Cómo organizar una reunión de miembros sin dejar cabos sueltos
Organiza la reunión en este orden: fecha y programa, lugar, catering, invitaciones e inscripciones. Después confirma asistentes y preferencias dietéticas antes de cerrar el servicio de comida. En los días previos, prepara acreditaciones, lista de asistencia, materiales y equipos. El día del encuentro, reserva tiempo para revisar el lugar, montar el registro, buffet y café, y probar la técnica antes de que llegue el primer miembro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Reservar el catering
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Confirmar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Enviar el programa a los participantes
- 9
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 10
Imprimir la lista de asistencia
- 11
Confirmar los detalles del catering
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Enfriar bebidas
2 personas
- 14
Reunir los materiales
2 personas
- 15
Comprobar el lugar
2 personas
- 16
Montar mesas
3 personas
- 17
Colocar las sillas
3 personas
- 18
Montar la mesa de registro
2 personas
- 19
Preparar tarjetas con nombres
- 20
Montar el buffet
3 personas
- 21
Montar el punto de café
2 personas
- 22
Colgar la decoración
2 personas
- 23
Probar la técnica
2 personas
- 24
Preparar los aperitivos
2 personas
- 25
Briefing del equipo de recepción
3 personas
Evento
- 26
Recibir a los invitados
3 personas
- 27
Registrar la asistencia
2 personas
- 28
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 29
Servir café y té
2 personas
- 30
Dar el discurso de apertura
- 31
Coordinar la presentación
2 personas
- 32
Servir aperitivos
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Coordinar la ronda de networking
2 personas
- 35
Abrir el buffet
- 36
Reponer el bufé
3 personas
- 37
Recoger la vajilla
2 personas
- 38
Reponer café y té
2 personas
- 39
Anunciar el cierre
- 40
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Desmontar el bufé
3 personas
- 43
Lavar la vajilla
3 personas
- 44
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 45
Limpiar el lugar
3 personas
- 46
Recoger el equipo técnico
2 personas
- 47
Retirar la decoración
2 personas
- 48
Recoger objetos perdidos
- 49
Devolver el material alquilado
2 personas
- 50
Guardar los restos refrigerados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharascant. 60
- Cucharonescant. 10
Catering
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Compras
Equipo
- Portátilescant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Pizarrascant. 3
- Globoscant. 50
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Esponjascant. 6
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar las invitaciones; deja al menos 3 semanas para recibir inscripciones y organizar la recepción.
- Pide las preferencias dietéticas al registrarse y confirma el número final con el catering entre 3 y 5 días antes. Así evitas modificar el buffet cuando ya está montado.
- Prepara las tarjetas de nombre y la lista de asistencia como mínimo 1 día antes. Lleva algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora.
- Planifica el montaje con al menos 2 horas de margen: primero mesas y sillas, después el registro, el buffet y el punto de café. Enfría las bebidas durante ese mismo periodo.
- Prueba portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables y regletas 60 minutos antes del inicio. El equipo de recepción debe conocer quién aparece en la lista y cómo resolver una inscripción pendiente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de miembros?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva primero el lugar y el catering; envía las invitaciones cuando el programa y la fecha estén cerrados, idealmente 3 semanas antes.
- ¿Cuándo se debe cerrar el número de asistentes para el catering?
- Confirma el número final entre 3 y 5 días antes de la reunión. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering junto con el total definitivo.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una reunión de miembros?
- Calcula al menos 2 horas para colocar mesas, sillas, registro, buffet, café y decoración. Añade 60 minutos para probar la presentación y hacer el briefing del equipo de recepción.
- ¿Qué hay que preparar en la mesa de registro?
- Coloca la lista de asistencia, las tarjetas de nombre y material para corregir cambios. Tenlo listo 30 minutos antes de abrir la recepción y prepara tarjetas en blanco para quienes se inscriban al llegar.
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