Ein Landart-Festival organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Landart-Festival müssen Programm, Gelände und praktische Abläufe früh zusammenpassen. Lege zuerst Termin und Gelände fest, kläre Genehmigungen sowie Versicherung und entwickle danach das Programm mit Künstlern und Workshops. Anschließend folgen Anmeldungen, Catering, Beschilderung und die Besucherroute. Plane Technik, Strom, Toiletten, Müll und einen Wetterplan nicht erst in der letzten Woche: Draußen entscheidet die Logistik oft darüber, ob Kunst und Workshops reibungslos funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum festlegen
2 Personen
2
Festivalgelände bestätigen
2 Personen
3
Programm zusammenstellen
3 Personen
4
Künstler ansprechen
2 Personen
5
Teilnehmer registrieren
2 Personen
6
Genehmigungen prüfen
2 Personen
7
Versicherung prüfen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Social-Media-Werbung posten
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Catering reservieren
2 Personen
13
Müllentsorgung organisieren
14
Toilettenanlagen prüfen
15
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
16
Lageplan zeichnen
2 Personen
17
Kunstorte einteilen
2 Personen
18
Workshopräume einteilen
2 Personen
19
Schilder und Beschilderung entwerfen
2 Personen
20
Programm drucken lassen
21
Materialien für Workshops zählen
2 Personen
22
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
23
Route für Besucher festlegen
2 Personen
24
Wettervorhersage verfolgen
25
Wetterplan bestätigen
2 Personen
26
Vorräte und Einkäufe kontrollieren
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Kunstmaterialien bereitstellen
3 Personen
29
Catering vorbereiten
4 Personen
30
Gelände kontrollieren
3 Personen
31
Kunstwerke sicher transportieren
4 Personen
32
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
33
Gelände absperren
3 Personen
34
Zelte aufbauen
4 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Kunstwerke ausladen
4 Personen
37
Kunstwerke installieren
6 Personen
38
Workshops einrichten
4 Personen
39
Dekoration aufhängen
3 Personen
40
Beschilderung anbringen
3 Personen
41
Tontechnik anschließen
2 Personen
42
Beleuchtung testen
2 Personen
43
Bar einrichten
3 Personen
44
Buffet aufbauen
4 Personen
45
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
46
Getränke kalt stellen
2 Personen
47
Geschirr bereitstellen
2 Personen
48
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
49
Freiwillige einweisen
3 Personen
50
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

51
Künstler empfangen
3 Personen
52
Besucher begrüßen
4 Personen
53
Besucher registrieren
2 Personen
54
Eröffnungsrede halten
2 Personen
55
Führungen begleiten
3 Personen
56
Workshops betreuen
6 Personen
57
Künstler unterstützen
3 Personen
58
Buffet auffüllen
3 Personen
59
Getränke servieren
3 Personen
60
Getränke nachfüllen
2 Personen
61
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
62
Mülleimer leeren
2 Personen
63
Arbeitsflächen sauber halten
2 Personen
64
Besucherweg freihalten
2 Personen
65
Beleuchtung einschalten
66
Abendprogramm betreuen
3 Personen
67
Letzte Besucher informieren
2 Personen
68
Kunstwerke sichern
3 Personen
69
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

70
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
71
Kasse und Registrierung schließen
2 Personen
72
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
73
Geschirr sammeln
3 Personen
74
Abfall sammeln
4 Personen
75
Werktafeln reinigen
3 Personen
76
Kunstmaterialien sortieren
3 Personen
77
Kunstwerke abbauen
5 Personen
78
Kunstwerke sicher lagern
4 Personen
79
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
80
Zelte abbauen
4 Personen
81
Gelände reinigen
5 Personen
82
Geschirr abwaschen
3 Personen
83
Geräte ausschalten
2 Personen
84
Tonausrüstung einpacken
2 Personen
85
Materialien inventarisieren
2 Personen
86
Gemietete Materialien zurückgeben
3 Personen
87
Restmaterialien verstauen
2 Personen
88
Gelände übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
BarhockerAnz. 12
WerkbänkeAnz. 8
AufbewahrungsschränkeAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20

Ausstattung

AkkuschrauberAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
AkkuladegeräteAnz. 6
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
Projektor
Projektionsleinwand

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 10
Wiederaufladbare LampenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
KunststoffplanenAnz. 10
TischdeckenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
BlumentöpfeAnz. 20
BambusstöckeAnz. 40
SeilrollenAnz. 6
KlebehakenAnz. 40

Kunstmaterial

BastelmesserAnz. 12
ScherenAnz. 20
PinselAnz. 40
FarbschalenAnz. 20
AcrylfarbsetsAnz. 12
Natürliche PigmenteAnz. 8
TonAnz. 25
KartonbögenAnz. 100
LeinwändeAnz. 40
HolzlattenAnz. 40
kleine BambusstäbeAnz. 100
WollrollenAnz. 30
BaumwollkordelAnz. 10
Biologisch abbaubarer KlebstoffAnz. 12
PapierklebebandAnz. 20
PermanentmarkerAnz. 30

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
TellerAnz. 120
SuppenschalenAnz. 80
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Catering

KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischsetsAnz. 3
PutzeimerAnz. 4

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 250
ProgrammhefteAnz. 300
PläneAnz. 300
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
WegweiserAnz. 20

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Bestätige Gelände und Termin, bevor du Künstler verbindlich einlädst. Prüfe dabei Stromanschlüsse, Toiletten, Zufahrten und die Flächen für Kunstorte und Workshopräume.
Teile das Programm früh in feste Zeitfenster ein und erfasse bei der Anmeldung Ernährungswünsche. Reserviere das Catering erst mit einer belastbaren Teilnehmerzahl und lege eine Nachmeldefrist fest.
Zeichne einen Lageplan mit Besucherroute, Kunstorten, Workshopräumen, Absperrgittern und Beschilderung. Teste die Strecke einmal zu Fuß; fehlende Wegweiser fallen Besuchern sonst erst vor Ort auf.
Zähle Workshopmaterialien getrennt nach Raum und Teilnehmerzahl und richte abschließbare Aufbewahrung ein. Werkbänke, Stromkabel, Akkuladegeräte und Ersatzmaterial sollten spätestens beim Aufbau kontrolliert werden.
Verfolge die Wettervorhersage ab 7 Tagen vor dem Festival und bestätige spätestens 48 Stunden vorher den Wetterplan. Kläre dann, welche Workshops in Zelte oder Innenräume wechseln und wo Planen, Beleuchtung und Lautsprecher gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Landart-Festival planen?: Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Termin, Gelände, Genehmigungen und Versicherung. Künstler, Programm und Catering sollten idealerweise 3 bis 4 Monate vor dem Festival feststehen.
Welche Genehmigungen braucht ein Landart-Festival?: Das hängt von Gelände, Besucherzahl, Strom, Ausschank, Musik und baulichen Aufbauten ab. Prüfe die Anforderungen mindestens 3 Monate vorher bei Gemeinde, Gelände und zuständigen Stellen.
Wann sollte man Künstler für ein Landart-Festival anfragen?: Frage Künstler 4 bis 6 Monate vor dem Termin an und sende ihnen Programmrahmen, Geländeinfos und Aufbauzeiten. So bleibt genug Zeit, Absagen zu ersetzen und Künstlerinformationen für das Programm zu sammeln.
Wann muss der Wetterplan für das Festival stehen?: Bestätige den Wetterplan spätestens 48 Stunden vor Beginn und überprüfe ihn am Veranstaltungstag erneut. Lege vorher fest, welche Kunstorte, Workshops und Technik bei Regen oder starkem Wind verlegt werden.

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