Zo organiseer je een lentemarkt zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en benodigde vergunningen voordat je kraamhouders benadert. Werk daarna de marktindeling uit en leg vast hoeveel standplaatsen, kramen, tenten en stroompunten nodig zijn. Zodra deelnemers zich aanmelden, verzamel je hun gegevens en dieetwensen en communiceer je duidelijk over opbouw, bereikbaarheid en slecht weer. Plan de laatste week vooral voor bevestigingen, boodschappen, bewegwijzering en het controleren van materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Marktindeling uitwerken
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Deelnemers inschrijven
2 personen
6
Standplaatsen bevestigen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sociale media publiceren
9
Buurtposters ophangen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Kramen en tenten reserveren
14
Stroomvoorziening reserveren
15
Afvalinzameling afspreken
16
Weersverwachting controleren
17
Slechtweerplan communiceren
2 personen
18
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Programma afdrukken
21
Marktkramers informeren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
25
Versiering voorbereiden
2 personen
26
Route en parkeerbordjes maken
27
Koffieapparaten testen
2 personen

Event

28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Terrein afzetten
2 personen
30
Tenten opbouwen
4 personen
31
Kramen opbouwen
6 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Stroom aansluiten
2 personen
34
Verlichting ophangen
3 personen
35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Kraamhouders ontvangen
2 personen
38
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
39
Kraamdoeken bevestigen
4 personen
40
Hapjes voorbereiden
4 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
43
Infobalie inrichten
2 personen
44
Contant geld klaarleggen
45
Toiletten controleren
46
Vrijwilligers instrueren
2 personen
47
Deuren openen
2 personen
48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Infobalie bemannen
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten bijvullen
55
Tafels schoonhouden
2 personen
56
Marktkramers ondersteunen
2 personen
57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
58
Verkoop sluiten
2 personen
59
Marktkramers uitchecken
2 personen
60
Kassa en documenten veiligstellen
2 personen

Nazorg

61
Kramen afbreken
6 personen
62
Tenten afbreken
4 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Versiering verwijderen
3 personen
67
Verlichting afkoppelen
2 personen
68
Materialen sorteren
3 personen
69
Koelboxen legen
2 personen
70
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Posters verwijderen
2 personen
73
Afvalcontainers terugbrengen
2 personen
74
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 20
Kraamtafelsaantal 20
Bistrotafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Kraamdoekenaantal 20
Kleedjesaantal 20
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Parasolvoetenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Gebaksbordjesaantal 150
Eetbordenaantal 120
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Koffieapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Geldkistjesaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Handlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2
Serveerkannenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Papieren bloemenaantal 40
Bloempottenaantal 20
Tafelboekettenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Tafelnummersaantal 20
Tafellopersaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling vast voordat je standplaatsen bevestigt. Houd ruimte vrij voor looppaden, afzetpalen, kabelmatten en een duidelijke route naar catering en toiletten; anders passen kramen en tenten op de dag zelf vaak niet zoals gepland.
Benader kraamhouders vroeg en stuur na hun inschrijving een bevestiging met standplaats, opbouwtijd, stroomafspraken en contactpersoon. Controleer de deelnemersgegevens nogmaals uiterlijk 7 dagen vooraf, omdat wijzigingen anders blijven liggen.
Bereken catering per onderdeel in plaats van alleen per bezoeker. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en tel extra koffie, thee en servies op basis van piekmomenten; dieetwensen verzamel je vóór je boodschappen doet.
Regel stroom en kabels samen met de kramen en tenten. Reserveer verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten en maak vooraf duidelijk welke apparaten tegelijk gebruikt mogen worden, zodat koffieapparaten en waterkokers niet op één overbelaste groep staan.
Maak het slechtweerplan uiterlijk 3 dagen voor de markt bekend en controleer die ochtend opnieuw de weersverwachting. Zet houdbare voorraad en materialen eerder klaar, maar haal vers eten en kwetsbare versiering pas zo laat mogelijk tevoorschijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lentemarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van kraamhouders. Reserveer kramen, tenten en stroom uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf, omdat deze voorzieningen niet altijd direct beschikbaar zijn.
Hoeveel kraamhouders heb je nodig voor een lentemarkt?: Dat hangt af van de locatie en de gewenste loopruimte, maar bepaal eerst het aantal beschikbare standplaatsen in de marktindeling. Houd per kraam extra ruimte voor een looppad en leg het definitieve aantal uiterlijk 2 weken vooraf vast, zodat je deelnemers tijdig kunt bevestigen.
Wanneer moet je deelnemers van een lentemarkt informeren?: Stuur de eerste praktische informatie zodra een standplaats is bevestigd en stuur een laatste bericht 3 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin opbouwtijd, route, stroomgebruik, contactpersoon, slechtweerplan en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel drank heb je nodig op een lentemarkt?: Gebruik voor het eerste uur als uitgangspunt 2 tot 3 drankjes per persoon en splits dat over koffie, thee, water en andere dranken. Tel extra voorraad op bij warm weer of een programma dat langer dan 2 uur duurt en controleer dieetwensen vóór het inkopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.