Organiser un congrès des membres sans rien laisser au dernier moment

Un congrès des membres se prépare dans un ordre précis : date et programme, lieu, intervenants, inscriptions, puis logistique. Commencez par bloquer le contenu et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions. Les informations alimentaires, les badges, les présentations et le matériel technique demandent ensuite un suivi séparé. La dernière semaine doit servir aux vérifications, pas aux décisions importantes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Inviter les intervenants
4
Publier le programme
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Rassembler les informations sur les intervenants
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Créer la liste des badges nominatifs
11
Commander le catering
12
Réserver la technique
13
Rassembler les présentations
14
Imprimer le déroulé
15
Envoyer les informations sur l’itinéraire
16
Imprimer les badges nominatifs
17
Imprimer les programmes
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Vérifier le catering
2 personnes
20
Tester la technique
2 personnes
21
Préparer le matériel
2 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
28
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
29
Brancher le projecteur
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Préparer les présentations
32
Installer le point café
2 personnes
33
Installer l’espace buffet
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Afficher les informations sur les allergènes

Événement

37
Accueillir les participants
4 personnes
38
Enregistrer la présence
3 personnes
39
Distribuer les badges
2 personnes
40
Servir le café de bienvenue
3 personnes
41
Accompagner l'ouverture
2 personnes
42
Accueillir les intervenants
2 personnes
43
Animer les présentations
44
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
45
Assurer la pause café
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner la vaisselle
2 personnes
48
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
49
Distribuer les bulletins de vote
2 personnes
50
Gérer l’ambiance
3 personnes
51
Compter les votes
3 personnes
52
Servir les amuse-bouches
3 personnes
53
Mettre le buffet en place
4 personnes
54
Ouvrir le buffet
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
56
Servir les repas diététiques
2 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Servir le dessert
3 personnes
59
Animer le cocktail networking
3 personnes
60
Assurer le dernier tour de boissons
2 personnes
61
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Démonter le buffet
3 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Vider l’espace de présentation
3 personnes
67
Remettre le mobilier en place
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Vider les glacières
2 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Évacuer les emballages vides
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement
75
Envoyer les présentations aux membres

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 110
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Tables pliantesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 130
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Cuillères à caféqté 120
Couverts de serviceqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Cliqueur de présentation
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 4
Batteries externesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Louchesqté 12

Décoration

Porte-nomsqté 110
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Pots à stylosqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et le lieu avant d’inviter les intervenants. Gardez une marge d’au moins 30 minutes dans le déroulé pour les transitions, les questions et les retards.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est publiable et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Arrêtez les inscriptions ou faites un point définitif 7 jours avant le congrès pour confirmer le traiteur et les badges.
Demandez les présentations aux intervenants au plus tard 3 jours avant l’événement. Testez chaque ordinateur, projecteur, écran, microphone, câble HDMI et cliqueur avant l’arrivée des participants.
Préparez l’accueil avec une table d’inscription, les badges classés par ordre alphabétique et les programmes imprimés. Prévoyez aussi un espace pour les manteaux avec portants et cintres afin d’éviter un attroupement à l’entrée.
Contrôlez le buffet et le café avant l’ouverture du lieu. Comptez séparément les tasses, verres, assiettes, couverts, rallonges et multiprises : ce sont les petits éléments souvent oubliés alors qu’ils bloquent immédiatement l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès des membres ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date. Les premières étapes sont la réservation du lieu, la construction du programme et l’invitation des intervenants ; les inscriptions peuvent ensuite être ouvertes dès que ces éléments sont confirmés.
Quand envoyer les invitations pour un congrès ?: Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant le congrès, avec le programme et le formulaire d’inscription. Faites un rappel environ 14 jours avant, puis arrêtez les modifications de capacité et de restauration 7 jours avant.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers définitifs au plus tard 3 jours avant l’événement. Conservez-les au même endroit, vérifiez leur ouverture sur l’ordinateur prévu et testez les vidéos ou les polices avant le jour J.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez 2 à 3 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et la technique. Ouvrez ensuite la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée du public pour effectuer un dernier contrôle sans participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.