Zo organiseer je een lampionoptocht

Begin met de datum, route en start- en eindlocatie; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Vraag daarna de vergunning aan en regel verkeersbegeleiders, muziek en afzethekken voordat je deelnemers uitnodigt. Werk vervolgens de inschrijvingen, vrijwilligersindeling en routecommunicatie uit. In de laatste week controleer je alle lampions, test je LED-lichtjes en portofoons en stem je het programma af op de weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Route controleren
2 personen
4
Start- en eindlocatie reserveren
5
Muziek en geluidsset reserveren
6
Verkeersbegeleiders regelen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Routekaart verspreiden
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Lampions bestellen
14
LED-lichtjes bestellen
15
Boodschappenlijst maken
2 personen
16
Tafels en stoelen reserveren
17
Afzethekken reserveren
18
Portofoons testen
2 personen
19
Routebordjes maken
2 personen
20
Informatieborden maken
2 personen
21
Lampions controleren
2 personen
22
LED-lichtjes testen
2 personen
23
Vrijwilligers informeren
2 personen
24
Weersverwachting controleren
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Materialen ophalen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Lampions uitpakken
2 personen
29
Startterrein schoonmaken
3 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen opstellen
3 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen
34
Lampionuitgifte inrichten
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Routebordjes plaatsen
3 personen
37
Afzethekken plaatsen
3 personen
38
Geluidsset aansluiten
2 personen
39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
41
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

42
Deelnemers registreren
3 personen
43
Lampions uitdelen
4 personen
44
LED-lichtjes plaatsen
4 personen
45
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
46
Startsein geven
47
Optocht begeleiden
8 personen
48
Kruispunten beveiligen
6 personen
49
Achterhoede begeleiden
2 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Deelnemers opvangen
3 personen
55
Gevonden voorwerpen registreren
56
Lampions innemen
3 personen
57
Afsluiting aankondigen
58
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Geluidsset uitschakelen
2 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Partytenten afbreken
4 personen
62
Afzethekken verwijderen
3 personen
63
Routebordjes verwijderen
3 personen
64
Startterrein opruimen
4 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Locatie schoonmaken
3 personen
68
Overgebleven eten koelen
2 personen
69
Materialen veilig opslaan
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen terugbrengen
72
Lampionmaterialen sorteren
2 personen
73
Restanten weggooien
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 2
Afzethekkenaantal 12
Tafelkleedjesaantal 8

Verlichting

LED-lampionlichtjesaantal 150
LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijen AAaantal 40

Decoratie

Papieren lampionsaantal 150
Lampionstokkenaantal 150
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Routebordjesaantal 20
Informatiebordenaantal 4

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4
Megafon
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Handdesinfectiehoudersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
Reflecterende bandenaantal 12
Kinderpolsbandjesaantal 200

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 200
Pennensetsaantal 12
Klembordenaantal 6
Naamstickersaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning ruim vóór het versturen van de uitnodigingen aan. Controleer ook de volledige route en leg vast waar afzethekken en verkeersbegeleiders nodig zijn.
Maak één routekaart met starttijd, eindlocatie en contactinformatie. Verspreid die vooraf en gebruik routebordjes en informatieborden op de dag zelf.
Test LED-lichtjes, batterijen, geluidsinstallatie, microfoon en portofoons uiterlijk één dag vooraf. Neem extra batterijen, powerbanks en verlengkabels mee; juist die worden vaak vergeten.
Deel vrijwilligers per taak en locatie in: ontvangst, begeleiding, verkeer, geluid en eindpunt. Geef iedereen vooraf dezelfde route-instructie en een werkend communicatiemiddel.
Controleer de lampions één voor één voordat deelnemers vertrekken. Zet bij het startpunt een tafel klaar met lampionstokken en LED-verlichting, zodat een defect exemplaar niet tot vertraging leidt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lampionoptocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunning. Regel verkeersbegeleiders, muziek en materialen daarna zo snel mogelijk, omdat die op één datum beschikbaar moeten zijn.
Hoeveel verkeersbegeleiders heb je nodig voor een lampionoptocht?: Dat hangt af van het aantal kruisingen en de route, niet alleen van het aantal deelnemers. Plan minimaal één begeleider per te beveiligen oversteekpunt en laat de route vooraf controleren door de verantwoordelijke instantie.
Wanneer moet je de lampions en LED-lichtjes controleren?: Controleer alle lampions en test alle LED-lichtjes uiterlijk één dag voor de optocht. Leg reservebatterijen en extra lichtjes bij het startpunt, zodat je vlak voor vertrek nog kunt vervangen.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een lampionoptocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur voor de start. Spreek vooraf af wanneer je uitstelt of inkort en informeer deelnemers, vrijwilligers en betrokken locaties zodra dat besluit is genomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.