Zo organiseer je een ledendag zonder last-minute gedoe

Begin een ledendag niet met de boodschappen, maar met de ledenlijst, datum en locatie. Daarna leg je de aanmeldingen vast, verzamel je dieetwensen en werk je het programma uit. Pas wanneer het aantal deelnemers bekend is, bestel je servies, dranken en eten. Plan op de dag zelf tijd voor de opbouw van registratie, buffet, bewegwijzering en netwerkactiviteiten. Zo voorkom je dat naamkaartjes ontbreken, de zaal niet past of koffie en koeling pas tijdens het programma worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ledenlijst samenstellen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Locatie en zaal reserveren
6
Tafels en stoelen reserveren
7
Programma uitschrijven
8
Netwerkactiviteiten voorbereiden
2 personen
9
Leveranciers en locatie bevestigen
10
Definitieve deelnemerslijst maken
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Programma en bewegwijzering printen
13
Aanmeldformulieren printen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Herbruikbare materialen verzamelen
2 personen
17
Apparatuur controleren
2 personen
18
Naamkaartjes sorteren
2 personen
19
Groenten en fruit voorbereiden
3 personen
20
Koude gerechten voorbereiden
3 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Locatie openen en controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Tafels dekken
3 personen
25
Buffet en drankenpunt inrichten
3 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Bewegwijzering ophangen
2 personen
28
Registratietafel klaarzetten
2 personen
29
Koffie en thee klaarmaken
2 personen

Event

30
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
31
Bezoekers registreren
2 personen
32
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Programmaonderdelen begeleiden
2 personen
35
Netwerktafels begeleiden
3 personen
36
Hapjes uitserveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Buffet opbouwen
3 personen
39
Diner uitserveren
4 personen
40
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
41
Servies afruimen
3 personen
42
Toiletten controleren
43
Afvalbakken legen
2 personen
44
Laatste consumptieronde serveren
2 personen

Nazorg

45
Meubilair afbreken
4 personen
46
Decoratie verwijderen
2 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Materialen inpakken
2 personen
50
Afval afvoeren
2 personen
51
Geleende materialen retourneren
2 personen
52
Overgebleven eten verwerken
2 personen
53
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 2
Registratietafel
Stoelenaantal 55
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Soepkommenaantal 30
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Ballonnenpompaantal 2
Naamkaartjesaantal 60
Tafeldecoratieaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks‌messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stel de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor de ledendag vast. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, catering, tafelindeling en het controleren van dieetwensen.
Plan de opbouw minimaal 2 uur vóór de ontvangst. In die tijd kun je tafels en stoelen plaatsen, de registratietafel inrichten, bewegwijzering ophangen en apparatuur testen.
Zet dieetwensen niet alleen op de boodschappenlijst, maar ook bij de buffetindeling. Houd per bijzonder dieet minstens één duidelijk herkenbare portie apart en gebruik aparte serveertangen.
Maak het programma op tijd concreet: noteer per onderdeel een begintijd, eindtijd en verantwoordelijke. Reserveer voor registratie minstens 30 minuten vóór de start, zodat binnenkomende leden niet door het eerste onderdeel lopen.
Controleer op de avond ervoor of er genoeg drinkglazen, koffiekopjes, servies en verlengkabels zijn. Zet dranken enkele uren vóór aanvang koud en leg naamkaartjes per alfabet of groep klaar bij de registratietafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ledendag organiseren?: Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf met de ledenlijst, locatie en uitnodigingen. Leg het programma en de leveranciers uiterlijk 2 weken vooraf vast en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de ledendag.
Hoeveel tijd heb je nodig om een ledendag op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor een zaal met tafels, stoelen, buffet, registratie en bewegwijzering. Voeg 30 minuten toe als je ook koffieapparatuur, flip-overs of andere apparatuur moet testen.
Wanneer maak je de definitieve deelnemerslijst voor een ledendag?: Maak de definitieve lijst 3 dagen vóór de bijeenkomst. Dan kun je naamkaartjes sorteren, dieetwensen doorgeven en de hoeveelheden eten, drinken en servies controleren.
Hoeveel eten en drinken moet je inkopen voor een ledendag?: Baseer de inkoop op het definitieve aantal aanmeldingen en tel voor de eerste 2 uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon. Neem voor buffetgerechten een kleine reserve mee, bijvoorbeeld 5 tot 10 procent, zodat een onverwachte extra deelnemer niet direct een tekort veroorzaakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.