Cómo organizar un evento de LARP sin perder el control
Organizar un LARP requiere cerrar primero la logística y después construir una experiencia jugable. Empieza por reservar el lugar, confirmar la fecha y fijar el límite de participantes; esas decisiones determinan el mapa, los roles y el material. Luego desarrolla las reglas, la trama y las normas de seguridad antes de abrir las inscripciones. Durante las últimas semanas, registra personajes, prepara tarjetas y cartas, revisa vestuario y comprueba que todo el equipo esté listo para el día del evento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar la fecha del evento
- 3
Definir el límite de participantes
2 personas
- 4
Desarrollar las reglas del juego
3 personas
- 5
Escribir la trama
3 personas
- 6
Repartir los roles
3 personas
- 7
Describir los roles de NPC
2 personas
- 8
Distribuir la zona de juego
2 personas
- 9
Redactar normas de seguridad
2 personas
- 10
Redactar el código de conducta
2 personas
- 11
Crear formulario de inscripción
- 12
Enviar invitaciones
2 personas
- 13
Gestionar inscripciones
2 personas
- 14
Recoger preferencias dietéticas
- 15
Enviar información sobre el vestuario
- 16
Registrar a los personajes
2 personas
- 17
Crear tarjetas de personajes
3 personas
- 18
Escribir cartas del juego
3 personas
- 19
Reunir los accesorios
3 personas
- 20
Comprobar los disfraces
2 personas
- 21
Fabricar piezas de decoración
4 personas
- 22
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
- 23
Imprimir el plan de trabajo
- 24
Imprimir la lista de participantes
- 25
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 26
Hacer la compra
3 personas
- 27
Preparar los disfraces
2 personas
- 28
Empaquetar utilería
2 personas
- 29
Guardar los alimentos refrigerados
2 personas
Evento
- 30
Abrir la ubicación
2 personas
- 31
Comprobar los espacios
2 personas
- 32
Montar mesas
4 personas
- 33
Colocar las sillas
4 personas
- 34
Marcar las zonas de juego
3 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
- 36
Colocar los accesorios
3 personas
- 37
Montar la mesa de registro
2 personas
- 38
Montar la mesa de catering
3 personas
- 39
Enfriar las bebidas
2 personas
- 40
Preparar café y té
2 personas
- 41
Preparar aperitivos
3 personas
- 42
Preparar la comida
4 personas
- 43
Probar la técnica
2 personas
- 44
Reunión informativa para la organización del juego
5 personas
- 45
Informar a los NPC
4 personas
- 46
Abrir la inscripción
2 personas
- 47
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
- 48
Dar explicaciones del juego
3 personas
- 49
Repartir los personajes
2 personas
- 50
Guiar la primera escena del juego
5 personas
- 51
Atender las zonas de juego
4 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Reponer café y té
- 54
Servir aperitivos
2 personas
- 55
Entregar el material de juego
2 personas
- 56
Anunciar el descanso
- 57
Servir la cena
4 personas
- 58
Mostrar los alérgenos de forma visible
- 59
Guiar la segunda escena del juego
5 personas
- 60
Coordinar la escena final
5 personas
- 61
Gestionar la entrega de premios
2 personas
- 62
Despedir a los participantes
3 personas
- 63
Recoger la basura
3 personas
Seguimiento
- 64
Clasificar los accesorios
3 personas
- 65
Desmontar la decoración
3 personas
- 66
Lavar la vajilla
3 personas
- 67
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 68
Limpiar los suelos
2 personas
- 69
Limpiar la cocina
2 personas
- 70
Recoger objetos perdidos
- 71
Cerrar el recinto
2 personas
- 72
Inventariar materiales
2 personas
- 73
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 74
Enviar mensaje a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Cuencoscant. 70
- Cuchilloscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cucharascant. 70
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Jarracant. 6
Cocina
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Tazones para sopacant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tabla de cortar para alérgenos
Equipo
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Portátil
- Walkie-talkiescant. 8
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternascant. 10
Decoración
- Paños de telacant. 12
- Banderascant. 20
- Velas artificialescant. 30
- Cajas de maderacant. 8
- Plantas artificialescant. 10
- Manteles runnerscant. 8
Material deportivo
- Espadas de espuma segurascant. 35
- Escudos de espumacant. 20
- Bastones de espumacant. 12
- Arcos de prácticacant. 6
- Flechas de espumacant. 40
- Conos de señalizacióncant. 20
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Escobas de manocant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Spray desinfectantecant. 3
- Cepillos para fregarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y confirma la fecha antes de escribir la versión definitiva de la trama. Necesitas conocer el tamaño de la zona de juego para distribuir escenas, zonas seguras y espacios de descanso.
- Define el límite de participantes antes de repartir roles. Prepara suficientes personajes jugadores y NPC, y deja por escrito qué ocurre si alguien cancela durante la última semana.
- Publica las reglas, el código de conducta y las normas de seguridad junto con el formulario de inscripción. Recoger las preferencias dietéticas en ese momento evita perseguir respuestas cuando faltan pocos días.
- Envía la información sobre vestuario con varias semanas de margen y registra los personajes antes del evento. Las tarjetas de identificación, las cartas del juego y los accesorios deben estar separados por personaje, no mezclados en una sola caja.
- Haz una prueba completa de la logística al menos 24 horas antes: mesas, sillas, percheros, iluminación, sonido, cables y zonas de comida. Imprime el plan de trabajo y la lista de participantes para no depender del portátil o del teléfono durante el juego.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de LARP?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si esperas un grupo mediano. Reserva el lugar y confirma la fecha al principio; deja las dos últimas semanas para cerrar inscripciones, personajes, vestuario y materiales.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un LARP?
- Ábrelas cuando las reglas básicas, el código de conducta y la información práctica estén listos, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes para poder asignar personajes y atender preferencias dietéticas.
- ¿Cuántos NPC necesito para organizar un LARP?
- Depende de la trama, pero calcula aproximadamente 1 NPC o persona de apoyo por cada 5 a 8 participantes si hay muchas escenas simultáneas. Define también quién cubre recepción, seguridad y cambios de última hora antes de empezar.
- ¿Qué hay que preparar la víspera de un evento de LARP?
- Monta o revisa la distribución de la zona, separa accesorios y cartas por personaje, comprueba disfraces y prueba el sonido. Imprime al menos una copia del plan de trabajo y de la lista de participantes, y deja preparada la zona de comida con vajilla, jarras, termos y neveras portátiles.
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