Zo organiseer je een ledencongres zonder losse eindjes

Een ledencongres organiseren begint niet met de catering, maar met een haalbaar programma en een locatie die de publieksstroom aankan. Leg eerst datum, programmaonderdelen en sprekers vast; open daarna de aanmeldingen en verzamel dieetwensen en presentaties. In de laatste week draait alles om aantallen, techniek en naamkaartjes. Op de dag zelf heb je vooral baat bij een draaiboek met tijden, verantwoordelijken en een aparte controle van ontvangst, zaalopstelling en presentatiemateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers uitnodigen
4
Programma publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Sprekersinformatie verzamelen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Naamkaartjeslijst maken
11
Catering bestellen
12
Techniek reserveren
13
Presentaties verzamelen
14
Draaiboek afdrukken
15
Route-informatie versturen
16
Naamkaartjes printen
17
Programmafolders printen
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Catering controleren
2 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Materialen klaarzetten
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen opstellen
3 personen
26
Registratiebalie inrichten
2 personen
27
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
28
Presentatieruimte inrichten
3 personen
29
Projector aansluiten
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Presentaties klaarzetten
32
Koffiepunt opbouwen
2 personen
33
Buffetruimte opbouwen
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Allergeneninformatie plaatsen

Event

37
Deelnemers ontvangen
4 personen
38
Aanwezigheid registreren
3 personen
39
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
40
Welkomstkoffie serveren
3 personen
41
Opening begeleiden
2 personen
42
Sprekers ontvangen
2 personen
43
Presentaties bedienen
44
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
45
Koffiepauze verzorgen
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Servies aanvullen
2 personen
48
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
49
Stembriefjes uitdelen
2 personen
50
Stemming begeleiden
3 personen
51
Stemmen tellen
3 personen
52
Borrelhapjes serveren
3 personen
53
Buffet klaarzetten
4 personen
54
Buffet openen
2 personen
55
Buffet bijvullen
3 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Dessert uitserveren
3 personen
59
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
60
Laatste consumptieronde verzorgen
2 personen
61
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Buffet opruimen
3 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Presentatieruimte leegruimen
3 personen
67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Koelboxen legen
2 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
73
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
74
Bedankbericht versturen
75
Presentaties naar leden sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Klaptafelsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 130
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Koffielepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Presentatieklikker
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 110
Tafelkleedjesaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Pennenbakjesaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmelddeadline minimaal 7 dagen vóór het congres. Gebruik daarna het definitieve aantal deelnemers voor catering, naamkaartjes, programmafolders en de tafelindeling.
Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Test elke laptop, projector, HDMI-kabel en microfoon vóór de ontvangst van de eerste bezoekers.
Maak het draaiboek per tijdsblok, inclusief opbouw, ontvangst, pauzes en afbouw. Zet bij elke taak één verantwoordelijke en druk minstens 2 exemplaren af voor de organisatie.
Richt de ontvangstruimte in met een registratietafel, naamkaartjeslijst en route-informatie. Leg naamkaartjes alfabetisch klaar; dat voorkomt zoeken wanneer meerdere leden tegelijk binnenkomen.
Tel servies, stoelen en techniek op basis van het definitieve deelnemersaantal en controleer de locatie bij opening opnieuw. Reserveer extra tijd voor tafels, stoelen, buffetten, koffiezetapparaten en kabels, omdat juist die spullen vaak pas tijdens de opbouw worden gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ledencongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Nodig sprekers daarna zo snel mogelijk uit, zodat je uiterlijk 4 weken vooraf kunt publiceren en uitnodigen.
Wanneer moet je de catering voor een ledencongres bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmelddeadline voorbij is, meestal 7 dagen vóór het congres. Geef dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers direct door en controleer de levering op de dag zelf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een congreslocatie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, buffet en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige test van beeld, geluid en presentaties.
Wanneer print je naamkaartjes en programmafolders?: Print naamkaartjes en programmafolders 1 tot 2 werkdagen vooraf, nadat de deelnemerslijst en het programma zijn gecontroleerd. Houd een kleine set blanco kaartjes achter voor late wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.