Organiser un défilé de lanternes, étape par étape

Commencez par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée avant de lancer les invitations. Un défilé de lanternes demande ensuite une autorisation, une organisation de la circulation et une équipe clairement répartie. Préparez l’éclairage, la sonorisation et les panneaux plusieurs jours à l’avance, puis vérifiez chaque élément sur place. Le jour J, gardez une équipe à l’accueil, une autre en tête du cortège et des bénévoles joignables tout au long du parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Réserver la musique et le système de sonorisation
6
Organiser les agents de circulation
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Distribuer le plan du parcours
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Commander des lanternes
14
Commander des guirlandes LED
15
Faire la liste des courses
2 personnes
16
Réserver des tables et des chaises
17
Réserver des barrières de séparation
18
Tester les talkies-walkies
2 personnes
19
Créer des panneaux de direction
2 personnes
20
Créer les panneaux d'information
2 personnes
21
Vérifier les lampions
2 personnes
22
Tester les lumières LED
2 personnes
23
Informer les bénévoles
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Faire les courses
2 personnes
26
Récupérer le matériel
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Déballer les lanternes
2 personnes
29
Nettoyer la zone de départ
3 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Installer le point de distribution des lampions
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
37
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
38
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

42
Enregistrer les participants
3 personnes
43
Distribuer les lanternes
4 personnes
44
Installer les lumières LED
4 personnes
45
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
46
Donner le signal de départ
47
Encadrer le défilé
8 personnes
48
Sécuriser les croisements
6 personnes
49
Encadrer la fin de course
2 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Accueillir les participants
3 personnes
55
Enregistrer les objets trouvés
56
Récupérer les lanternes
3 personnes
57
Annoncer la clôture
58
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

59
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
4 personnes
62
Retirer les barrières de sécurité
3 personnes
63
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
64
Nettoyer la zone de départ
4 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Nettoyer le lieu
3 personnes
68
Réfrigérer les restes
2 personnes
69
Stocker les matériaux en toute sécurité
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Rapporter les objets trouvés
72
Trier le matériel pour lanternes
2 personnes
73
Jeter les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 150
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Piles AAqté 40

Décoration

Lampions en papierqté 150
Bâtons de lampionqté 150
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux d’orientationqté 20
Panneaux d'informationqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4
Mégaphone
Glacièresqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafeqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Pincesqté 4
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 8
Bandes réfléchissantesqté 12
Bracelets pour enfantsqté 200

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 200
Sets de stylosqté 12
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 200

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire au moins 4 à 6 semaines avant le défilé. Vérifiez les points de passage, les zones étroites et les emplacements où installer des barrières de sécurité.
Ne distribuez pas les invitations avant d’avoir obtenu l’autorisation et réservé les lieux de départ et d’arrivée. Envoyez aussi le plan du parcours avec une date limite d’inscription.
Testez les lampions, les guirlandes LED, les piles AA et les rallonges 2 à 3 jours avant. Prévoyez des batteries externes et quelques éléments de rechange pour éviter une panne pendant la marche.
Répartissez les bénévoles lors d’un briefing d’au moins 30 minutes. Donnez à chaque responsable un talkie-walkie et précisez qui guide le cortège, qui surveille les carrefours et qui reste à l’accueil.
Préparez l’arrivée avant le départ : tables, chaises, tentes, boissons chaudes et signalétique doivent être installés au moins 60 minutes à l’avance. Vérifiez les prévisions météo la veille et le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de lanternes ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de demander l’autorisation, de confirmer le parcours, de réserver la sonorisation et d’organiser les bénévoles.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un défilé de lanternes ?: Faites la demande dès que la date et l’itinéraire sont définis, de préférence au moins 4 semaines avant. Le délai exact dépend de l’organisme compétent et de la complexité du parcours.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé de lanternes ?: Prévoyez au minimum 1 responsable pour l’accueil, 1 pour la tête du cortège, 1 pour la fin et 1 par point de circulation à surveiller. Ajoutez une personne de coordination joignable pendant toute la durée du défilé.
Quand tester les lanternes et le matériel lumineux ?: Faites un premier contrôle 2 à 3 jours avant, puis une vérification finale le jour même avant l’arrivée des participants. Testez aussi la sonorisation, les talkies-walkies et toutes les alimentations électriques.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.