Zo organiseer je een lantaarnoptocht

Begin met de datum, route en start- en eindlocatie. Daarna regel je de vergunning, stem je de route af met de gemeente en vraag je verkeersmaatregelen aan. Open vervolgens de aanmeldingen en werf voldoende vrijwilligers voor ontvangst, routebegeleiding en veiligheid. Controleer in de laatste week de weersverwachting, verlichting, leveringen en route op knelpunten. Op de dag zelf bouw je de ontvangstbalie en verlichting op voordat deelnemers aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning bij gemeente aanvragen
3
Route met gemeente afstemmen
2 personen
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
Start- en eindlocatie bevestigen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen openen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Routekaart verspreiden
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Definitieve deelnemerslijst maken
15
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
16
Leveringen en reserveringen bevestigen
17
Lanterns en batterijen controleren
2 personen
18
Route op knelpunten controleren
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
22
Verse producten koelen
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
24
Tafels en tenten opbouwen
4 personen
25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
26
Drankpunt inrichten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
29
Lantaarnknutseltafel inrichten
3 personen
30
Versiering ophangen
2 personen
31
Routepijlen plaatsen
3 personen
32
Verlichting langs route controleren
3 personen
33
EHBO- en veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen

Event

34
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen
36
Deelnemers registreren
3 personen
37
Polsbandjes uitdelen
2 personen
38
Lantaarns uitdelen
3 personen
39
Kinderen begeleiden bij knutselen
4 personen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Hapjes serveren
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Afvalbakken legen
2 personen
44
Lantaarns en lichtjes controleren
2 personen
45
Deelnemers voor vertrek verzamelen
4 personen
46
Veiligheidsinstructie geven
47
Voorhoede naar startpositie sturen
3 personen
48
Achterhoede naar startpositie sturen
3 personen
49
Lantaarnoptocht begeleiden
8 personen
50
Kruispunten beveiligen
6 personen
51
Achterblijvers begeleiden
2 personen
52
Deelnemers veilig laten terugkeren
4 personen
53
Warme dranken serveren
3 personen
54
Hapjes en soep serveren
3 personen
55
Deelnemers informeren over vertrek
56
Gevonden voorwerpen verzamelen
57
Lantaarns veilig doven
2 personen

Nazorg

58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Versiering verwijderen
2 personen
60
Routepijlen verwijderen
3 personen
61
Servies en materialen afwassen
3 personen
62
Koelboxen leegmaken
2 personen
63
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Materialen naar opslag brengen
3 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Gevonden voorwerpen registreren
68
Deelnemers informeren over vondsten
69
Overgebleven voedsel bewaren
2 personen
70
Vuilnisbakken en schoonmaakmiddelen reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 3
Tafelkleedhoezenaantal 10

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijlampenaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Reservebatterijen AAaantal 48
Reservebatterijen AAAaantal 48
LED-theelichtenaantal 150
Lantaarnstokkenaantal 120
Papieren lantaarnsaantal 120
Reflecterende hesjesaantal 20
Hoofdlampenaantal 10

Decoratie

Papieren slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Welkomstbord
Routebordenaantal 18
Routepijlenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20
Tafelnummersaantal 8

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 4
Batterijladersaantal 4
Portofoonsaantal 8
Handkarrenaantal 2
Kabelhaspelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Soepkommenaantal 150
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Schenkkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsemmersaantal 4
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Snijplanken voor broodaantal 3
Afwasbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Tangenaantal 8
Handschoenen voor voedselbereidingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 6
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel vergunning en verkeersmaatregelen vroeg: vraag de vergunning aan voordat je de route definitief communiceert en plan minimaal één controle met de gemeente.
Maak de route praktisch controleerbaar. Loop haar vooraf volledig na en markeer kruisingen, smalle stukken en donkere plekken met routepijlen, pionnen of afzetlint.
Wijs vrijwilligers vaste posten toe. Plan naast begeleiding ook mensen voor de ontvangstbalie, het uitdelen van veiligheidsinstructies en het contact via portofoons.
Controleer alle verlichting uiterlijk één dag vooraf. Test LED-lantaarns, batterijlampen en lichtslingers en leg reservebatterijen, batterijladers en powerbanks apart klaar.
Zet de weersbeslissing niet op het laatste moment. Controleer de verwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf en bevestig tijdig wat deelnemers moeten meenemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lantaarnoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en vergunning. Open de aanmeldingen zodra de route en startlocatie bevestigd zijn, zodat je de deelnemerslijst en vrijwilligersindeling op tijd kunt maken.
Heb ik een vergunning nodig voor een lantaarnoptocht?: Dat hangt af van de gemeente en de openbare route, maar vraag dit uiterlijk 8 weken vooraf na. Bij gebruik van de openbare weg kunnen ook verkeersmaatregelen en aanvullende afspraken nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lantaarnoptocht?: Reken minimaal op één vrijwilliger bij de ontvangst, één bij het einde en één begeleider per belangrijk kruispunt of knelpunt. Maak de definitieve indeling zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 1 tot 2 weken voor de optocht.
Wanneer controleer ik de lantaarns en batterijen?: Doe een volledige controle uiterlijk de dag vóór de optocht en test een representatief aantal lantaarns opnieuw bij de opbouw. Leg reservebatterijen van AA en AAA en opgeladen powerbanks op een vaste plek bij de ontvangstbalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.