Cómo organizar una conferencia sin improvisar
Organizar una conferencia empieza mucho antes de abrir la sala. Primero fija el tema, el público y el ponente; después cierra el programa, la sede y las inscripciones. La parte que más se retrasa suele ser técnica: recopilar y probar las presentaciones, micrófonos, proyector, cables y portátil con tiempo. En los últimos días también tendrás que ajustar el catering a las inscripciones y preparar el registro, las acreditaciones y la señalización.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el tema y el público objetivo
2 personas
- 2
Confirmar ponente
- 3
Crear el programa y el horario
2 personas
- 4
Reservar la sede y la sala
- 5
Reservar equipo audiovisual
- 6
Crear formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Distribuir material promocional
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Confirmar inscripciones
- 12
Enviar información de los ponentes
- 13
Recopilar los archivos de la presentación
- 14
Comprobar los archivos de presentación
2 personas
- 15
Determinar las cantidades del catering
- 16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 19
Imprimir handouts
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Abrir la sala
2 personas
- 22
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
- 23
Colocar las sillas
3 personas
- 24
Colocar las mesas de recepción
2 personas
- 25
Montar la mesa de registro
2 personas
- 26
Montar el punto de café y té
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
3 personas
- 28
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 29
Probar el micrófono y el sonido
2 personas
- 30
Probar completamente la presentación
2 personas
Evento
- 31
Registrar a los participantes
3 personas
- 32
Servir café y té
2 personas
- 33
Moderación de la charla
2 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 36
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
- 37
Organizar una charla informal posterior
3 personas
- 38
Acompañar al ponente
- 39
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Seguimiento
- 40
Apagar el equipo
2 personas
- 41
Recoger la vajilla
3 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 43
Lavar la vajilla
3 personas
- 44
Limpiar el rincón del café
2 personas
- 45
Limpiar la sala y los baños
3 personas
- 46
Retirar los residuos
2 personas
- 47
Empacar el equipo
2 personas
- 48
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 49
Recoger los objetos olvidados
- 50
Enviar mensaje de agradecimiento al ponente
- 51
Enviar la información de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Taburetescant. 4
- Percheroscant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Clic de presentación
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Sets de mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Pancartas con nombrescant. 6
- Señales de rutacant. 6
- Tarjetas del programacant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y el horario antes de enviar invitaciones. Así los asistentes reciben una agenda completa y puedes indicar con claridad la hora de apertura, las pausas y el final.
- Pide las presentaciones al menos 7 días antes y comprueba cada archivo en el portátil que se usará en la sala. No des por hecho que el HDMI, el clic de presentación o las fuentes funcionarán igual en todos los equipos.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Reserva un margen pequeño para cambios de última hora, pero no compres como si todos los invitados iniciales fueran a asistir.
- Prepara tarjetas de nombre, tarjetas del programa y señales de ruta el día anterior. Coloca la mesa de registro cerca de la entrada y deja el material ordenado para que una persona pueda confirmar asistentes sin buscar nada.
- Abre la sala con suficiente antelación para colocar sillas y mesas, enfriar las bebidas y probar sonido e imagen. Haz una prueba completa con micrófono inalámbrico, altavoces, proyector, pantalla, cables alargadores y regletas antes de que llegue el primer asistente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas confirmar ponentes, reservar una sala y gestionar inscripciones. Deja cerrados el programa, el equipo audiovisual y el catering al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que pedir las presentaciones a los ponentes?
- Pídelas como mínimo 7 días antes de la conferencia y fija una fecha límite de 3 días antes para recibir cambios. Prueba los archivos definitivos en el portátil y el proyector que estarán en la sala.
- ¿Cuánto catering necesito para una conferencia?
- Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y revisa el número 3 o 4 días antes. Para una pausa de una hora, prevé una bebida y una ración de comida por asistente, ajustando las opciones a las preferencias dietéticas recogidas.
- ¿Cuánto antes hay que abrir la sala de una conferencia?
- Abre la sala entre 90 y 120 minutos antes del inicio. Ese margen permite limpiar la entrada, colocar sillas y mesas, montar el registro, enfriar bebidas y resolver problemas de sonido, proyección o cables.
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