Zo organiseer je een LARP-evenement
Begin een LARP-evenement niet met kostuums of decor, maar met de speelbare basis: locatie, datum, deelnemerslimiet, spelregels en verhaallijn. Werk daarna de rollen, NPC’s, personages en spelkaarten uit, zodat iedere deelnemer weet wat er tijdens het spel gebeurt. Plan veiligheid en gedragscode tegelijk met de spelindeling. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, kostuums, rekwisieten, catering en een draaiboek voor de uitvoeringsdag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Evenementdatum bevestigen
- 3
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
- 4
Spelregels uitwerken
3 personen
- 5
Verhaallijn schrijven
3 personen
- 6
Rollen verdelen
3 personen
- 7
NPC-rollen beschrijven
2 personen
- 8
Spelgebied indelen
2 personen
- 9
Veiligheidsregels opstellen
2 personen
- 10
Gedragscode opstellen
2 personen
- 11
Aanmeldformulier maken
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Kostuuminformatie versturen
- 16
Personages registreren
2 personen
- 17
Personagekaarten maken
3 personen
- 18
Spelkaarten schrijven
3 personen
- 19
Rekwisieten verzamelen
3 personen
- 20
Kostuums controleren
2 personen
- 21
Decorstukken maken
4 personen
- 22
Naambadges maken
2 personen
- 23
Draaiboek afdrukken
- 24
Deelnemerslijst afdrukken
- 25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 26
Boodschappen doen
3 personen
- 27
Kostuums klaarleggen
2 personen
- 28
Rekwisieten verpakken
2 personen
- 29
Voedsel gekoeld opslaan
2 personen
Event
- 30
Locatie openen
2 personen
- 31
Ruimtes controleren
2 personen
- 32
Tafels opstellen
4 personen
- 33
Stoelen plaatsen
4 personen
- 34
Spelzones markeren
3 personen
- 35
Decoratie ophangen
3 personen
- 36
Rekwisieten plaatsen
3 personen
- 37
Registratietafel inrichten
2 personen
- 38
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 39
Dranken koud zetten
2 personen
- 40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 41
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 42
Maaltijd voorbereiden
4 personen
- 43
Techniek testen
2 personen
- 44
Briefing voor spelleiding
5 personen
- 45
NPC's briefen
4 personen
- 46
Inschrijving openen
2 personen
- 47
Deelnemers verwelkomen
3 personen
- 48
Speluitleg geven
3 personen
- 49
Personages uitdelen
2 personen
- 50
Eerste spelscène begeleiden
5 personen
- 51
Spelzones bemannen
4 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Koffie en thee bijvullen
- 54
Hapjes serveren
2 personen
- 55
Spelmaterialen uitgeven
2 personen
- 56
Pauze aankondigen
- 57
Avondmaaltijd serveren
4 personen
- 58
Allergenen zichtbaar maken
- 59
Tweede spelscène begeleiden
5 personen
- 60
Eindscène begeleiden
5 personen
- 61
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
- 62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
Nazorg
- 64
Rekwisieten sorteren
3 personen
- 65
Decoratie afbreken
3 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 68
Vloeren schoonmaken
2 personen
- 69
Keuken schoonmaken
2 personen
- 70
Verloren voorwerpen verzamelen
- 71
Locatie afsluiten
2 personen
- 72
Materialen inventariseren
2 personen
- 73
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 74
Deelnemersbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 3
- Opbergkrattenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Kommetjesaantal 70
- Messenaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Lepelsaantal 70
- Drinkglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 40
- Schenkkanaantal 6
Keuken
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Serveerschalenaantal 10
- Soepkommenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplank voor allergenen
Apparatuur
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Laptop
- Portofoonsaantal 8
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtslingersaantal 6
- Zaklampenaantal 10
Decoratie
- Stoffen doekenaantal 12
- Vlaggenaantal 20
- Kunstmatige kaarsenaantal 30
- Houten kistenaantal 8
- Kunstplantenaantal 10
- Tafellopersaantal 8
Sportmateriaal
- Veilige foamzwaardenaantal 35
- Foamschildenaantal 20
- Foamknuppelsaantal 12
- Oefenbogenaantal 6
- Foampijlenaantal 40
- Markeerkegelsaantal 20
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Handvegersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Desinfecterende sprayaantal 3
- Afwasborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de deelnemerslimiet vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Het aantal spelers bepaalt hoeveel rollen, personagekaarten, stoelen, tafels en eet- en drinkservies je nodig hebt.
- Werk de verhaallijn uit in scènes of spelmomenten met duidelijke doelen. Maak daarna pas de rollen, NPC-beschrijvingen en spelkaarten; zo voorkom je dat personages informatie missen of dubbel werk veroorzaken.
- Verstuur kostuuminformatie uiterlijk enkele weken voor het evenement en registreer personages vóór de speeldag. Controleer vervolgens welke kostuums, decorstukken en rekwisieten nog ontbreken.
- Maak het spelgebied overzichtelijk met zones voor spelen, eten, opslag en rust. Neem veiligheidsregels en een gedragscode op in de deelnemersinformatie en wijs tijdens het evenement aanspreekpunten aan.
- Druk het draaiboek en de deelnemerslijst vooraf af en controleer de boodschappenlijst kort voor vertrek. Test laptop, microfoon, Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat spelers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een LARP-evenement organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met locatie, datum, deelnemerslimiet en de globale verhaallijn. Plan de definitieve rollen, personagekaarten en praktische deelnemersinformatie in de laatste 4 tot 6 weken.
- Hoeveel deelnemers kun je bij een LARP-evenement hebben?
- Bepaal het aantal deelnemers op basis van de speelbare oppervlakte, het aantal organisatoren en het aantal beschikbare rollen. Leg de limiet vast voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat je niet later personages of spelkaarten moet schrappen.
- Wanneer maak je de personagekaarten voor een LARP?
- Maak personagekaarten nadat de verhaallijn, rollen en NPC’s zijn uitgewerkt. Stuur of registreer ze idealiter 2 tot 4 weken voor het evenement, zodat deelnemers vragen kunnen stellen en hun kostuum kunnen voorbereiden.
- Wat moet je op de dag van een LARP-evenement controleren?
- Controleer vóór de ontvangst van spelers het spelgebied, de veiligheidsinformatie, decorstukken, rekwisieten, deelnemerslijst en catering. Test technische apparatuur minstens 1 uur vooraf en leg draaiboek, noodinformatie en aanspreekpunten op een vaste plek.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!