Comment organiser un marché de printemps, étape par étape

Un marché de printemps se prépare d’abord sur papier : date, lieu, autorisations et plan des stands doivent être verrouillés avant de communiquer. Prévoyez ensuite le recrutement des exposants, les inscriptions et les besoins alimentaires, puis réservez les tentes, stands, tables et branchements électriques. À l’approche du jour J, les détails souvent oubliés sont la signalétique, le plan mauvais temps, les câbles sécurisés et la gestion des déchets. Ce plan regroupe les 74 tâches et 61 fournitures nécessaires pour avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Inscrire les participants
2 personnes
6
Confirmer les emplacements de stand
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier sur les réseaux sociaux
9
Afficher les affiches de quartier
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
13
Réserver les stands et les tentes
14
Réserver l’alimentation électrique
15
Organiser la collecte des déchets
16
Vérifier les prévisions météo
17
Communiquer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
18
Vérifier les données des participants
2 personnes
19
Concevoir la signalétique
20
Imprimer le programme
21
Informer les exposants
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
25
Préparer la décoration
2 personnes
26
Créer les panneaux de direction et de stationnement
27
Tester les machines à café
2 personnes

Événement

28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Balisage du site
2 personnes
30
Monter les tentes
4 personnes
31
Monter les stands
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Brancher l’électricité
2 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Installer la signalisation
2 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
38
Attribuer les emplacements
2 personnes
39
Fixer les tentures de stand
4 personnes
40
Préparer les en-cas
4 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
44
Préparer l'argent liquide
45
Vérifier les toilettes
46
Briefer les bénévoles
2 personnes
47
Ouvrir les portes
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Tenir le stand d’information
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Réapprovisionner les toilettes
55
Garder les tables propres
2 personnes
56
Soutenir les commerçants du marché
2 personnes
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
58
Clôturer les ventes
2 personnes
59
Encaisser les exposants
2 personnes
60
Sécuriser la caisse et les documents
2 personnes

Suivi

61
Démonter les stands
6 personnes
62
Démonter les tentes
4 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Débrancher l’éclairage
2 personnes
68
Trier les matériaux
3 personnes
69
Vider les glacières
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Retirer les affiches
2 personnes
73
Rapporter les conteneurs à déchets
2 personnes
74
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tables de standqté 20
Tables bistrotqté 10
Chaises pliantesqté 60
Draps de standqté 20
Couverturesqté 20
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Pieds de parasolqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Caisses à monnaieqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Balances de cuisineqté 2
Carafes de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Fleurs en papierqté 40
Pots de fleursqté 20
Bouquets de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Badges nominatifsqté 30
Numéros de tableqté 20
Chemins de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations. Faites valider l’aménagement avant de confirmer les emplacements : chaque stand doit avoir sa place, son accès et, si nécessaire, une table ou une tente.
Lancez les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre d’exposants et leurs besoins. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, l’électricité et le matériel particulier afin d’éviter les changements de dernière minute.
Réservez les tentes, stands et tables en fonction du plan final, pas d’une estimation vague. Ajoutez les éléments de sécurité souvent oubliés : pieds de parasol, poteaux, ruban de balisage et passe-câbles.
Calculez le catering à partir des inscriptions confirmées et prévoyez les boissons chaudes avec machines à café, bouilloires et thermos. Pour le service, comptez séparément gobelets, tasses, assiettes, couverts, plateaux et pinces afin de ne pas manquer d’un seul élément.
Préparez un plan météo écrit et communiquez-le aux exposants avant l’événement. Vérifiez les prévisions quelques jours avant, puis contrôlez le jour J les stocks, les branchements, la signalétique, les caisses et les terminaux de paiement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de printemps ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de recruter les participants, de réserver les tentes et de préparer la communication.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de printemps ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription, puis confirmez les emplacements et les besoins de chaque exposant au plus tard 2 semaines avant l’ouverture.
Combien de boissons prévoir pour un marché de printemps ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 par personne et par heure supplémentaire. Ajustez le calcul selon la durée, la météo et la part de café, thé et boissons fraîches prévue.
Que faire en cas de pluie pour un marché de printemps ?: Préparez une décision au plus tard 48 heures avant l’événement et communiquez clairement le plan aux exposants. Précisez si les stands sont déplacés sous les tentes, si certains emplacements changent et qui vérifie la sécurité des câbles et du sol.

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