Zo organiseer je een ledenbijeenkomst zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, het programma en de locatie; pas daarna leg je catering en uitnodigingen vast. Bij een ledenbijeenkomst draait de voorbereiding vooral om een betrouwbare deelnemerslijst, duidelijke informatie en een ontvangst die meteen werkt. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en stuur het programma vooraf mee. Plan de opbouw ruim voor de inloop, zodat registratie, buffet, koffiepunt en techniek afzonderlijk getest kunnen worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma naar deelnemers sturen
9
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
10
Aanwezigheidslijst afdrukken
11
Cateringdetails bevestigen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Locatie controleren
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Registratietafel inrichten
2 personen
19
Naamkaartjes klaarleggen
20
Buffet opbouwen
3 personen
21
Koffiepunt inrichten
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Hapjes klaarzetten
2 personen
25
Briefing ontvangstteam
3 personen

Event

26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Openingswoord verzorgen
31
Presentatie begeleiden
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Netwerkronde begeleiden
2 personen
35
Buffet openen
36
Buffet bijvullen
3 personen
37
Servies verzamelen
2 personen
38
Koffie en thee bijvullen
2 personen
39
Afsluiting aankondigen
40
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Afval verzamelen
2 personen
42
Buffet afbreken
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Meubilair terugplaatsen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Techniek opruimen
2 personen
47
Versiering verwijderen
2 personen
48
Gevonden voorwerpen verzamelen
49
Huurmaterialen retourneren
2 personen
50
Restanten gekoeld opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10

Catering

Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Boodschappen

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Krijtbordenaantal 3
Ballonnenaantal 50
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Sponsjesaantal 6

Tips

Werk met één actuele deelnemerslijst en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de bijeenkomst. Gebruik die lijst voor bevestigingen, dieetwensen, naamkaartjes en de catering; losse mailtjes veroorzaken snel dubbele of vergeten registraties.
Stuur het programma uiterlijk drie dagen vooraf naar de deelnemers. Vermeld daarin ook het begintijdstip, de locatie, de route en eventuele voorbereiding, zodat het ontvangstteam op de dag zelf minder hoeft uit te leggen.
Plan de opbouw minstens 90 minuten voor de inloop. Zet de registratietafel bij de entree, leg de naamkaartjes en aanwezigheidslijst klaar en controleer tegelijk of buffet, koffiepunt en garderobe logisch bereikbaar zijn.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee en controleer vooral het geluid op de plekken waar leden zullen zitten.
Bevestig de cateringdetails kort voor de bijeenkomst nog één keer: aantal deelnemers, dieetwensen, serveermoment en materiaal. Koel dranken op tijd en controleer of er naast glazen ook voldoende borden, bestek, serveerschalen en opscheplepels klaarliggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ledenbijeenkomst organiseren?: Leg de datum, het programma en de locatie bij voorkeur vier tot zes weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de bijeenkomst, zodat catering en naamkaartjes op tijd geregeld zijn.
Wanneer stuur je het programma van een ledenbijeenkomst?: Stuur het programma uiterlijk drie dagen vooraf naar alle aangemelde deelnemers. Zo kunnen zij zich voorbereiden en kan het ontvangstteam op de dag zelf volstaan met korte praktische aanwijzingen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een ledenbijeenkomst?: Reken minimaal 90 minuten voor de opbouw en controles. In die tijd richt je registratie, buffet en koffiepunt in, plaats je tafels en stoelen en test je alle audiovisuele apparatuur.
Wanneer bevestig je de catering voor een ledenbijeenkomst?: Bevestig de cateringdetails twee tot drie werkdagen vooraf. Controleer dan opnieuw het aantal deelnemers, de dieetwensen, het serveermoment en of servies, glazen en serveermateriaal beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.