Organiser un événement LARP, étape par étape

Un événement LARP se prépare dans un ordre précis : le lieu et la jauge d’abord, puis les règles, le scénario et les rôles. Ensuite, il faut gérer les inscriptions, les besoins alimentaires, les costumes et les personnages avant de fabriquer ou rassembler les accessoires. La sécurité et le code de conduite doivent être prêts avant l’ouverture des inscriptions. Cette méthode vous aide aussi à produire les listes utiles pour le jour J : participants, déroulé, courses et matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer la date de l'événement
3
Définir la limite de participants
2 personnes
4
Élaborer les règles du jeu
3 personnes
5
Rédiger le scénario
3 personnes
6
Répartir les rôles
3 personnes
7
Décrire les rôles des NPC
2 personnes
8
Répartir l'espace de jeu
2 personnes
9
Établir les règles de sécurité
2 personnes
10
Établir le code de conduite
2 personnes
11
Créer le formulaire d’inscription
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Envoyer les informations sur les costumes
16
Enregistrer les personnages
2 personnes
17
Créer des cartes de personnages
3 personnes
18
Rédiger les cartes de jeu
3 personnes
19
Rassembler les accessoires
3 personnes
20
Vérifier les costumes
2 personnes
21
Fabriquer les éléments de décor
4 personnes
22
Créer les badges nominatifs
2 personnes
23
Imprimer le déroulé
24
Imprimer la liste des participants
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Préparer les costumes
2 personnes
28
Emballer les accessoires
2 personnes
29
Conserver les aliments au frais
2 personnes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Vérifier les espaces
2 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Balisage des zones de jeu
3 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer les accessoires
3 personnes
37
Installer la table d'inscription
2 personnes
38
Installer la table traiteur
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Préparer le repas
4 personnes
43
Tester la technique
2 personnes
44
Briefing pour l'équipe de jeu
5 personnes
45
Briefer les PNJ
4 personnes
46
Ouvrir les inscriptions
2 personnes
47
Accueillir les participants
3 personnes
48
Expliquer les règles du jeu
3 personnes
49
Distribuer les personnages
2 personnes
50
Animer la première scène du jeu
5 personnes
51
Assurer le personnel des zones de jeu
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le café et le thé
54
Servir des amuse-bouches
2 personnes
55
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
56
Annoncer la pause
57
Servir le dîner
4 personnes
58
Afficher les allergènes
59
Encadrer la deuxième scène de jeu
5 personnes
60
Encadrer la scène finale
5 personnes
61
Assurer la remise des prix
2 personnes
62
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes

Suivi

64
Trier les accessoires
3 personnes
65
Démonter la décoration
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Nettoyer les sols
2 personnes
69
Nettoyer la cuisine
2 personnes
70
Rassembler les objets perdus
71
Fermer le lieu
2 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 3
Caisses de rangementqté 12
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Petits bolsqté 70
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 40
Carafeqté 6

Cuisine

Louchesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bol à soupeqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planche à découper pour allergènes

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Talkies-walkiesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 10

Décoration

Chiffons en tissuqté 12
Drapeauxqté 20
Bougies artificiellesqté 30
Caisses en boisqté 8
Plantes artificiellesqté 10
Chemins de tableqté 8

Matériel de sport

Épées en mousse sécuriséesqté 35
Boucliers en mousseqté 20
Battes en mousseqté 12
Arcs d’entraînementqté 6
Flèches en mousseqté 40
Cônes de signalisationqté 20

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balais à mainqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Spray désinfectantqté 3
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la date avant d’écrire le scénario définitif. Fixez ensuite une limite de participants réaliste selon l’espace de jeu, les tables, les chaises et le nombre de personnes capables d’encadrer les joueurs.
Rédigez les règles, le scénario et les rôles avant d’envoyer les invitations. Prévoyez aussi une description claire des personnages non-joueurs afin que chaque encadrant sache quoi faire sans improviser.
Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui recueille les coordonnées, les besoins alimentaires et les informations utiles au personnage. Fermez-les assez tôt pour enregistrer les personnages et préparer les cartes individuelles.
Envoyez les consignes de costume plusieurs semaines avant l’événement, puis vérifiez les éléments essentiels à l’arrivée. Les portants à vêtements, badges nominatifs et caisses de rangement évitent que costumes et accessoires se mélangent.
Imprimez le déroulé et la liste des participants avant le jour J, puis contrôlez la liste des courses. Testez aussi les rallonges, multiprises, haut-parleurs, microphone, ordinateur portable, machines à café et bouilloires avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un événement LARP ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un LARP avec scénario, personnages, costumes et accessoires. Commencez par réserver le lieu et confirmer la date, puis gardez les 2 dernières semaines pour les vérifications et les impressions.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un LARP ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant l’événement, avec la date limite d’inscription clairement indiquée. Fermez les inscriptions au moins 2 semaines avant le jour J pour traiter les réponses alimentaires et finaliser les personnages.
Combien de personnages faut-il préparer pour un événement LARP ?: Préparez un personnage par participant inscrit et ajoutez 5 à 10 % de cartes de réserve si votre scénario le permet. Finalisez les cartes après la clôture des inscriptions afin d’éviter les rôles inutilisés ou les informations contradictoires.
Quand vérifier le matériel et les accessoires d’un LARP ?: Faites un premier inventaire 2 semaines avant l’événement, puis une vérification complète 2 à 3 jours avant. Contrôlez notamment les accessoires, costumes, badges, décor, matériel audio, rallonges et éléments de service avant le montage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.