Organiser un défilé de lanternes, étape par étape

Un défilé de lanternes se prépare d’abord comme un parcours encadré, puis comme un accueil de participants. Commencez par fixer la date, le trajet et les points de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations communales, les mesures de circulation et la répartition des bénévoles doivent être réglées plusieurs semaines à l’avance. Le jour venu, contrôlez chaque lanterne, balisez les points sensibles et gardez une solution d’éclairage et de communication de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander un permis à la mairie
3
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
4
Demander des mesures de circulation
5
Confirmer le lieu de départ et d'arrivée
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir les inscriptions
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Distribuer le plan du parcours
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Établir la liste définitive des participants
15
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
16
Confirmer les livraisons et les réservations
17
Vérifier les lanternes et les batteries
2 personnes
18
Vérifier l'itinéraire aux points de blocage
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
20
Faire les courses
2 personnes
21
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
22
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
24
Monter les tables et les tentes
4 personnes
25
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Installer le point boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
29
Installer la table de bricolage de lanternes
3 personnes
30
Suspendre la décoration
2 personnes
31
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
32
Vérifier l’éclairage le long du parcours
3 personnes
33
Installer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes

Événement

34
Accueillir les bénévoles
2 personnes
35
Briefer les bénévoles
2 personnes
36
Enregistrer les participants
3 personnes
37
Distribuer les bracelets
2 personnes
38
Distribuer les lanternes
3 personnes
39
Accompagner les enfants lors des activités manuelles
4 personnes
40
Servir le café et le thé
2 personnes
41
Servir des amuse-bouches
2 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Vider les poubelles
2 personnes
44
Vérifier les lanternes et les guirlandes lumineuses
2 personnes
45
Rassembler les participants avant le départ
4 personnes
46
Donner les consignes de sécurité
47
Envoyer l’avant-garde à la position de départ
3 personnes
48
Envoyer l’arrière-garde à la position de départ
3 personnes
49
Accompagner la parade des lanternes
8 personnes
50
Sécuriser les croisements
6 personnes
51
Encadrer les retardataires
2 personnes
52
Faire revenir les participants en toute sécurité
4 personnes
53
Servir des boissons chaudes
3 personnes
54
Servir les amuse-bouches et la soupe
3 personnes
55
Informer les participants du départ
56
Rassembler les objets trouvés
57
Éteindre les lanternes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Retirer la décoration
2 personnes
60
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
61
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
62
Vider les glacières
2 personnes
63
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Enregistrer les objets trouvés
68
Informer les participants des objets trouvés
69
Conserver les restes de nourriture
2 personnes
70
Nettoyer les poubelles et les produits de nettoyage
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 3
Housses de nappesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lanternes LEDqté 12
Lampes à batterieqté 10
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Piles AA de rechangeqté 48
Piles de rechange AAAqté 48
Bougies chauffe-plat LEDqté 150
Bâtons de lanternesqté 120
Lanternes en papierqté 120
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes frontalesqté 10

Décoration

Guirlandes en papierqté 12
Ballonsqté 100
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 18
Flèches de directionqté 30
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 20
Numéros de tableqté 8

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Mégaphonesqté 2
Batteries externesqté 4
Chargeurs de batterieqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Chariots à mainqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Bol à soupeqté 150
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 120
Louchesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Carafesqté 6
Glacièresqté 6
Seaux à glaceqté 4
Bacs de stockageqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découper pour le painqté 3
Bacs à vaisselleqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Pincesqté 8
Gants pour la préparation alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 6
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le trajet et les autorisations : demandez le permis à la mairie, validez les mesures de circulation et vérifiez les points de blocage au moins 3 à 4 semaines avant le défilé.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir confirmé le lieu de départ et d’arrivée. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires afin de finaliser les quantités et l’organisation de l’accueil.
Prévoyez un bénévole pour chaque zone sensible du parcours, plus une personne responsable des communications. Distribuez le plan du trajet et les consignes de sécurité avant le jour du défilé.
Testez les lanternes LED, les batteries, les chargeurs et les lampes au moins 24 heures avant. Gardez des piles de rechange, des batteries externes et des mégaphones accessibles, pas rangés au fond d’un véhicule.
Le jour même, installez l’accueil, les panneaux et le balisage avant l’arrivée des participants. Contrôlez la météo le matin, confirmez les livraisons et placez les stocks frais au réfrigérateur dès leur réception.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il demander l’autorisation pour un défilé de lanternes ?: Déposez la demande auprès de la mairie au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Prévoyez davantage de temps si le parcours nécessite des mesures de circulation ou plusieurs validations communales.
Quand ouvrir les inscriptions pour un défilé de lanternes ?: Ouvrez-les après avoir confirmé le parcours, les lieux de départ et d’arrivée et les contraintes d’accueil, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Fermez-les quelques jours avant afin d’établir la liste définitive et la répartition des bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour encadrer le défilé ?: Prévoyez au minimum un bénévole à chaque point de blocage ou changement de direction, une équipe à l’accueil et une personne chargée des communications. Pour un parcours avec 4 points sensibles, comptez généralement au moins 6 personnes dédiées à l’encadrement.
Quand vérifier les lanternes et l’éclairage ?: Faites un premier contrôle 24 heures avant, puis un test rapide juste avant le départ. Vérifiez les batteries, les rallonges, les multiprises et les piles de rechange pour éviter une panne pendant le parcours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.