6
Routebordenaantal 6
Programmakaartenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de spreker voordat je de uitnodiging maakt. Vraag uiterlijk twee weken vooraf om de presentatiebestanden, zodat je de laptop, beamer en het projectiescherm vooraf kunt testen.
Plan voor de techniek minimaal 60 minuten vóór aanvang. Controleer HDMI-kabels, verlengsnoeren, stekkerdozen, microfoon, luidsprekers en de presentatieklikker; neem een reservekabel mee als die beschikbaar is.
Sluit de inschrijving niet pas op de ochtend zelf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en maak daarna de cateringhoeveelheden, naamkaartjes en programmakaarten definitief.
Richt de ontvangsttafel minstens 45 minuten voor de start in. Leg naamkaartjes klaar, hang routeborden op en zorg dat bezoekers niet tegelijk de entree, kapstokken en registratietafel blokkeren.
Doe na het opstellen van de stoelen een volledige doorloop van 10 minuten: binnenkomen, registreren, starten, vragen stellen en afsluiten. Zo zie je vóór de eerste bezoeker waar kabels, zichtlijnen of looproutes problemen geven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lezing organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken de spreker, datum en locatie vast; gebruik de resterende tijd voor aanmeldingen, techniek, catering en communicatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een lezing op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten op locatie, waarvan 60 minuten voor audiovisuele apparatuur en 30 minuten voor stoelen, ontvangst en programmakaarten. Open de zaal liever 2 uur vooraf als de techniek onbekend is.
Wanneer moet je presentatiebestanden voor een lezing verzamelen?: Vraag ze uiterlijk 2 weken vóór de lezing op en controleer ze opnieuw 2 tot 3 dagen vooraf. Test iedere presentatie met dezelfde laptop, beamer en kabels die je op de dag gebruikt.
Hoeveel drank en catering heb je nodig voor een lezing?: Reken voor een bijeenkomst van ongeveer 2 uur op 2 drankjes per persoon en één koffie- of theemoment per bezoeker. Tel bij de catering 5 tot 10 procent extra voor late aanmeldingen en noteer dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.