Organiser une journée des membres, étape par étape

Une journée des membres se prépare d’abord avec une liste fiable, puis avec un calendrier qui verrouille les inscriptions, la salle et le repas. Commencez par recueillir les disponibilités et les besoins alimentaires avant de finaliser le programme. La dernière semaine sert à confirmer les fournisseurs, les participants et le matériel. Le jour même, prévoyez un accueil distinct, un buffet installé à l’avance et des indications visibles pour éviter les files et les questions répétées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des membres
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver le lieu et la salle
6
Réserver des tables et des chaises
7
Rédiger le programme
8
Préparer les activités de networking
2 personnes
9
Confirmer les fournisseurs et le lieu
10
Établir la liste définitive des participants
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Imprimer le programme et la signalétique
13
Imprimer les formulaires d'inscription
14
Vérifier la liste des courses
15
Faire les courses
3 personnes
16
Rassembler le matériel réutilisable
2 personnes
17
Vérifier l'équipement
2 personnes
18
Trier les badges nominatifs
2 personnes
19
Préparer les fruits et légumes
3 personnes
20
Préparer des plats froids
3 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Dresser les tables
3 personnes
25
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
26
Suspendre la décoration
2 personnes
27
Installer la signalétique
2 personnes
28
Préparer la table d'inscription
2 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

30
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
31
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
32
Distribuer les badges
2 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Animer les différents temps du programme
2 personnes
35
Encadrer les tables de réseautage
3 personnes
36
Servir les amuse-bouches
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Monter le buffet
3 personnes
39
Servir le dîner
4 personnes
40
Servir les repas adaptés
2 personnes
41
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Vider les poubelles
2 personnes
44
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes

Suivi

45
Démonter le mobilier
4 personnes
46
Retirer la décoration
2 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Nettoyer le lieu
4 personnes
49
Emballer le matériel
2 personnes
50
Évacuer les déchets
2 personnes
51
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
52
Traiter les restes
2 personnes
53
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Tables de buffetqté 2
Table d'inscription
Chaisesqté 55
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 30
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12

Décoration

Ballonsqté 50
Pompe à ballonsqté 2
Badges nominatifsqté 60
Décoration de tableqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lancez les invitations au moins 4 semaines avant la journée et fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de relancer les absents et de traiter les besoins alimentaires.
Réservez la salle, les tables et les chaises dès que la date est arrêtée. Pour une journée avec repas et échanges, prévoyez environ 1 table d’inscription, 1 espace buffet et suffisamment de sièges pour tous les participants confirmés.
Finalisez le programme 5 à 7 jours avant l’événement, puis imprimez les horaires, la signalétique et les formulaires d’inscription. Gardez quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Préparez les badges nominatifs après la clôture des inscriptions, idéalement 2 ou 3 jours avant. Triez-les par ordre alphabétique et placez-les à la table d’accueil avec des feutres pour corriger une erreur rapidement.
Le matin même, arrivez au moins 2 heures avant l’accueil : vérifiez l’équipement, installez les tables et les chaises, mettez les boissons au frais et préparez le buffet. Les plats froids et les fruits peuvent être préparés la veille pour réduire la pression sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée des membres ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une organisation confortable. Les invitations et la réservation de la salle partent au début, tandis que les badges, les achats et la confirmation finale se font pendant la dernière semaine.
Quand envoyer les invitations pour une journée des membres ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue. Fixez une échéance d’inscription 7 à 10 jours avant afin de confirmer le nombre de participants, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
Quand préparer les badges nominatifs ?: Préparez-les 2 ou 3 jours avant, après la clôture des inscriptions. Imprimez quelques badges vierges supplémentaires et gardez des feutres à la table d’inscription pour les corrections le jour même.
À quelle heure faut-il arriver le jour de la journée des membres ?: Prévoyez une arrivée environ 2 heures avant l’accueil. Ce délai permet d’ouvrir et de vérifier la salle, installer les tables, dresser le buffet, contrôler les rallonges et mettre les boissons au frais.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.